Business Case im Projekt - Risiken, Kosten und Nutzen

Die deutschsprachige Ausgabe des Guide to the Project Management Body of Knowledge vom Project Management Institute hat den englischen Fachausdruck Business Case übernommen. Eine Übersetzung schien den Autoren nicht sinnvoll, hat sich doch der Begriff im betriebswirtschaftlichen Umfeld etabliert. Der PMBOK^® Guide definiert den Business Case als „eine dokumentierte, wirtschaftliche Machbarkeitsstudie zur Feststellung der Stichhaltigkeit des Nutzens einer ausgewählten Komponente, die nicht ausreichend definiert ist. Sie wird als Basis für die Genehmigung weiterer Vorgänge des Projektmanagements verwendet.“ Der Business Case wird in der Regel weit vor der Initiierung eines Projektes erstellt. Zeitgleich, wenn eine Produktidee reift oder eine Investition ansteht, sammelt der Projektsponsor alle wesentlichen Informationen, um den Nutzen zu kalkulieren und sich für oder gegen ein Produkt, ein Projekt oder eine Investition zu entscheiden. Doch nicht nur während der Projektinitiierung liefert der Business Case eine Grundlage für die Messung von Erfolg und Fortschritt, sondern auch während des gesamten Projektlebenszyklus, schreibt der PMBOK^® Guide. Deshalb ist es sinnvoll, im weiteren Projektablauf die erreichten Ergebnisse mit den geplanten Zielen zu vergleichen und den Business Case anzupassen. Der Sponsor des Projektes ist für die Ausarbeitung und Pflege des Business Case verantwortlich. Aber es ist nicht ungewöhnlich, dass er das Sammeln und Kalkulieren an den Projektleiter delegiert. Sind mehrere Projekte zu einem Programm zusammengefasst, wird der Business Case auf Programmebene gepflegt. Der PMBOK^® Guide erläutert im Kapitel 1.2.6 „Projektmanagement Geschäftsdokumente“ den Zusammenhang zwischen den Geschäftsdokumenten Nutzenmanagementplan und Business Case. Beide Dokumente fließen in den Prozess „Projektauftrag entwickeln“ ein, der die strategischen Ziele des Unternehmens mit dem Projekt verbindet. Letztlich wird auf Basis des Business Case die formale Existenz des Projektes bestätigt. Im PMBOK^® Guide ist das Geschäftsdokument Business Case in einer Reihe mit Projektmanagement-prozessen aufgeführt, da es sie entweder beeinflusst oder von ihnen beeinflusst wird. Zu diesen Prozessen zählen:

• 4.1 Projektauftrag entwickeln

• 4.7 Projekt oder Phase abschließen

• 5.2 Anforderungen sammeln

• 7.3 Budget festlegen

• 12.1 Beschaffungsmanagement planen

• 13.1 Stakeholder identifizieren
  
  

Beim Erstellen des Geschäftsdokumentes Business Case folgt der Sponsor oder der Projektleiter einem etablierten Vorgehensmodell:

• Ist-Situation darstellen

• zukünftige Situation skizzieren

• Bewertungskriterien auswählen

• Alternativen modellieren, entwickeln und ausgestalten

• Alternativen mithilfe der Kriterien bewerten

• bevorzugte Alternative auswählen und empfehlen

• zur Entscheidung bringen

Welche Informationen und Daten sollte der Business Case beinhalten?

• Rahmendaten über das geplante Vorhaben: Organisation und Struktur, Zielgruppen, Kernaufgaben, Risiken

• Finanzielle Kriterien: Cashflow, Vollkostenrechnungen (unter anderem: Hard- und Softwarekosten, Lizenzkosten, betriebliche Aufwände, Wartung und Support), Preiskalkulationen, CAPEX (getätigte Ausgaben für längerfristige Anlagegüter), OPEX (laufende Ausgaben für einen funktionierenden operativen Geschäftsbetrieb), finanzielle Kennzahlen wie Nettogegenwartswert, Kapitalrendite, interner Zinsfuß, monetäre Auswirkungen bei Ablehnung des Projektes, Kapitalrückflussdauer sowie Kosten-Nutzen-Verhältnisse, Umsätze und Abschreibungen

• Nicht finanzielle Kriterien: Nutzen des Projektes, Abhängigkeiten zu anderen Projekten und Programmen, Risiken, Prioritäten

In der Praxis werden häufig Synonyme für den Begriff Business Case verwendet:

• Kosten-Nutzen-Analyse
• Investitionsrechnung oder
• Wirtschaftlichkeitsrechnung
  
  

• Gemessen am Bauchgefühl kann eine Entscheidung für das Durchführen eines Vorhabens längst gefallen sein, doch bei der Suche nach Gewissheit hilft der Business Case, die Annahmen zu Ergebnis und Erfolg messbar zu gestalten, gegenüberzustellen und auszuwählen.

• Weil der Business Case betriebswirtschaftliche Konsequenzen einer Entscheidung quantifiziert, verleiht er Entscheidern das Gefühl der Objektivität.

• Der Business Case liefert quantifizierbare Argumente, die für und gegen das Starten eines Vorhabens sprechen. Damit können mächtige und einflussreiche Stakeholder von der Sinnhaftigkeit des Vorhabens überzeugt werden.

• Der Business Case dient als übergreifendes Steuerungsinstrument, in dem der geplante dem tatsächlichen Fortschritt gegenübergestellt wird.

• Der Weg der Entscheidung bleibt nachvollziehbar, weil die einzelnen Schritte durch betriebswirtschaftliche Kennzahlen dokumentiert worden sind.
  
  

• Wenn Sie als Projektleiter nach der Initiierungsphase den Auftrag erhalten, den Business Case zu pflegen, erhalten Sie eine weitere Kontrollmöglichkeit über die Leistungsfähigkeit Ihres Projektes, denn die im Business Case geplanten Ergebnisse können Sie mit den tatsächlichen Ergebnissen vergleichen. Auch Kollegen aus dem Projektmanagement-Office eines übergeordneten Programms oder Portfolios können diese Informationen zur Kontrolle verwerten.

• Die im Business Case verarbeiteten Kundenzahlen, Mengengerüste, Zeitreihen und Umsätze sind prognostizierte Daten, die oft weit in der Zukunft liegen. Da niemand weiß, was die nächsten Jahre bringen werden, müssen sie geschätzt werden. Lassen Sie die prognostizierten Werte von Experten schätzen. Bereiten Sie sich auf Aussagen wie diese vor: „Ich möchte ja nicht falsch liegen“ oder „Wenn es daneben geht, bin ich schuld“.
  Ermuntern Sie die Kollegen, ihre Schätzung zu wagen, auch mit der Ungewissheit, dass es zu einer ganz anderen Situation kommen könnte. Nutzen Sie Erfahrungswerte, um möglichst realistische Schätzungen zu erhalten. Konsultieren Sie mehrere Experten, um unterschiedliche Perspektiven kennenzulernen.

• Den Business Case zu erstellen, ist die eine Sache – Zahlen, Daten und Fakten zu kommunizieren, die andere. Für Sie als Ersteller ist der Business Case schnell zu durchschauen, und seine Aussagen sind für Sie leicht einzuordnen. Sie haben sich ja lange genug mit der Materie beschäftigt. Doch die Entscheider sehen die Tabellen und endlosen Zahlenkolonnen zum ersten Mal.
  Für sie ist es anstrengend, sich schnell zurechtzufinden. Schalten Sie dem drögen Zahlenwerk ein Management Summary vor. Fassen Sie die Kernaussagen auf einer Seite kompakt zusammen. Bringen Sie die wichtigsten Erkenntnisse auf den Punkt. Der Leser wird es Ihnen danken.