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Projektmanagement-Methoden

7 wichtige Projektmanagement-Methoden

Installateure und Handwerker nutzen ihren Werkzeugkasten, um Hammer, Steckschlüssel und Wasserpumpenzange vor Ort zur Hand zu haben und um diese einfach zu transportieren. Der professionelle Projektleiter, Experte auf seinem Gebiet, verwendet Methoden, Checklisten und Tools im Projektmanagement. Wie sieht sie aus, die perfekte Werkzeugkiste für den Projektmanager?

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Projektmanagement Methoden - Das gehört in jede Werkzeugkiste eines Projektleiters

Sobald der Projektauftrag erteilt wurde, kann es losgehen. Die genauen Aufgaben sind noch schemenhaft, brauchbare Informationen sporadisch.

Die Details zu den wichtigsten Rahmendaten muss der Projektleiter mit dem Auftraggeber noch erarbeiten. Die Ergebnisse werden idealerweise in einem Dokument festgehalten und unterschrieben, um ihnen einen formalen Charakter zu geben.

Oft ist der Liefertermin von Beginn an fixiert, doch wichtige Meilensteine fehlen. Auch das benötigte Budget ist zunächst offen, die Anforderungen an Produkt- und Prozessqualität unbekannt. Einflüsse auf das Projekt durch Chancen und Risiken hat bisher noch niemand berücksichtigt.

Mit anderen Worten: Auf den Projektleiter wartet ein Berg von Aufgaben. Doch wo fängt er am besten an? Und vor allem wie? Welche Werkzeuge helfen ihm, um die Schrauben fester anzuziehen?

Welche Projektmanagement-Methoden in einen guten Werkzeugkasten gehören, kommt selbstverständlich auf den Geschmack an – mancher Projektleiter bevorzugt Checklisten und „Was-wäre-wenn-Analysen“. Andere Kollegen mögen Mindmaps nicht.

Doch wichtiger als die persönliche Einstellung zum Handwerkszeug ist das Vorgehensmodell, mit dem der Projektleiter sein Projekt managt. Denn heute ist der Anteil der agil organisierten Projekte hoch und steigt stetig.

"Die Methodenauswahl im agilen, hybriden oder traditionellen Projektmanagement unterscheidet sich"

Auch die Projektphase, in der das Werkzeug Nutzen stiften soll, ist maßgeblich. Manche Methoden helfen beim Planen, andere beim Beschaffen von Informationen und beim Erheben von Daten.

Grundsätzlich gilt: Um für das Tagesgeschäft gewappnet zu sein, braucht der Projektleiter Hilfsmittel, die wie Hammer, Steckschlüssel und Wasserpumpenzange einsatztauglich sind und deren Verwendung Erfolg verspricht.

Unabhängig von den oben aufgezeigten Auswahlkriterien gehören diese Projektmanagement-Methoden zur Grundausstattung:

1. Projektstrukturplan (PSP)

2. Stakeholder-Analyse

3. Risikoanalyse

4. Kanban Board

5. Brainstorming

6. Mindmapping

7. Make-or-Buy-Analyse

 

1. Projektstrukturplan (PSP)

Der Projektstrukturplan ist das Planungswerkzeug schlechthin. Mit ihm zerlegt der Projektleiter den gesamten Projektinhalt in handhabbare Teile und strukturiert diese thematisch und hierarchisch. Die so entstandenen Arbeitspakete lassen sich in Teilprojekten zusammenfassen.

Der Plan der Pläne ist unverzichtbar, denn er bildet die Basis für viele weitere Vorhaben. Termine, Kosten, Inhalt oder Umfang, Qualität und Risiko – der PSP stellt für sie einen tragbaren Unterbau bereit. Durch den Projektstrukturplan wird sichtbar, welche Arbeiten zum Projekt gehören, und welche nicht. Was nicht im PSP steht, gehört nicht zum Projekt.

Mit dieser Projektmanagementmethode grenzt der Projektleiter seinen Aktionsradius gegenüber anderen Projekten ab. Im PMBOK Guide erhielt der Projektstrukturplan einen eigenen Prozess. Er ist im Wissensgebiet Inhalts- und Umfangsmanagement im Kapitel 5.4 detailliert beschrieben.

2. Stakeholder-Analyse

Meinungsführer können im Projektmanagement unterschiedliche Interessen verfolgen. Mächtige Unterstützer bringen das Vorhaben voran, einflussreiche Blockierer sorgen für zähen Fortschritt.

Für den Projektleiter ist es lebenswichtig, Freund und Feind zu erkennen. Die Stakeholder-Analyse unterstützt ihn dabei.

Mit ihr identifiziert er Betroffene und Beteiligte und analysiert deren Einfluss auf das Projekt. Mit diesen Informationen entwickelt der Projektleiter Maßnahmen.

Verbündete bindet er eng in seinen Entscheidungen ein und bittet vorab um ihre Meinung. Ergänzend informiert er sie regelmäßig über den Projektstatus – persönlich oder schriftlich, abhängig von ihrem Einflussbereich.

Feinde versucht er für das Projekt zu begeistern und sie für die Sache zu gewinnen. Gelingt ihm das Umstimmen nicht, muss er deren schädlichen Einfluss blockieren.

3. Risikoanalyse

Mit einem Projekt – als temporäres und einmaliges Vorhaben – betreten Auftraggeber, Projektleiter, Team und Stakeholder Neuland.

Ausgetretene Wege zu verlassen bedeutet, Chancen und Risiken einzugehen. Die Risikoanalyse unterstützt den Projektleiter, diese zu identifizieren, Maßnahmen zu planen und bei der Umsetzung deren Erfolge zu überwachen.

Oft wird die Methode während des Projektmanagements vernachlässigt. „Dafür haben wir keine Zeit“, ist dann zu hören. Doch wenn Risiken nicht entdeckt und deren Auswirkungen nicht vermieden werden, entfalten sie ihre zerstörerische Kraft.

Es ist sinnvoll, das Risikomanagement zur Chefsache zu machen. Das Managen einzelner Risiken sollte der Projektleiter an einen zuverlässigen Mitarbeiter delegieren.

4. Kanban Board

Ein Kanban Board beinhaltet bis zu fünf Spalten. Sie sind bezeichnet mit: ToDo, in Progress, Testing, Done, on Hold.

Es gibt unterschiedliche Versionen eines Kanban Boards, wichtig ist, dass es für die Zwecke passt. Die Methode Kanban ist hervorragend geeignet, agile Arbeit sichtbar zu machen. Ich nutze die Strukturen neben dem Projektmanagement auch für private Arbeiten.

Zum Beispiel im Windows Explorer oder in MS Outlook, wo ich entsprechende Ablageordner angelegt habe. Abhängig vom Fertigungsgrad sortiere ich die Dateien in die entsprechende Struktur ein.

5. Brainstorming

Zwei hervorragende Kriterien kennzeichnen den bekanntesten Vertreter der Kreativtechniken: Einfachheit und Wirksamkeit. Die Methode ist ohne großen Aufwand anwendbar und sehr effektiv. Ihr Ziel: möglichst viele, zunächst ungeprüfte Gedankenblitze und Eingebungen, jedoch auch konkrete Ideen zu produzieren.

Quantität geht vor Qualität, erst in einem zweiten Schritt werden Ergebnisse bewertet und gegebenenfalls aussortiert. Der PMBOK Guide, die Bibel im Projektmanagement, führt das Brainstorming als Methode für das Erfassen von Daten auf, es ist in fünf von zehn Wissensgebieten vertreten.

6. Mind-Mapping

Die im Brainstorming eingesammelten und unstrukturierten Daten gehen verloren, wenn sie nicht dokumentiert werden. Mind-Maps sorgen für Ordnung.

Doch grundsätzlich lässt sich Mindmapping für alle unstrukturierten und kreativen Aufgabenstellung anwenden. Mögliche Anwendungsgebiete im Projektmanagement wären: Anforderungen kreieren, nach Risiken schürfen, Qualitätsmängel entdecken, Tests entwickeln oder Maßnahmen für Stakeholder planen.

Projektleiter, die gern gliedern und strukturieren, lieben es, mit Mind-Maps geistige Ordnung zu schaffen.

7. Make-or-Buy-Analyse

Vor diesen Fragen steht wohl jeder Projektleiter irgendwann: selbst machen oder extern beauftragen? Die Make-or-Buy-Analyse entwickelt Optionen und stellt sie dann gegenüber.

Die Methode liefert Antworten auf diese Fragen: Was ist der Vorteil, was der Nachteil? Was kostet uns das? Wieviel Zeit und Ressourcen müssen eingeplant werden? Welche Qualität erhalte ich? Wie hoch ist das Risiko? Die Methode ist unverzichtbar beim Entwickeln neuer Produkte und Dienstleistungen sowie bei der Auswahl externer Anbieter.

Drei Tipps für den Projektleiter

Was gehört noch in Ihre Werkzeugkiste?

  • Wer sich ein komplettes Set an Projektmanagement-Methoden zulegen möchte, kann in einen gut sortierten, mehrteiligen Werkzeugkoffer greifen. Schauen Sie sich im PMBOK Guide Anhang X6 „Werkzeuge und Methode“ genauer an. Die dort aufgeführten 132 Werkzeuge und Methoden haben sich in der Praxis bewährt.
  • Gehen Sie bei der Auswahl pragmatisch vor. Schaffen Sie sich ein Sortiment an, welches Ihnen hilft, Ihre Probleme lösen. Einige Methoden verwenden Sie für den Dauerbetrieb, andere kommen nur selten und in speziellen Situationen zum Einsatz.
  • Wenn Sie sich für ein Werkzeug entscheiden, nehmen Sie sich Zeit, um Funktion und Aufgabe sowie Vor- und Nachteile in der Praxis kennenzulernen und Anwendungswissen zu vertiefen. Schwergewichtiger Nebeneffekt: Mit dem professionellen Verwenden von Projektmanagement-Methoden signalisieren Sie Ihren Stakeholdern Ihre Meisterschaft im Fachgebiet, und es hilft Ihnen, sich als Experte zu etablieren.

 

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