Projektinitiierung - Projekte erfolgreich starten!

Sorgen Sie dafür, dass die folgenden vier Elemente in Ihrem Projekt klar definiert sind. So vermeiden Sie von Anfang an, dass es zu Missverständnissen kommt.

• Vision: Diese prägnante und inspirierende Aussage sollte ambitioniert, jedoch realistisch formuliert sein.
• Mission: Sie skizziert das Gesamtziel des Projekts und bietet ein klares Verständnis dessen, was das Projektteam zu erreichen versucht.
• Auftrag: Der Projektumfang definiert die Grenzen eines Projekts und beschreibt, was im Projekt enthalten ist und was nicht. Es spezifiziert die Ergebnisse, Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Projektteams sowie alle Einschränkungen oder Annahmen, die sich auf das Projekt auswirken können. Ein klar definierter Projektumfang hilft, Erwartungen zu managen.
• Erfolgskriterien: Erfolgskriterien sind die Metriken, die verwendet werden, um den Erfolg eines Projekts zu messen. Sie sollten SMART (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden) formuliert sein. Erfolgskriterien helfen dabei, festzustellen, ob das Projekt seine Ziele erreicht hat, und vermitteln ein klares Verständnis dessen, was erreicht werden muss, um das Projekt als Erfolg zu betrachten.

Eine Projektorganisation beinhaltet Rollen, Verantwortlichkeiten und Beziehungen der Projektbeteiligten sowie die Prozesse und Systeme, die das Projektmanagement unterstützen.

Die Projektorganisation sollte sich an den bestehenden Organisationsstrukturen orientieren, um sicherzustellen, dass Ressourcen effektiv genutzt werden und das Projekt effektiv verwaltet werden kann.

• Projektmanager: Der Projektmanager ist verantwortlich für die Leitung des Projektteams, die Überwachung des Projektfortschritts und die Sicherstellung, dass das Projekt pünktlich, innerhalb des Budgets und in der erforderlichen Qualität abgeschlossen wird.
• Projektteam: Das Projektteam umfasst alle Personen, die direkt an der Durchführung des Projekts beteiligt sind. Dazu gehören Fachexperten, Projektkoordinatoren und Stakeholder.
• Projektunterstützer: Unterstützer sind oft Expertinnen und Experten, die nach Bedarf und temporär dem Projekt zuarbeiten. Sie bieten spezialisierte Unterstützung für bestimmte Aspekte und Situationen aus verschiedenen Bereichen an, wie Finanzabteilung, Einkauf, Recht oder Betriebsrat.
• Lenkungsausschuss: Der Lenkungsausschuss ist verantwortlich für die Leitung und Anleitung des Projektmanagers und des Projektteams. Dem Lenkungsausschuss sollten leitende Angestellte und Stakeholder aus den relevanten Abteilungen angehören.
• Externe Auftragnehmer: Externe Auftragnehmer können beauftragt werden, spezielle Fähigkeiten oder Ressourcen bereitzustellen, die intern nicht verfügbar sind.

In der Praxis haben sich drei Vorgehensweisen etabliert, Projekte zu managen, die jedoch nicht in Reinform, sondern mehr als gemischte Formen auftreten. Wählen Sie das Vorgehensmodell aus, das zu den spezifischen Anforderungen Ihres Projektes passt.

• Agile: Agile Project Management ist ein flexibler und anpassungsfähiger Ansatz, der seinen Schwerpunkt auf Iteration und kontinuierliche Verbesserung legt. Ziel ist es, ein funktionierendes Produkt oder einen Service schrittweise und regelmäßig bereitzustellen.
• Hybrid: Dieses Modell kombiniert Elemente von agilen und traditionellen Ansätzen. Wählen Sie aus jeder Methodik Ihre ganz speziellen „Best Practices“ aus.
• Traditionell: Das sogenannte Wasserfall-Modell verfolgt einen sequenziellen Ansatz, in dem jede Phase des Projekts abgeschlossen sein muss, bevor zur nächsten übergegangen werden kann.

Sammeln Sie alle Aufgaben in einem Arbeitsspeicher, die erledigt werden müssen, um den Liefergegenstand des Projektes erfolgreich bereitzustellen. Im agilen Projektmanagement ist es das Backlog, im traditionellen der Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure, WBS).

• Backlog: Im agilen Projektmanagement dient ein initiales Backlog dazu, den Arbeitsumfang des Projektes zu beschreiben. Das anfängliche Backlog wird in der Regel zu Beginn eines Projekts vom Product Owner erstellt und mit Unterstützung des Teams und der Stakeholder weiterentwickelt.
• Projektstrukturplan (PSP): Der PSP zerlegt das Projekt in überschaubare, handhabbare Komponenten. Er ist in einer hierarchischen Struktur organisiert. Der Projektname befindet sich auf der obersten Ebene. Ziel des PSP ist es, sicherzustellen, dass alle für den Abschluss des Projekts erforderlichen Arbeiten berücksichtigt werden. Der PSP, auch Mutter aller Pläne genannt, liefert das Fundament für alle nachfolgenden Pläne wie Zeit, Geld, Qualität und Risiko. Einen PSP anzufertigen, ist sehr empfehlenswert, denn er schafft Transparenz und Struktur in der Projektarbeit.

Um ein Gefühl zu bekommen, wie sich der zeitliche Ablauf eines Projektes gestaltet, ist es ratsam, es in Phasen zu unterteilen. Orientierung geben Arbeitspakete, die im PSP beschrieben wurden. In der Praxis haben sich diese Projektphasen in traditionellen oder hybriden Projekten bewährt:

• Initiierung: In der ersten Phase eines Projektes stehen das Ermitteln der Machbarkeit sowie die Definition von Umfang und Zielen im Vordergrund.
• Planung: In dieser Phase entwickelt das Projektteam einen detaillierten Plan für das Projekt, einschließlich Umfang, Zeit, Budget und Ressourcenbedarf. Diese Phase beinhaltet auch die Entwicklung eines Projektmanagementplans und die Einholung der Zustimmung der Stakeholder.
• Ausführung: In dieser Phase wird die geplante Arbeit des Projekts exekutiert, das heißt tatsächlich ausgeführt.
• Überwachung und Controlling: In dieser Phase wird das Projekt kontinuierlich überwacht, um sicherzustellen, dass es auf Kurs bleibt. Hier werden Abweichungen erkannt und durch Korrekturmaßnahmen behoben.
• Abschluss: In der letzten Phase wird das Projekt abgeschlossen, weil der Liefergegenstand bzw. die Liefergegenstände übergeben wurden. Der Projektleiter archiviert die Projektergebnisse und hält Lessons Learned fest.

Die Durchführung einer Risikobewertung erfolgt idealerweise in dieser Abfolge:

• Identifizieren: Beginnen Sie mit der Auflistung aller potenziellen Risiken, denen Ihre Organisation oder Ihr Projekt ausgesetzt sein könnte. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Veränderungen der Marktbedingungen, technologische Fortschritte, gesetzliche Rahmenbedingungen, Verfügbarkeiten von Ressourcen sowie andere Ereignisse, die Auswirkungen haben könnten.
• Bewerten Sie die Eintrittswahrscheinlichkeit sowie die Auswirkungen jedes Risikos. Auf diese Weise setzen Sie Prioritäten, auf welche Risiken Sie sich konzentrieren sollten.
• Entwickeln Sie für jedes Risiko einen Plan, um es zu mindern, zu übertragen oder zu akzeptieren.
• Verantwortliche für die Umsetzung zuweisen: Stellen Sie sicher, dass jemand den Plan umsetzt.
• Überprüfen Sie regelmäßig und proaktiv Ihre Risikobewertung, denn die Umstände könnten sich ändern, sodass neue Situationen entstehen.

Mit der Stakeholder-Analyse identifizieren und bewerten Sie Betroffene und Beteiligte, die Sie als Projektverantwortliche in Ihren Handlungen oder Entscheidungen beeinflussen.

Wenn Sie wissen, wer wichtig und einflussreich ist, und wenn Ihnen klar ist, wer Ihrem Projekt positiv oder negativ gegenübersteht, können Sie sich sehr viel besser auf deren Bedürfnisse und Erwartungen einstellen. Eine erste Stakeholder-Bewertung umfasst typischerweise die folgenden Schritte:

• Identifizieren Sie alle Personen oder Gruppen, die ein Interesse an Ihrem Projekt haben oder betroffen sind oder sein werden.
• Klassifizieren Sie die Stakeholder basierend auf ihrem Interesse, ihrer Wichtigkeit und ihrem Einfluss.
• Bewerten Sie die Bedürfnisse und Erwartungen der Stakeholder für das Projekt.
• Maßnahmen umsetzen: Basierend auf Ihren Bewertungsergebnissen können Sie eine Strategie für die Interaktion mit jedem Stakeholder entwickeln. Dies kann Kommunikation, Beratung, Zusammenarbeit oder andere Ansätze beinhalten.

Bitte beachten Sie: Wie beim Risikomanagement ist auch die Stakeholder-Analyse kein einmaliges Ereignis. Sie muss regelmäßig durchgeführt werden, weil sich die Rahmenbedingungen und Akteure ändern könnten.

Um eine erste Kosten- und Aufwandsschätzung zu erstellen, müssen Sie die Anforderungen sammeln, den Umfang des Projekts analysieren und den Bedarf an Material, Ausrüstung und Personal. Berücksichtigen Sie Rückstellungen für Eventualitäten wie Kostenüberschreitungen und unvorhergesehene Ausgaben.

Ziel dieses Treffens ist, alle Beteiligten über das Projektvorhaben zu informieren und sich auf die Projektziele einzuschwören. Hier eine kompakte Checkliste, was Sie beim Organisieren berücksichtigen sollten:

• Ziel und Zweck des Meetings definieren
• Teilnehmerkreis identifizieren
• Agenda vorbereiten
• Ort des Treffens wählen
• Meeting-Ort mit Meeting-Equipment ausstatten
• rechtzeitig Einladungen versenden
• Meeting durchführen
• Ergebnisse dokumentieren

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg beim Initiieren Ihres Projektes.