Projektübergabe: So übernehmen Sie erfolgreich ein Projekt!

Die Gründe, ein laufendes Projekt zu übergeben, sind vielfältig:

• Ein neuer Mitarbeiter oder Projektleiter soll das Projekt übernehmen.

• Ein für die Übergabe vorab definierter Meilenstein wurde erreicht.

• Eine bestimmte Projektphase wurde abgeschlossen.

• Aus Ressourcengründen muss der Staffelstab übergeben werden.

• Der amtierende Projektleiter muss (aus persönlichen Gründen) das Projekt abgeben.

• Der Auftraggeber wechselt oder ein wichtiger Stakeholder kommt (oder geht). Das politische Kräfteverhältnis hat sich verändert.

Ein besonderer Fall der Übergabe ist der Abschluss eines Projektes mit der Übergabe der Liefergegenstände an den Auftraggeber.

"Nix wie weg!"

So bitte nicht! Denn die Projektübergabe sollte den Projektfortschritt nicht unterbrechen.

Der abgebende Projektleiter organisiert die Projektübergabe genauso verantwortungsvoll und strukturiert, wie er den Projektabschluss organisieren würde. Doch er steht vor einer besonderen Situation: Für ihn ist Schluss, obwohl noch nicht Schluss ist. Das macht es schwierig, denn er muss Zeit und Energie in eine Sache investieren, mit der er möglicherweise gedanklich abgeschlossen hat.

Für den neuen Kollegen ist es hilfreich, wenn er freien Blick auf die für ihn neue Situation hat. Für beide Hauptakteure, alten und neuen Projektleiter, gilt deshalb, möglichst schnell eine transparente Übergabesituation zu schaffen.

Wie können sie das gemeinsam angehen?
Es empfiehlt sich, das große Ganze in kleine Stücke zu zerlegen und es dann strukturiert abzuarbeiten.

Hier sind die zehn wesentlichsten Schritte zu erfolgreichen Projektübergabe:

Die Gefahr von Aufgeschobenem, Fragmenten oder Konflikten überrollt zu werden, ist für den neuen Projektleiter groß, wenn er nicht vor der formalen Projektübergabe auf transparente Informationen über Status und Situation im Projekt besteht. Er darf sich nichts „über den Zaun werfen lassen“.

Vom noch amtierenden Projektleiter erfährt der 'Neue' Projektvision und -mission sowie den Projektauftrag und erhält Einblick in den Business-Case. Die Vogelperspektive sorgt für Transparenz auf die Projektlandschaft. Sie liefert wertvolle Informationen, wie sich das Projekt in den Unternehmenskontext einordnet. Des Weiteren werden Grenzen zu anderen Projekten sichtbar.

Noch während der amtierende Projektleiter aussagekräftige Informationen zusammenträgt (siehe folgende Schritte), organisiert er den formalen Übergabetermin.

Natürlich ist ein persönliches Treffen angebracht, denn der letzte Eindruck bleibt und der erste Eindruck zählt. Beide Projektleiter sollten persönlich erscheinen und sich nicht von einem Vertreter entschuldigen lassen.

Das langfristige Planen des offiziellen Projektübergabetermins hat mehrere Vorteile. Der Block im Kalender ermöglicht vielen Teilnehmern, sich Zeit zu reservieren. Zur Vorbereitung des Meetings gehören diese Tätigkeiten: Meetingraum buchen, technische Infrastruktur überprüfen, Unterlagen auf Vollständigkeit überprüfen und archivieren. In der Praxis hat sich bewährt, den Zugang zum Archiv VOR dem Meeting zu ermöglichen.

Der neue Projektleiter sollte auch vor diesem Meeting in die laufende E-Mail-Kommunikation aufgenommen werden – wenn aus rechtlicher und sicherheitsrelevanter Sicht nichts dagegen spricht. So erhält er rechtzeitig die Möglichkeit, sich einzulesen. Auf der anderen Seite bekommen Auftraggeber und Stakeholder ein Signal, dass bald ein neuer Kapitän das Projektschiff steuern wird (sofern diese Information nicht bereits durch andere Kanäle gesickert ist). In diesem Falle ist es hilfreich, mit der E-Mail eine Information zu formulieren, warum der neue Kollege nun auch Projektinformationen erhält.

Nun geht es ins Detail. Der alte Projektleiter stellt die wichtigsten und dringendsten Aufgaben dar. Idealerweise kann er einen Projektstrukturplan, Backlog oder anderen aktuellen Aufgabenspeicher vorweisen.

Er ist in der Lage, über die wichtigsten Funktionen des geplanten Liefergegenstandes Auskunft zu geben. Er ist gut informiert über den Status und Fertigstellungsgrad aller geplanten Aufgabenpakete.

Wie haben sich Aufgabenstellung, Ziele und Zahlen verändert? Die ursprünglich avisierten Anforderungen können sich im Projektablauf ändern und den Projektinhalt verändern. Transparenz bringen Antworten auf diese Fragen:

• Welche Änderungsanforderungen gibt es?
• Wo sind diese beschrieben?
• In welchem Umsetzungsstatus befinden sich diese?

Das Projekt sollte klar definierte Meilensteine besitzen, die in einem Gantt-Diagramm dargestellt werden. Der agile Projektmanager priorisiert die wichtigsten Anforderungen im Product Backlog und das Entwicklerteam realisiert sie in Sprints.

Die Sprintplanung skizziert das weitere Vorgehen und liefert Informationen hinsichtlich des zeitlichen Ablaufes.

Der übernehmende Projektleiter sollte diese Fragen stellen:

• Was sind die wesentlichen Meilensteine?
• Welche Projektphasen sollen als nächstes abgeschlossen werden?
• Wurde ein Point of no Return (Umkehrgrenzpunkt) definiert?
• Was sind die wesentlichen Vorgänger- und Nachfolgerbeziehungen?

Stakeholder, Betroffene und Beteiligte des Projektes, können das Projekt wesentlich beeinflussen. Der alte Projektleiter kann auf eine Liste mit Informationen über die wichtigsten und einflussreichsten Stakeholder verweisen.

Sie enthält Kontaktinformationen, Foto und Rolle im Projekt. Begleitende Kommentare, ob der Stakeholder die Ziele des Projektes unterstützt, ablehnt oder eine „Hidden-Agenda“ verfolgt, sind für den neuen Projektleiter äußerst wertvoll.

Kommunikation nimmt eine herausragende Rolle im Projektmanagement ein. Ein Projekt zu übergeben, bedeutet deshalb auch, Wissen zu übergeben.

Wissen, wann wichtige Meetings stattfinden und wer daran teilnimmt, welche Entscheidungsgremien welche Informationen erhalten bis hin zu der Frage, an welcher Stelle die Projektunterlagen abgelegt sind und wer Zugriff darauf haben darf.

Gibt es Dokumentationen zu Lessons Learned? Standard ist die Existenz eines Organisationscharts. Ist dieses aktuell? Der Blick in den Kommunikationsplan, die RACI-Matrix, Statusreports und Jour-Fixe-Mitschriften liefern dem neuen Projektleiter bei der Projektübernahme weitere wichtige Informationen.

Chancen und Risiken können sich positiv oder negativ auf das Projekt auswirken. Professionelles Projektmanagement bedeutet, Risiken zu beherrschen und nicht von ihnen beherrscht zu werden.

Deshalb liefern diese Fragen Auskunft über das Gefahrenpotenzial:

• Welche Risiken wurden bisher identifiziert?
• Welche Maßnahmen wurden eingeleitet und wie ist der Stand dazu?
• Gibt es Indikatoren hinsichtlich der unbekannten Risiken?

Endlich findet das formale Übergabemeeting statt. Spätestens jetzt ist der neue Projektleiter offiziell im Amt. Er profitiert von der gut vorbereiteten Projektübergabe für seine Projektarbeit.

Doch der alte Projektleiter ist nicht aus der Welt. Die offizielle Projektübergabe ist zwar vollzogen, doch es gibt immer ein paar 'Versprengte', die Informationen an ihn statt den Neuen senden. So ist es nicht ungewöhnlich, dass sich der neue Zustand in einem zeitlichen Übergabestreifen von zwei bis drei Wochen einschwingt.

1. Status und Situation fixieren
2. Überblick verschaffen
3. Termin für Projektübergabe planen
4. Projektinhalt kennen
5. Änderungen berücksichtigen
6. Termine aufzeigen
7. Auf Stakeholder hinweisen
8. Kommunikation darstellen
9. Risiken sichtbar machen
10. Persönlich zur Projektübergabe erscheinen

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