Projektplan erstellen: mehr Übersicht im Projekt

Im amerikanischen Spielfilm „Ein einfacher Plan“ finden drei Freunde tief im verschneiten Wald ein abgestürztes Flugzeug. Hinter dem toten Piloten liegt eine Reisetasche, prall gefüllt mit Hundertdollarscheinen. Offensichtlich handelt es sich um Bündel schmutzigen Geldes. „Niemand weiß etwas, außer uns“. Die Freunde beschließen, die mehr als vier Millionen Dollar bis zur Schneeschmelze im Frühling aufzubewahren, bis Waldläufer die Maschine entdecken. Ihr Plan: „Wenn das Flugzeug gefunden wurde, teilen wir das Geld und verschwinden.“ Doch es kommt anders: Der Plan funktioniert nicht. Sie versuchen, ihren Fund zu vertuschen, und verstricken sich mehr und mehr in Schwierigkeiten, bis sie selbst zu Verbrechern werden. Die Handlung des 1998 veröffentlichten Films sprang mir in den Kopf, als ich Inhalte für diesen Blogbeitrag sammelte. Einverstanden, die Geschichte fühlte sich übertrieben an. Doch es blieb die Frage zurück: Was ist ein guter Plan?

"Projektmanagementplan ist ein Begriff aus dem Projektmanagement. Das Dokument, das beschreibt, wie das Projekt ausgeführt, überwacht, gesteuert und abgeschlossen wird. Die DIN 69905 bezeichnet den Projektplan allgemein als "Gesamtheit aller im Projekt vorhandenen Pläne"."

Der Projektplan beinhaltet eine Reihe von Managementplänen, die notwendig sind, um ein Projekt erfolgreich auszuführen, zu überwachen, zu steuern und abzuschließen. Doch welche gehören dazu? Auf der Suche nach Antworten wird man im PMBOK^® Guide des PMI^® fündig:

• Anforderungsmanagementplan
• Terminmanagementplan
• Kostenmanagementplan
• Qualitätsmanagementplan
• Ressourcenmanagementplan
• Kommunikationsmanagementplan
• Risikomanagementplan
• Beschaffungsmanagementplan
• Stakeholdermanagementplan

Der Projektplan ist so einzigartig, wie es Projekte sind. Das heißt, nicht jedes Projekt benötigt jeden der aufgeführten Teilpläne. Das hängt selbstverständlich von der Art des Projektes, dessen Umfang und Komplexität ab. Der PMBOK^® Guide, ein wichtiges Nachschlagewerk für Projektmanager, empfiehlt, mindestens Pläne zu Inhalt und Umfang, Dauer und Kosten zu verwenden.

Der PMBOK^® Guide, herausgegeben vom Project Management Institute, widmet dem Projektplan einen eigenen Prozess im Wissensgebiet 4 „Integrationsmanagement in Projekten“. Hier die kompakte Zusammenfassung zu den wichtigsten Inhalten:

• Das Projekt muss formal gestartet werden, sodass der Projektplan offiziellen Charakter erhält und ein verbindliches Dokument für alle Projektbeteiligten darstellt.

• Der Projektplan „integriert und konsolidiert alle untergeordneten Managementpläne und Basispläne sowie sonstige, für das Management des Projektes notwendigen Informationen“. Das bedeutet: Er besteht aus mehreren Komponenten, zu denen Informationen aus den Wissensgebieten Inhalt, Budget, Zeit, Qualität, Risiko, Einkauf, Stakeholdermanagement, Kommunikation oder Prozessgestaltung zählen.

• Der Projektplan richtet sich in seinen Zielen an übergeordneten Programmen oder Portfolios aus.

• In der Darstellungsform kann er zusammenfassend oder detailliert verfasst sein.

• Der Projektplan wird während der Projektinitiierung entwickelt und in späteren Projektphasen fortgeschrieben. Er ist ein „lebendes Dokument“. Zu Beginn des Projektes ist der Projektplan grob, im späteren Verlauf wird er immer detaillierter. Es ist sinnvoll, ihn inhaltlich flexibel zu gestalten, sodass er auf ein veränderliches Projektumfeld ausgerichtet werden kann.

• Der Projektplan nimmt alle Änderungen während des Projektablaufs auf, prüft und genehmigt Änderungsanträge.

• Der Projektmanagementplan dient zum Überwachen und Steuern des Projektes. So ist der Projektleiter in der Lage, den Fortschritt zu messen.

Schritt für Schritt zum Projektplan mit W-Fragen

Wie am besten anfangen?  Diese 6 W-Fragen helfen Ihnen dabei, die richtigen Fragen zu stellen und die passenden Antworten zu finden, um die oben genannten Teilpläne zu erstellen.

Weshalb?

Was ist der Zweck des Projektes? Gibt es übergeordnete Ziele aus einem Programm oder Portfolio? Gibt es Lessons Learned aus vorherigen Projekten?

Was?

Welche Erwartungen gibt es hinsichtlich des Projektinhaltes? Wie würden Sie den inhaltlichen Umfang des Projektes beschreiben? Wie würden Sie den Umfang von anderen Projekten abgrenzen? Welche Liefergegenstände werden Sie abliefern?

Wer?

Wer ist der Auftraggeber, wer der Projektleiter? Wer gehört zum Projektteam? Welche Entscheidungsgremien gibt es, und aus welchen Teilnehmern setzen sie sich zusammen? Wie werden im Projekt Entscheidungen getroffen? Wer trifft diese, wann und wo?

Wann?

Wann startet das Projekt, wann endet es? Welches sind die wichtigsten Zwischenziele? Kann das Projekt in Phasen eingeteilt werden? Welche zeitlichen Abhängigkeiten gibt es zu anderen Projekten? Welche Vorgänger- und Nachfolgerbeziehungen gibt es?

Wie?

Welche Ressourcen werden benötigt? Gibt es ein öffentliches Interesse am Projekt? Welche Stakeholder gibt es, wie einflussreich sind sie? Welche Risiken erwarten Sie? Welche Vermeidungsstrategien bieten sich an? Welchen Anspruch hinsichtlich Produkt- und Prozessqualität verfolgen Sie? Welche Kriterien wollen Sie nutzen, um die Umsetzung dieses Anspruches messen zu können? Welchen Budgetbedarf hat das Projekt? Wie werden Ressourcen allokiert, sodass sie rechtzeitig zur Verfügung stehen? Wie wollen Sie kommunizieren? Wo finden Projektmitarbeiter und Stakeholder Informationen?

Womit?

Welches Vorgehensmodell (Wasserfall, agil, oder hybrid) wäre das Passende, um das Projekt zum Erfolg zu führen?

1. Wenn Sie den Projektplan erstellen, können Sie den Input unterschiedlicher Quellen nutzen

In der Praxis hat sich bewährt, die Beteiligten in einem persönlichen Gespräch zu befragen: Auftraggeber, Team, Stakeholder, Fachexperten, Kunden und Nutzer oder Linienverantwortliche. Hilfreich in einem ersten Meeting sind Kreativitätstechniken wie Brainstorming. Geben Sie Ihren Co-Autoren Gelegenheit, den Projektplan nach der Fertigstellung gegenzulesen.

2. Nutzen Sie den Arbeitsstrukturplan, um den Projektinhalt zu entwickeln

Identifizieren Sie für alle Arbeitspakete die benötigten Ressourcen hinsichtlich Zeit, Geld und Manpower. Berücksichtigen Sie Abhängigkeiten wie Vorgänger- und Nachfolgerbeziehungen. Entwickeln Sie den kritischen Pfad Ihres Projektes. Analysieren Sie Risiken. Legen Sie den Qualitätsanspruch Ihres Projektes fest.

3. Nutzen Sie den Projektplan für Ihre Projektarbeit

Wenn er nach dem Erstellen in irgendeiner Ablage schlummert, nützt er Ihnen wenig. Was müssten Sie ändern, damit der Projektplan Sie beim Managen Ihres Projektes unterstützt?

4. Zeigen Sie die Abhängigkeiten zu anderen Programmen und Projekten auf

Weisen Sie auf limitierte Ressourcen hin (falls es diese gibt).

5. Erstellen Sie ein Management Summary

Der Projektplan ist ein formales Dokument und abhängig von der Größe und Wichtigkeit Ihres Projektes. Die formale Unterlage kann schwer lesbar sein, da sie gespickt ist mit Daten und Fakten. Erleichtern Sie allen Projektbeteiligten den Zugang, indem Sie ein Management Summary erstellen. Fassen Sie darin die wichtigsten Aussagen kompakt zusammen. Formulieren Sie für jedes Kernthema einen aussagekräftigen Satz.