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Projektauftrag - das wichtigste Dokument für Projekte

Projektauftrag - das wichtigste Dokument für Projekte
Der Projektauftrag: wichtige Grundlage für ein Projekt

Der Projektauftrag stellt eine formale Bestätigung des Ziels, der Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Projektes sicher. Da Projekte einmalig und einzigartig sind, kann es für ihn keine genormte Struktur geben.

Doch wer auf die zweiseitige Willenserklärung zwischen Auftraggeber und Projektleiter verzichtet, läuft Gefahr, dass sein Projekt aus dem Ruder läuft.

In diesem Beitrag lesen Sie, warum Ihr Projekt einen Projektauftrag braucht und welche Informationen er beinhaltet.
 

Der Projektauftrag im PMBOK® Guide

Der PMBOK Guide 6th Edition vom Project Management Institute definiert den Projektauftrag als „ein vom Sponsor des Projektes herausgegebenes Dokument, das die Existenz eines Projektes formell genehmigt und dem Projektmanager die Befugnis erteilt, Ressourcen der Organisation für die Projektvorgänge einzusetzen.”

Im Abschnitt 4 ist der Projektauftrag ausführlich beschrieben. Er ist Ausgangswert des Prozesses „4.1 Projektauftrag entwickeln” und Eingangswert für die Prozesse „4.2 Projektmanagementplan entwickeln” sowie „4.7 Projekt oder Phase abschließen”.

Damit schafft der Projektauftrag für die Projektplanungen ein Fundament und dient als Basis für einen geordneten Projektabschluss. Denn was nicht im Auftrag steht, gehört nicht zum Projekt.
 

Warum braucht das Projekt einen Auftrag?

Der Projektauftrag sorgt für Mehrwert sowie Klarheit und hilft, Missverständnisse zu verhindern.

  • Er schafft eine direkte Verbindung zwischen den strategischen Zielen einer Organisation und des Projektes.
  • Er ist ein formales Dokument, der Projektarbeit legitimiert.
  • Er beinhaltet alle wichtigen Projektinformationen und dokumentiert diese.

Die Form des Projektauftrages kann schlicht und einfach gehalten sein. Auch eine mündliche Absprache zwischen Auftraggeber und Projektleiter wäre denkbar. In der Praxis ist diese (falsche) Vorgehensweise nicht ungewöhnlich. „Mach, dass es geht!”, schallt es dem Projektleiter im Aufzug entgegen.

Dann folgen Monate mit hektischem und unstrukturiertem Agieren. Keiner weiß so richtig, was zu tun ist, wer für was verantwortlich ist und welche Termine es einzuhalten gilt. Mit anderen Worten: Fehler, Stress, Chaos und Frust bestimmen den Projektalltag. Das kann nicht im Interesse einer Organisation liegen.

Deshalb ist es sinnvoll, Rahmenbedingungen und Vereinbarungen schriftlich zu fixieren. Beide Parteien, Auftraggeber und Projektleiter, formalisieren den Projektauftrag durch ihre Unterschrift. Nun ist der Auftrag offiziell und Vereinbarungen sind verbindlich.

Niemand kann sich hinter Unwissenheit oder Fehlinterpretation verstecken: „So hatte ich es nicht gemeint” oder „Das war so nicht abgesprochen”.
 

Projektauftrag erstellen

Der PMBOK® Guide empfiehlt, den Projektleiter möglichst früh einzusetzen. So gewinnt dieser wertvolle Zeit, um während der Entwicklung des Projektauftrages ein besseres Verständnis zu Zweck, Nutzen und Ziele des Projektes zu entwickeln.

Der Projektauftrag stattet den Projektleiter mit der Befugnis aus, das Projekt zu planen, auszuführen, zu steuern und abzuschließen.

Um den Projektauftrag erstellen zu können, benötigt es Antworten auf diese Fragen:

  • Was ist der Grund für die Implementierung des Projekts?
  • Wer wird beteiligt sein?
  • Warum sind sie beteiligt?
  • Wo wird das Projekt stattfinden?
  • Wann muss das Projekt abgeschlossen sein?
  • Wie wird die Arbeit durchgeführt?
  • Wie viel wird es Kosten?
  • Welche Risiken sind zu erwarten?
  • Welche Rahmenbedingungen gilt es zu beachten?

Die Antworten werden schriftlich fixiert und in den Projektauftrag übernommen.

Auf diese Art und Weise lässt sich der Detaillierungsgrad und Umfang eines Projektes seriös einschätzen. Hilfreiche Informationen liefern auch bereits erstellte Dokumente aus anderen Projekten. Dazu zählen: technische Spezifikationen, Wirtschaftlichkeitsrechnungen, Pläne zu Kosten, Zeit und Inhalt von Vorgängerprojekten sowie Lessons Learned.

Der Projektauftrag muss nicht aus einem Dokument bestehen. Er kann auch auf andere Unterlagen verlinken. Der Projektauftrag muss auch nicht zwingend vom Auftraggeber verfasst sein. Diese haben oft wenig Zeit.

So ist es üblich, den Projektleiter zu bitten, den Projektauftrag zu entwerfen, zu schreiben und zur Finalisierung abzustimmen. Letztlich liegt es jedoch am Auftraggeber, das Dokument zu autorisieren. Der Auftraggeber gibt den Projektauftrag vor Beginn des Projektes heraus.
 

Checkliste Projektauftrag

Was gehört in einem Projektauftrag?

Die Struktur und der Inhalt eines Projektauftrages orientieren sich an Art, Branche, Ziel und Zweck des Projektes.

Öffentlich ausgeschriebene Bauprojekte benötigen andere Informationen und Vereinbarungen als Projekte im Bank- und Versicherungswesen, Projekte zur Neuorganisation eines Unternehmens wiederum andere Informationen als Forschungsprojekte.

Unabhängig davon: Was gehört in einen Projektauftrag?

  • Zusammenfassung: Die Zusammenfassung liefert dem Leser eine kompakte Übersicht. Vielbeschäftigte Entscheider können sich schnell orientieren, ohne sich in den Details zu verlieren.
  • Organisatorisches: Projekttitel, Projektnummer, Kunde oder Auftraggeber ergeben die Kopfdaten des Auftrages. Ein bis zwei ergänzende Zeilen zum Projektnamen liefern hilfreiche Informationen zum Verorten des Projektes.
  • Projektziel und -inhalt: Ohne Ziel keine Richtung. Das Ziel beschreibt, wie das fertige Produkt oder der neue Service, die neue Organisationsstruktur oder das erhoffte Forschungsergebnis nach Projektabschluss aussehen sollen. Was ist der Projektgegenstand? Welche Aufgaben sollen erledigt werden? Was ist nicht Inhalt des Projektes (out of scope)?
  • Nutzen des Projektes: Dieser Punkt beschreibt, welcher Nutzen vom Projekt erwartet wird. Er lokalisiert Kosten- und Nutzenkomponenten und wägt sie gegeneinander ab. Der Nutzen quantifiziert sich unter anderem aus der Nachfrage des Marktes, Kapitalbedarf, prognostizierten Umsätzen, Gewinnen und Kosten.
  • Termine: Start- und Endtermin sowie wichtige Meilensteine.
  • Projektbeteiligte: Jeder Projektauftrag erzeugt eine Projektorganisation, die durch ein Organigramm visualisiert werden kann. Das OrgChart beinhaltet Namen, Position und Foto von Auftraggeber, Vertreter, Sponsor, Mitgliedern des Lenkungsausschusses, Projektleiter, Kernteam, Unterauftragnehmer und Lieferanten. Sicherlich unterliegt die Struktur Veränderungen, doch spätestens zum Kick-off-Meeting müssen Rollen und Verantwortlichkeiten neben der des Projektleiters festgelegt sein.
  • Befugnisse: Welche Rolle übernimmt der Auftraggeber im Projekt? Wie ist er eingebunden über die Aktivitäten des Lenkungsausschusses hinaus? Welche Verantwortung, Befugnisse und Gestaltungsspielraum erhält der Projektleiter?
  • Kommunikationsplan: Gibt es einen Lenkungsausschuss? Falls ja, wie oft tritt er zusammen? Wer erhält wann welche Informationen oder Berichte? Wie oft und wo wird sich das Kernteam treffen?
  • Mögliche Behinderungen: Welche Risiken sind zu berücksichtigen? Welche Chancen könnten sich ergeben? Wie soll mit ihnen umgegangen werden? Gibt es besondere Schnittstellen zu benachbarten Projekten oder Themen des Lifecycles zu berücksichtigen?
  • Vorgehensweise: In welcher Art und Weise wird das Projekt seinen Auftrag erfüllen? Traditionell, agil oder hybrid? Was unterliegt der Eigenfertigung, was dem Fremdbezug?
  • Änderungen sowie Projektabschluss: Was soll passieren, wenn sich wichtige technische, betriebswirtschaftliche oder organisatorische Rahmenparameter ändern (Changemanagement)? Wie sollen Liefergegenstände abgenommen werden? Welche Kriterien sind für die Abnahme sinnvoll?
  • Entscheidungen: Entscheidung zur Freigabe dieses Auftrages, Mitzeichnungsliste, Unterschriften von Auftraggeber und Projektleiter sowie Ort und Datum.

Vorlage Projektauftrag

Über den Autor

Werner Plewa
Projektmanager

Experte für berufliche Weiterbildung und Personalentwicklung. Kontaktanfrage gerne auch bei LinkedIn:


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