Projektstrukturplan (PSP) - Nutzen und Vorteile für Ihre Projektarbeit

Jedes Projekt ist einmalig. Denn das Projektteam hat den Auftrag, bis zu einem festen Termin, einen definierten Liefergegenstand zu realisieren.

Vielleicht arbeiten Auftraggeber, Projektleiter, Mitarbeiter und Stakeholder zum ersten Mal zusammen. Vielleicht kommen sie aus unterschiedlichen Abteilungen, Bereichen oder Unternehmen.

Doch wenn sie das Projektziel zusammen erreichen wollen, müssen sie miteinander arbeiten. Schlecht, wenn niemand weiß, was genau zu tun ist. Missverständnisse sind dann vorprogrammiert.

Der kürzeste Weg zum Erfolg verspricht der klare Blick auf die Arbeitsinhalte.

Dafür ist der Projektstrukturplan (PSP) das ideale Planungswerkzeug. Denn er zerlegt das Projekt in seine Einzelteile. Somit schaffen Projektleiter und Team inhaltliche Ordnung, die entstandenen Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete bieten dem Projektleiter den notwendigen Weitblick, um sein Ziel nicht aus den Augen zu verlieren.

"Nur die Arbeiten, die der PSP enthält, sind für ihn relevant."

Alles andere liegt außerhalb seines Auftrages. Damit grenzt der Projektleiter seinen Aktionsradius gegenüber anderen Projekten ab.

Im Englischen bezeichnen die Fachleute den Projektstrukturplan als Work Breakdown Structure (WBS).

Literaturquellen im Deutschen betiteln ihn auch gern als „Plan der Pläne“. Eine treffende Bezeichnung ist er doch der zentrale Ausgangspunkt für alle wichtigen Planungen im Projekt.

Dazu zählen unter anderem:

• Anforderungsmanagement
• Budget-, Zeit- und Personalplanung
• Qualitäts- und Risikoplanung
• Berichtswesen

Der Anforderungsmanager nutzt den Projektstrukturplan als Gliederung für das Lastenheft. Dessen Teilprojekte und Teilaufgaben liefern die passende Kapitelstruktur.

Wenn der Projektleiter jedem Teilprojekt einen Verantwortlichen zuordnet, was zu empfehlen ist, kann dieser alle hierarchisch darunter liegenden Tätigkeiten beschreiben. Fügt er auch Parametern wie Start- und Endtermin dazu, entwickelt der Projektleiter eine Ablaufstruktur für das gesamte Projekt.

Aus diesem Verfahren ergeben sich klare zeitlichen Abhängigkeiten und wichtige Meilensteine.

Auch eine grobe Ressourcenplanung lässt sich auf Basis des PSP entwickeln. Den die Aufwände für die Einzelteile lassen sich besser kalkulieren. Zum Schluss können sie zu einem Gesamtaufwand zusammen gefasst werden.

Für das Risikomanagement liefert der PSP wertvolle Dienste

Klafft in ihm eine logische Lücke, weil Arbeiten vergessen wurden, bleiben diese liegen. Möglicherweise bemerkt das keiner, weil zunächst niemand das Arbeitsergebnis benötigt. Doch später, wenn alle Räder still stehen, wird den Beteiligten klar, dass sie etwas übersehen haben.

Das Berichtswesen nutzt die PSP-Struktur, um Reports und Statusberichte zu erstellen. Der Projektleiter informiert die Stakeholder über kritischen Themen persönlich.

Abschließend lässt sich sagen: Der Nutzen des Projektstrukturplanes liegt auf der Hand. Mit ihm spart der Projektleiter Zeit und Geld. Denn ist er einmal erstellt, findet er mehrfache Verwertung.

Bereits in einer sehr frühen Planungsphase wird der PSP entwickelt. Es soll möglichst alle Arbeiten umfassen, die zum aktuellen Zeitpunkt bekannt sind und bis zum Projektende abgeschlossen werden müssen.

Der professionelle Projektleiter entwickelt den Plan der Pläne nicht allein in seinem Büro, sondern bindet Mitglieder des Projektteams von Anfang an mit ein. Dabei nutzt er das Wissen und den Erfahrungsschatz jedes Einzelnen, um zu verhindern, dass wichtige Aufgaben vergessen werden.

Die Experten wissen sehr genau, was ihr Arbeitspaket beinhalten muss. Durch ihre Zuarbeit gelingt es, ein vollständiges Abbild aller anfallenden Tätigkeiten zu erstellen. Der Vorteil für das Projekt: Die Wahrscheinlichkeit sinkt, dass etwas vergessen wird.

Mit dem Projektstrukturplan erhält der Projektleiter ein effizientes Führungsinstrument. Denn aufgrund der detaillierten Aufgabenbeschreibungen leitet er die Fähigkeiten ab, die für die Erledigung der Arbeitspakete notwendig sind.

Mit diesem Wissen wählt der Projektleiter gleich zu Beginn des Projektes passende Mitarbeiter aus. Und so ist nur die Mannschaft an Bord, die in der Lage ist, das Projektschiff zum Zielhafen zu bringen.

Doch nicht nur das: Sind die Projektmitarbeiter von Anfang an in die Planungen involviert, wissen sie genau, welche Aufgaben auf sie zukommen. Durch ihre frühe Mitarbeit wird ihnen das langfristige Ziel vertrauter. Gibt der Projektleiter dem Team Verantwortung, fördert er dessen Motivation. Somit ziehen alle am gleichen Strang.

Der professionelle Projektleiter kümmert sich um den persönlichen Kontakt zu dem wichtigsten Stakeholder. Er kennt deren Bedürfnisse und Ziele und findet ein gesundes Maß, auf sie einzugehen. Weniger einflussreiche und weniger mächtige Betroffene und Beteiligte informiert er regelmäßig über den Projektstatus in Form eines Statusberichtes.

Beim Berichten orientiert er sich an der hierarchischen Struktur des PSP. Er nutzt diesen als Hilfsmittel, um Entscheider - die inhaltlich weit entfernt vom Projekt stehen, jedoch über den aktuellen Stand informiert sein müssen - mit wesentlichen Informationen zu versorgen.

Kurz gesagt: Der PSP kann Rolle eines inneren Spickzettels übernehmen, den der Projektleiter während seines Berichtes gedanklich abarbeitet.

Möglicherweise ist der PSP zu umfangreich, um ihn vollständig zu memorieren. Doch für einen zusammenfassenden Bericht ist der imaginäre Weg durch die erste Strukturebene ausreichend.

Somit ist das Briefing eines Stakeholders ein Kinderspiel: im Aufzug, bei Mittagessen oder während eines spontanen Treffens in der Raucherecke.

Effektives Werkzeug für die Projektplanung

Der PSP ist einfach zu erstellen, effizient und ausgesprochen hilfreich. Projektleiter verschiedener Branchen und Unternehmensgrößen setzen dieses Planungswerkzeug ein. Er kann sofort angewendet werden.

Projektmarketing

Der PSP ist eine etablierte Methode im Projektmanagement. Dort, wo der professionelle Handwerker erstklassiges Werkzeug verwendet, greift der Projektleiter zum PSP. Damit demonstriert er methodisches Wissen, kann sich als Fachmann etablieren und fördert sein Image als Projektexperte.

Wiederverwendbarer Wissensspeicher

Der PSP beinhaltet wertvolles Wissen, welches besonders für inhaltlich ähnliche Projekte Nutzen stiftet. Der Projektleiter muss das Rad nicht ein zweites Mal erfinden.

Weiterer Vorteil: Verlässt ein Mitarbeiter das Projekt, bleibt sein Wissen im PSP dokumentiert und damit erhalten. Nachfolger orientieren sich schnell in der Einarbeitungszeit.

Technische Unterstützung

Eine Reihe von gängige Softwareprodukte unterstützen den Projektleiter beim Erstellen des PSPs. Dazu zählen:

• Microsofts Office Produkte incl. Visio
• Mind Mapping Programme