20 Jahre Kayenta
Projektdokumentation

Effiziente Projektdokumentation – Vorteile, Nutzen, Inhalte und Umfang

Als Roald Amundsen am 09. August 1910 zur Südpol-Expedition aufbrach, bereitete er sich monatelang vor: 100 Grönlandhunde, eine Fertigteilhütte, die 7,8 Meter lang und 3,9 Meter breit war, sowie Skier aus Hickoryholz, einem sehr harten, belastbaren und haltbaren Material, befanden sich in seinem Gepäck. Amundsen belastete sein eigenes Haus mit einer 25.000-Kronen-Hypothek, um sein Ziel zu erreichen. Er war erfolgreich. Am 14. Dezember 1911 erreichten der Norweger und seine Begleiter den Südpol. Informationen über Finanzierung, Meilensteine und Ausrüstung verdanken wir Amundsens umfangreicher Dokumentation. Wie Sie wichtige Entscheidungen und Informationen in Ihrem Projekt dokumentieren, erfahren Sie in diesem Beitrag.

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Projektdokumentation – Vorteil und Nutzen

Expeditionen und Projekte sind einzigartige Vorhaben. Zum erfolgreichen Projektabschluss gehört die Projektdokumentation.

Als historische Referenz kann sie die nachfolgenden Projekte beim Start unterstützen. Denn dokumentierte Fehler dienen dem Projektleiter als wertvolle Hinweise, ähnlichen Situationen auszuweichen. Spätestens jetzt wird ihm bewusst, wie wichtig es für seine eigene Projektarbeit ist, bereits zu Beginn Erwartungen, Ideen, Erfahrungen und Fehler zu dokumentieren.

Eine gut strukturierte, aussagekräftige Projektdokumentation über den gesamten Projektzyklus hinweg geführt, das heißt, während der Phasen Initiierung, Planung, Realisierung sowie Steuerung, Monitoring und Abschluss, sichert dem Projektleiter eine Reihe von Vorteilen:

  • Informationen schneller finden
  • Entscheidungen nachvollziehbar treffen
  • Rechtssicherheit schaffen
  • Auskunftsfähigkeit sicherstellen
  • Aus Fehlern lernen
  • Missverständnisse vermeiden

Projektdokumentation - Umfang und Inhalt

Wie viel Dokumentation ist sinnvoll?

Unterschiedliche Branchen mit unterschiedlichen Unternehmensgrößen treiben Investitionen oder Innovationen mit Projektarbeit voran. So unterschiedlich der Projektcharakter gestaltet ist, so unterschiedlich können Umfang und Inhalt der Projektdokumentation gestaltet sein.

Der Projektleiter ist verantwortlich für den Projekterfolg. Deshalb sucht er nach angemessenem Aufwand und passendem Ablauf, um die wesentlichsten Informationen und Entscheidungen zu dokumentieren. Doch wie viel Projektdokumentation ist sinnvoll?

Grundsätzlich gilt: Die wesentlichen Einflussfaktoren eines Projektes sollten dokumentiert werden.

Dazu gehören:

  • Anforderungen und Änderungen an die Komponenten des magischen Dreiecks des Projektmanagements wie Inhalt und Umfang, Kosten, Zeit, Qualität und Risiko
  • Entscheidungen, Genehmigungen, Restriktionen
  • Historische Informationen, Wissen, Erfahrungen
  • Verträge und Vereinbarungen
  • Probleme, Mängel und Fehler sowie Maßnahmen zu deren Beseitigung
  • Reports und Statusberichte
  • Verwendete Projektmethoden, Werkzeuge, Abläufe und Prozesse
  • Vereinbarungen und Protokolle zur Abnahme des Liefergegenstandes sowie eine Liste mit verbliebenen Arbeiten inklusive Verantwortlichkeiten nach Abschluss des Projektes

Der Projektmanagementplan ist eines der wichtigsten Dokumente, die der Projektleiter für die Führung seines Projektes benötigt.

Der PMBOK Guide (Project Management Body of Knowledge) des Project Management Institute (PMI), der Standard für internationale Projektmanager, fordert als Ergebnis des Projektabschlusses eine vollständige und strukturierte Sammlung von Projektdokumenten ("project archives" = Projektakte).

Doch neben dem Projektmanagementplan benötigt der Projektmanager weitere Dokumente für die Steuerung seines Projektes. Dazu zählen:

  • Projektauftrag: Zum Projektstart haben Auftraggeber sowie wichtige Stakeholder oft nur schemenhafte Vorstellungen, wie der Liefergegenstand konkret aussehen soll. Vor Übernahme des Projektes muss der Projektleiter deshalb darauf bestehen, dass Projektziel sowie Rahmenbedingungen in einem offiziellen Projektauftrag schriftlich fixiert werden.
  • Projektstrukturplan: Der Projektstrukturplan (PSP) oder auch Arbeitsstrukturplan beinhaltet alle Aufgaben, die das Projektteam erledigen muss, um den Auftrag zu erfüllen. Der PSP besteht aus handhabbaren Komponenten, Arbeitspaketen, auf dessen Basis Ressourcen geplant sowie Vor- und Nachfolgerbeziehungen abgeleitet werden können.
  • Organisationschart: Das Organisationsdiagramm beinhaltet alle Rollen des Projektes sowie die Namen und Kontaktdaten der Rolleninhaber. Idealerweise ist den Kontaktinformationen ein Foto beigefügt. Das macht die Darstellung persönlicher.
  • Projekttagebuch: Ob der Projektleiter seine täglichen Mitschriften veröffentlichen will, ist seine persönliche Sache. Sinnvoll ist es, dass er seine Notizen mit dem Projektteam teilt. Dadurch ermöglicht er ihnen erweiterten Einblick in das Projekt. So können Projektmitarbeiter Einzelteile der Projektarbeit besser in den Gesamtrahmen einordnen. Der Blick „über den Tellerrand“ trägt erheblich zur Arbeitsmotivation bei. Darüber hinaus liefert das Projekttagebuch wertvolle Informationen für das Berichtswesen.
  • Glossar / Wiki: Eine Zusammenstellung spezifischer Fachbegriffe verhilft dem Schreiber zu einer „geistigen Hygiene“, das heißt, durch das Übersetzen projektspezifischer Bezeichnungen reflektiert er eigenes Verständnis. Der Nutzer des Glossars erhält eine Liste der wichtigsten Termine, die ohne genauere Erklärung nicht zu verstehen sind.

Sieben Tipps für den Projektarbeiter

  •  „Wenn du es eilig hast, gehe langsam“, schreibt der bekannte Zeitmanagement-Experte Lothar Seiwert. Dokumentieren Sie Ihre Projektarbeit! Es ist gut investierte Zeit, denn der Nutzen übersteigt den Aufwand.
  • Sammeln Sie nicht erst zum Projektabschluss die Informationen zusammen, um sie zu dokumentieren (so ist es oft in der Praxis). Archivieren Sie sie während des gesamten Projektablaufes.
  • Doch geben Sie acht, dass Sie nicht wahllos alle Informationen speichern. Sonst wird Ihr Archiv wertlos, weil Sie in der Informationsflut ertrinken. Die mit dem Projekt wachsende Dokumentation sollte nur ausgewählte Informationen beinhalten.
  • In einem Projekttagebuch können Sie die wichtigsten Entscheidungen und Informationen mit dem Projektfortschritt formlos mitschreiben.
  • Projektarbeit zu dokumentieren kostet Zeit. Deshalb extrahiert der Archivar die wichtigsten Informationen und speichert sie in geeigneter Art und Weise ab. Sorgen Sie für eine übersichtliche Struktur, in der sich Projektarbeiter schnell zurechtfinden. Verwenden Sie professionelle Software mit Rollenmodell, intuitiv zu bedienender Oberfläche sowie Remotezugriff. Angebote gibt es einige auf dem Markt: Microsofts OneNote für kleinere Projekte sowie Microsoft SharePoint für umfangreiche Vorhaben. Beide Anwendungen bieten eine Vielzahl an Funktionen, die über das einfache Archivieren deutlich hinausgehen. Weitere Anregungen finden Sie in der Seminararbeit von Manuel Kraus in openPM.
  • Geben Sie Ihren Dokumenten einen sprechenden Namen. Bereits in der Dateiablage und ohne das Dokument öffnen zu müssen, sollte deutlich werden, in welcher Projektphase, von welchem Teilprojekt und zu welchem Thema das Dokument erstellt wurde. Idealerweise fügen Sie dem Namen ein Kürzel hinsichtlich der Versionierung zu. So sind alle Zugriffsberechtigten informiert, welche Datei als die letzte und aktuell finalisierte offiziell gilt.
  • Sie müssen nicht jeden Fehler selber machen, um daraus zu lernen. Stöbern Sie in den Projektdokumenten anderer Kollegen. Lernen Sie von ihnen und leiten Sie Erkenntnisse für Ihre eigene Projektarbeit daraus ab.

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Über den Autor

Werner Plewa
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