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Kommunikationsplan

Der Kommunikationsplan wird in der zweiten Phase eines Projektes, bei der Projektplanung, erstellt. Er stellt sicher, dass Informationen innerhalb des Projektteams und zu den Steakholdern effizient und präzise weitergegeben werden. Eine wichtige Grundlage für den Plan ist die Rollenbeschreibung der Projektbeteiligten.

Die Planung der Kommunikation beantwortet Fragen nach dem Wie und in welcher Form die Informationen ausgetauscht werden, wer welche Informationen benötigt und wer sie erhält, wann und wo die Kommunikation erfolgt.

Im Kommunikationsplan wird der Informationsfluss festgelegt. Hier sind wichtige Elemente wie das Kick-Off-, das Lenkungsausschuss- und das Auftraggebermeeting definiert. Je nach Element sind unterschiedliche Stakeholder involviert. Wichtig dabei ist, dass die Meetings nicht zu häufig angesetzt werden, damit es nicht zu Wiederholungen kommt.

Als Ergebnis aus der Kommunikationsplanung erhält das Team eine Kommunikationsmatrix. Dabei werden Informationsempfänger ausgewählt und das Ziel sowie der Inhalt der Kommunikation definiert.

Zudem müssen der Kommunikationskanal und der Zeitpunkt ermittelt werden. Ziel dieser Kommunikationsmatrix ist es, der Informationsflut im Projekt Herr zu werden und eine optimale Information aller Steakholder zu gewährleisten. Dies ermöglicht bessere Entscheidungen und ist ggf. ausschlaggebend für den Erfolg des Projektes. Deshalb wird die Planung der Kommunikation sehr früh im Projekt durchgeführt und ständig aktualisiert.

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