Projektphasen - Projekte erfolgreich durchführen!

Das Project Management Institute (PMI^®) gibt den „Guide to the Project Management Body of Knowledge“ (PMBOK^® Guide) heraus. Der weltweit bekannte Projektmanagment-Standard für Projektmanagement beschreibt Projektphasen als Schlüsselkomponenten und definiert sie als „eine Sammlung von logisch verknüpften Projektvorgängen, die mit der Fertigstellung eines oder mehrerer Liefergegenstände endet.“

Die Autoren des PMBOK^® Guide 6th verwenden unterschiedliche Attribute, um Projektphasen zu beschreiben. Dazu zählen:

• Bezeichnung (z.B. Phase Eins, Phase Zwei, Phase A usw.)

• Zahl (zwei, drei, fünf Phasen)

• Dauer (z.B. 1 Woche, 1 Monat, 1 Quartal)

• Ressourcenanforderungen (z.B. Mitarbeiter, Gebäude, Anlagen)

• Einstiegskriterien, die beschreiben, wann ein Projekt in die jeweilige Phase eintritt

• Ausstiegskriterien, die beschreiben, wann ein Projekt eine Phase fertigstellt

Die Zusammenstellung der Attribute illustriert, dass Phasen eines Projektes individuell ausgestaltet sein können.

Der Projektleiter eines Investitionsprojektes im Maschinen- und Anlagenbau würde die Phasen seines Projektes anders bezeichnen, als der Projektleiter eines Innovationsprojektes.

In jedem Fall gilt: Phasen strukturieren ein Projekt in zeitliche Abschnitte, die dem Projektleiter eine bessere Steuerungsmöglichkeit ermöglicht. Auf dieser Basis ist er in der Lage, die Projektleistung besser beurteilen zu können, und falls notwendig, nachzusteuern.

Mit anderen Worten: Projektphasen dienen dazu, Orientierung im Projektablauf zu erhalten. Doch unabhängig davon, wie einzelne Phasen bezeichnet werden, gilt auch: Ein Projekt startet mit dem Projektauftrag und endet mit dem Bereitstellen des Liefergegenstandes. Dazwischen erledigt der Projektleiter und sein Team eine Reihe Aufgaben, um den Auftrag zu erfüllen.

Deshalb ist traditionelle Projektarbeit in die Phasen Initiierung, Projektplanung, Ausführung, Überwachung und Steuerung sowie Projektabschluss eingeteilt.

1. Projektphase: Initiierung

„Auch die längste Reise beginnt mit dem ersten Schritt“, sagte Laotse, chinesischer Philosoph, der im 6. Jahrhundert v. Chr. gelebt haben soll. In der Initiierungsphase identifizieren Entscheider den Bedarf und Nutzen eines geplanten Projektes in ihrem Unternehmen.

Kommen Sie zu dem Schluss, dass die erwarteten Liefergegenstände dem Unternehmensauftrag dienen, lassen Sie die Machbarkeit des Vorhabens prüfen und bewerten.

Ist die Bewertung positiv, kann das Projekt formal starten. Der Auftraggeber benennt einen Projektleiter oder auch weitere wichtige Personen, die im Projekt mitarbeiten sollen.

Zunächst überarbeitet der Projektleiter den meist schemenhaft formulierten Projektauftrag. Das heißt, er schärft Ziel, Rahmen und andere Parameter des Projektes derart, dass keine Missverständnisse über den zu erstellenden Liefergegenstand zurückbleiben.

Der Projektauftrag hat Vertragscharakter und ist von Projektleiter und Auftraggeber zu unterzeichnen. Aus Sicht des Projektteams startet das Projekt mit dem ersten offiziellen Treffen, dem Kick-off Meeting.

2. Projektphase: Projektplanung

Noch während der Initiierungsphase und vor dem formalen Projektstart beginnen detaillierte Planungen. Zu den üblichen Planungsgegenständen gehören:

• Inhalt
• Zeit
• Budget
• Qualität
• Kommunikation
• Risiko
• Stakeholder

Der Projektleiter und sein Team planen alle Arbeiten, die notwendig sind, um das Projektziel zu erreichen.

Das wohl wichtigste Hilfsmittel des Projektleiters ist der Arbeitsstrukturplan, im Englischen als Work-Breakdown-Structure (WBS) bezeichnet. Der Projektstrukturplan zerlegt das Projekt in seine Einzelbestandteile. Damit ist es für den Projektleiter einfacher, allen Tätigkeiten Meilensteine zuzuordnen, Vorgänger- und Nachfolgerbeziehungen zu erkennen sowie Ressourcen zu allokieren.

Der Plan der Pläne bildet den Ausgangspunkt für alle weiteren Planungen. Dann detailliert der Projektleiter den Zeitplan, kalkuliert das Budget und legt Produkt- und Prozessqualitäten fest.

Professionelle Projektleiter berücksichtigen bereits während der Planungsphase mögliche Risiken. Für die mit der höchsten Eintrittswahrscheinlichkeit und dem größten Einfluss entwickelt er Vermeidungsstrategien.

In Sachen Stakeholdermanagement kreiert der Projektleiter einen Kommunikationsplan, für die Servicequalität gestaltet er eine Strategie, um hochwertige Liefergegenstände bereitzustellen.

Jedem Arbeitspaket ordnet der Projektleiter einen Verantwortlichen zu. Tätigkeiten, die in der Planungsphase nicht geplant oder vergessen wurden, sind "Out-of-Scope", das heißt, sie gehören nicht zum Projekt. Kommen Sie erst nach der Planungsphase auf, können sie zwar in den Projektablauf integriert werden, jedoch nur mit zusätzlichem Aufwand.

3. Projektphase: Projektausführung

Sobald die Ausführungsphase gestartet ist, nimmt der Planungsanteil drastisch ab, denn das gedankliche Vorwegnehmen der Arbeiten ist fixiert und das Projektteam beginnt mit der Realisierung.

Späte Änderungswünsche müssen einen formalen Änderungsprozess durchlaufen. Zunächst werden die Anforderungen auf Machbarkeit überprüft, dann der Realisierungsaufwand abgeschätzt. Je nachdem, wie das Ergebnis ausfällt, fließen die Änderungen in die bereits gestartete Realisierung mit ein.

Es ist eine wichtige Aufgabe des Projektleiters, den alten Plan mit dem neuen Plan inhaltlich und organisatorisch zu synchronisieren. In der Ausführungsphase ist die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern am intensivsten. Deshalb tauschen sich die Mitarbeiter regelmäßig über ihre Arbeitsergebnisse aus. Dazu treffen sie sich in Teambesprechungen und Status Meetings.

Für den Projektleiter ist es entscheidend, in jeder Projektphase die Übersicht zu behalten. Mit Hilfe von Statusreports ermittelt er den Fortschritt seines Projektes. Das Ergebnis kommuniziert er an Auftraggeber, Sponsoren und wichtige Stakeholder.

Den größten Anteil seiner Arbeitszeit verbringt der Projektleiter mit Kommunizieren. Dazu zählen unter anderem: konsolidieren von Arbeitsergebnissen, vorbereiten und moderieren von Teammeetings sowie darstellen des Projektes nach außen.

Kommt es während des Projektablaufes zu Störungen oder Planabweichungen, steuert der Projektleiter auf den ursprünglichen Kurs zurück. Doch wie im Leben gilt besonders in der Projektarbeit: "Nichts ist unmöglich."

Der ursprüngliche Plan ist nicht in Beton gegossen. Wenn nicht anders machbar, zeigt der Projektleiter Abweichungen auf und überarbeitet die Planzahlen aufgrund der aktuellen Begebenheiten. Doch er ist nur dann dazu berechtigt, wenn Projektauftraggeber und wichtige Stakeholder ihre Zustimmung signalisierten.

4. Projektphase: Projektüberwachung und Projektsteuerung

Parallel zur Ausführungsphase steuert und überwacht der Projektleiter alle relevanten Projektaktivitäten. Er kontrolliert die Budgeteinhaltung, achtet auf das termingerechte Abliefern, priorisiert Aufgaben, aktualisiert den Projektplan und löst Ressourcenkonflikte.

5. Projektphase: Projektabschluss

Der professionelle Projektleiter schließt das Projekt kontrolliert, strukturiert und geplant ab. Sobald der Liefergegenstand fertiggestellt wurde, das heißt, der Kunde hat diesen formal abgenommen, beendet der Projektleiter die Projektarbeit.

Idealerweise gehören zu einem gelungenen Projektabschluss die folgenden Tätigkeiten:

• Projektabschlussbericht erstellen

• Projektmeeting einberufen, in dem das Projektteam formal entlassen wird

• Lessons Learned gemeinsam mit dem Team durchführen. Was ist gut gelaufen, was war schlecht?

• Die Ressourcen freigeben, sodass sie für Folgeprojekte zur Verfügung stehen

• Relevante, insbesondere vom Gesetzgeber vorgeschriebene Unterlagen extrahieren und strukturiert in einem Archiv ablegen. Idealerweise mit sprechenden Dateinamen und Datum

• Wertschätzung, gern öffentlich, der Arbeit des Projektteams sowie Organisation einer Abschlussfeier

Die wichtigsten Vorlagen und Tools für alle Phasen Ihres Projektes: Initiierung, Planung, Steuerung bis hin zum Abschluß.

• Umfangreiche Auswahl an Tools zur Dokumentation und Aktualisierung Ihrer Projekte
• Ideal für schnelle Stakeholder-Update-Meetings und für Aktualisierungen des (agilen) Projekt-Status
• Geeignet für verschiedene Projekttypen und -größen
• Unbegrenzte Nutzung: Verwenden Sie die Vorlagen für Ihren eigenen Bedarf - so oft Sie möchten

Vorlagen ansehen

Literatur-Tipp

Holger Timinger erklärt in diesem Buch die klassischen, agilen und hybriden Vorgehensweisen im Projektmanagement. Dieses Buch versetzt Sie in die Lage, passende Prozesse, Methoden, Werkzeuge und Rollen für die Bearbeitung einer individuellen Projektaufgabe einzusetzen, dabei geht er auch auf den strukturierenden Ordnungsrahmen HyProM ein.

Sofort von neuen Blog-Artikeln erfahren?

Sie erhalten künftig unsere neuesten Blog-Artikel automatisch in Ihr Postfach, sowie zahlreiche kostenlose Tipps und Informationen rund um das Thema Projektmanagement. Sollte Ihnen unser Newsletter nicht gefallen, können Sie ihn mit einem Klick wieder abbestellen.

>> HIER KOSTENFREI NEWSLETTER BESTELLEN <<