Meilensteintrendanalyse - Termine immer im Blick haben

• Aufgabe, Meilenstein und Dauer sind die wichtigsten Komponenten eines jeden Zeitplanes. In ihm sortiert der Projektleiter sie in eine organisatorische und logische Reihenfolge.

• So kann er entscheiden, wie er die Arbeiten organisiert. Sollen sie Schritt für Schritt erledigt werden? Können sie parallel abgearbeitet werden? Welche Abhängigkeiten, wie Vorgänger- und Nachfolgerbeziehungen, gibt es zu berücksichtigen?

• Im traditionellen Projektmanagement werden Meilensteine bereits in der Initiierungsphase geplant, um sie in späteren Projektphasen detaillierter auszugestalten.

• Die Meilensteintrendanalyse verfolgt das Ziel, festzustellen, ob die vom Auftraggeber vorgegebenen Termine erreicht werden können.

• Die Meilensteintrendanalyse basiert auf klar definierten Terminen des Projektleiters. Die Art und Weise, wie Termine im Projekt geplant wurden, ist dabei unerheblich, solange sie unmissverständlich fixiert wurden. Deshalb spielt es keine Rolle, ob der Projektleiter eine einfache Liste, das Gantt-Diagramm oder einen Netzplan für seine Planungen verwendet.

• Die Meilenstein-Trendanalyse berücksichtigt die historische Entwicklung der geplanten Termine.

• Die Meilensteintrendanalyse ist einfach anzuwenden. Es braucht nur Papier und Stift oder ein Tabellenkalkulationsprogramm. Darüber hinaus gibt es auf dem Markt eine Reihe Softwarelieferanten, die den Projektleiter mit ihren Produkten bei der Erstellung der Meilenstein-Trendanalyse unterstützen.

• In Kombination mit dem Statusreport und einer Earned-Value-Analyse, die den Fertigstellungswert eines Projektes ermittelt, besitzt der Projektleiter einfache und doch wirkungsvolle Steuerungsinstrumente.
  
  
  

• Kurs halten: Abweichungen früh erkennen – durch die wiederkehrenden Momentaufnahmen erhält der Projektleiter einen vollständigen Überblick über vergangene Meilensteine und deren Entwicklung. So ist er in der Lage, das Projekt auf den richtigen Kurs zurückzusteuern.

• Kommunikation verbessern: Es ist immer schwierig, mit Stakeholdern über Termine zu sprechen. Bei der Vielzahl an Informationen können die Beteiligten leicht den Überblick verlieren. Die Meilenstein-Trendanalyse bereitet die zeitliche Entwicklung der Meilensteine grafisch auf. So ist es für alle einfacher, das Termingeflecht zu entwirren.

• Frühwarnsystem: Aufgrund der Ergebnisse kann der Projektleiter rechtzeitig Gegenmaßnahmen ergreifen. Sein Handlungsbedarf wird sichtbar.

• Abhängigkeiten erkennen: Verschiebt sich ein Termin, können sich auch Termine verschieben, die durch Vorgänger- und Nachfolgerbeziehungen miteinander verknüpft sind. So ist der Projektleiter früher in der Lage, Seiteneffekte zu lokalisieren und rechtzeitig darauf zu reagieren.

• Steuerung und Kontrolle: Die Meilensteintrendanalyse kann den Statusreport des Projektes mit wertvollen Informationen aus der zeitlichen Perspektive ergänzen. So erhalten Auftraggeber und Stakeholder ein besseres Gefühl, wie sich das Projekt entwickeln wird.

Hier ist eine kompakte Liste, wie Sie die Meilensteintrendanalyse (MTA) durchführen:

• Erstellen Sie ein Diagramm. Auf der X-Achse (Abszisse) tragen Sie den Berichtszeitraum ein, das heißt die Stichtage, an denen Sie die Momentaufnahmen erstellen wollen.

• Auf der Y-Achse (Ordinate) tragen Sie den Projektzeitraum ein. Damit erscheinen alle relevanten Termine übereinander an der linken Kante des Diagramms. Der früheste Termin steht ganz unten, der am weitesten entfernte, also der letzte Termin im Projektplan, steht ganz oben auf der Y-Achse. Durch diese Vorgehensweise erhalten Sie das markante Dreieck der Meilenstein-Trendanalyse.

• Das Projekt schreitet voran.

• Nun bewerten Sie in regelmäßigen Abständen, wie sich die ursprünglich geplanten Termine in der Berichtsperiode entwickeln. Konsultieren Sie Ihre Projektmitarbeiter, die Verantwortlichen der Arbeitspakete und Experten. Holen Sie deren fachkundige Bewertung der zukünftigen Entwicklung des Meilensteines ein.

• Glauben Sie oder Ihre Ansprechpartner, dass der geplante Termin so bestehen bleibt? Wird er früher erreicht oder erst später? Schätzen Sie für jeden Meilenstein neu ein, ob dieser realistisch ist. Falls er es nicht ist, korrigieren Sie ihn aufgrund der aktuellen Lage.

• Tragen Sie den neu bewerteten Termin in das Diagramm zum aktuellen Beobachtungszeitpunkt ein. Möglicherweise hat sich nichts verändert, möglicherweise ergibt sich eine neue Situation.

• Verbinden Sie die „Versionen“ jedes Meilensteines, sodass sich eine Linie ergibt.

• Durch dieses ständige neue Bewerten nach jedem Stichtag ergibt sich ein Trend. Es ist eine Entwicklung auszumachen.

• Aus dem Verlauf der Linie lässt sich Handlungsbedarf ablesen. Wenn sich eine horizontale Linie zeigt, hat sich nichts verändert. Der geplante Meilenstein entwickelt sich wie ursprünglich geplant. Es gibt nichts zu tun.

• Eine absinkende Linie spiegelt einen vorgezogenen Termin wider, eine ansteigende Linie einen verspäteten Termin. Hier ist die Aktivität im Verzug. Der Projektleiter muss handeln und Maßnahmen ergreifen, wenn er das Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss bringen will.

• Thilo Niewöhner erstellte für das Portal Open PM eine Vorlage für die Meilensteintrendanalyse.

• Erstellen Sie für die Meilensteintrendanalyse eine Reihe von Momentaufnahmen, sodass sich eine Entwicklung erkennen lässt. Wenn Sie nur eine Prognose zu einem bestimmten Zeitpunkt durchführen, ergibt sich keine Linie.

• Liefern Sie Ihren Stakeholdern fundierte Informationen über die zeitliche Entwicklung im Projekt. Stellen Sie immer aktuelle Daten zur Verfügung. Führen Sie die Meilenstein-Trendanalyse regelmäßig durch.

• Überprüfen Sie in regelmäßigen Abständen, ob die geplanten Meilensteine Gültigkeit besitzen, idealerweise immer vor dem jeweiligen Reporting-Zeitraum.

• Was passiert, wenn sich der Termin verschiebt? Ursache kann sein, dass sich bereits in der Planung Fehler eingeschlichen haben. Möglicherweise haben Sie Abhängigkeiten übersehen oder sind von falschen Rahmenbedingungen ausgegangen.

• Wenn Sie feststellen, dass sich ein wichtiger Meilenstein ungünstig entwickelt, überlegen Sie rechtzeitig, ob und welche Maßnahmen zu ergreifen sind, um wieder die ursprüngliche Planung anzusteuern.

• Etablieren Sie aufgrund Ihrer Erkenntnisse aus der Meilenstein-Trendanalyse ein effektives Risikomanagement. Entwickeln Sie Gegenmaßnahmen, realisieren Sie diese und kontrollieren Sie von Zeit zu Zeit, ob Sie damit die avisierten Ergebnisse erreicht haben.