Stakeholdermanagement: 7 Tipps für die Praxis

In dem vor zweieinhalbtausend Jahren in China verfassten Buch „Die Kunst des Krieges“ schreibt der Autor Sunzi: „Wenn du den Feind und dich selbst kennst, brauchst du den Ausgang von hundert Schlachten nicht zu fürchten.“ Nun ist das Projektumfeld kein Kriegsschauplatz, sollte es jedenfalls nicht sein. Und doch kann der Projektleiter von Sunzi lernen, wie er sein strategisches Ziel, das Projekt zum Erfolg zu führen, erreicht. Das bedeutet für Sie: Identifizieren Sie gleich von Beginn des Projektes Ihre Stakeholder. Dann wissen Sie, wer die Betroffenen und Beteiligten sind und wie diese zu Ihrem Projekt stehen. Im gleichen Zuge erfahren Sie während der Auseinandersetzung mit Ihrem Projektumfeld mehr über sich selbst. Wo Sie sich sehen und wo Sie andere sehen. Wie sieht ein effektives Stakeholdermanagement aus?

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Ihre Stakeholder sollten wissen, welche Ziele Sie als Projektleiter verfolgen und welche Liefergegenstände zum Abschluss des Projektes fertiggestellt sein werden.

"Sorgen Sie für Transparenz, kommunizieren Sie Projektvision und -ziel an Ihre Stakeholder."

Laden Sie die Betroffenen und Beteiligten zum Projekt-Kick-off ein. Sorgen Sie dafür, dass jedem klar ist, welche Rolle Sie ihm zugedacht haben. Holen Sie seine Zustimmung ein. Gegenüber mächtigen und einflussreichen Stakeholdern ist es sinnvoll, das persönliche Gespräch zu suchen. Erkunden Sie deren Interesse und Einstellung zu den Projektzielen. Nutzen Sie den Besuch auch, um sich und ihr Projekt zu präsentieren. Stakeholdermanagement bedeutet, Klarheit zu schaffen.

Einer der Schritte im Stakeholdermanagement ist das Planen von Maßnahmen. In der Planung legen Sie fest, wie Sie die wichtigsten Akteure für Ihre Mission gewinnen wollen. Auch legen Sie dort fest, wie Sie mit schwierigen Kollegen, Auftraggebern und Kunden umgehen wollen. Erstellen Sie den Plan nicht allein, sondern binden Sie Ihr Team ein. Bleiben Sie nach der Planung nicht stehen, sondern kontrollieren den Erfolg in regelmäßigen Abständen. Prüfen Sie, insbesondere nach signifikanten Änderungen der Rahmendaten Ihres Projektes, ob die Planungen aktuell und zeitgemäß sind. Falls nicht, scheuen Sie sich nicht, den Plan zu justieren. Stakeholdermanagement bedeutet Planungsarbeit.

Es ist nicht ungewöhnlich, während der Projektarbeit auf Ablehnung zu stoßen. Was wäre zu tun? Zunächst ist es gut, die ablehnende Arbeitshaltung genauer zu lokalisieren. Das ist sehr viel besser, als wenn Stakeholder ihre „Hidden-Agenda“ verfolgen, auf die Sie nicht reagieren können. Versuchen Sie, die Ursachen der Ablehnung aufzuspüren. Sind es Ängste oder Sorgen des Stakeholders, die das Projekt verursacht? Ist es der Verlust von Einfluss? Wenn Sie den Grund kennen, können Sie, im Rahmen Ihrer Möglichkeiten, darauf reagieren. Für effektives Stakeholdermanagement gilt: Verhalten Sie sich unangenehmen Zeitgenossen gegenüber offen und freundlich. Und wenn es sehr schwerfällt, könnte dieser praktische Gedanke helfen: sich höflich zu verhalten, ist nicht nur ein netter Zug – es kann für Sie auch sehr nützlich sein.

Panta rhei, alles fließt. Besonders im klassischen Projektmanagement erscheinen Änderungen als störende Eingriffe im Projektablauf. Doch sie lassen sich nicht vermeiden. Idealerweise rief der Projektleiter bereits vor den anstehenden Änderungen ein Changemanagement-System ins Leben. So ist allen Beteiligten rechtzeitig klar, wie sie mit Änderungen an Projektinhalt, -Zeit und -geld umgehen werden. Jede signifikante Änderung sollte zunächst grob auf ihren Einfluss auf das Projekt abgeklopft werden. Diese ersten Schätzungen wären für die Stakeholder für eine Richtungsentscheidung in geeigneter Weise aufzubereiten. Ziel ist, ihnen transparent darzustellen, welche Konsequenzen die Realisierung der Änderung nach sich ziehen würde. Erst wenn sich die mächtigsten und einflussreichsten Stakeholder ein Bild machen konnten und das weitere Vorgehen abgestimmt haben, initiieren Sie detailliertere Untersuchungen. So können Sie in Ihrem Projekt vorausschauend und ressourcenschonend vorgehen. Stakeholdermanagement bedeutet Änderungsmanagement.

Wer setzt sich durch?
Projekte zu managen ist mehr als planen, organisieren, steuern und kontrollieren. Projekte managen bedeutet auch, wesentliche Machtverhältnisse zu erkennen, geschickt zwischen Parteien zu navigieren oder an Informationen zu gelangen, die für die Projektarbeit notwendig sind. Aus dieser Perspektive gesehen, ist ein Projekt ein soziales System. Damit besitzt es eine politische Dimension. Sich im Projekt politisch zu verhalten heißt, die Sichtweise anderer besser zu verstehen, ihnen praktische Lösungen anzubieten, aber trotzdem das zu erhalten, was für das Erreichen des Projektzieles notwendig ist. Doch bei allem politischen Geschick und Lavieren: Der Projektleiter muss an der passenden Stelle das sagen, was zu sagen ist. Er muss Stellung beziehen. Sonst wird seine Reputation darunter leiden und er wird gegenüber seinen Stakeholdern unglaubwürdig. Stakeholdermanagement verlangt nach politischem Geschick.

Projektmarketing wird insbesondere für technische Projektleiter als überflüssig abgetan und zur Seite geschoben. „Wieso darüber reden? Sieht doch jeder, dass wir gut sind!“ Dabei können ein knackiger Projektname, ein aussagekräftiges Logo und regelmäßige Newsletter an alle Stakeholder viel Nutzen stiften. Für das Team kann es sehr motivierend sein, wenn sie sich an der Suche nach einem Projektnamen beteiligen dürfen. Loben Sie einen Wettbewerb aus, an dem die Betroffenen und Beteiligten teilnehmen. Prämieren Sie abschließend die besten Vorschläge. Stakeholdermanagement bedeutet Mehrwert für Ihre Stakeholder schaffen: Sorgen Sie dafür, dass sie immer als erstes mit wichtigen Informationen versorgt werden. Bieten Sie handwerkliches Projektmanagement Know-how an. Erklären Sie mit einfachen Worten eine in Ihrem Projekt häufig benutzte Methode. Veröffentlichen Sie sie auf der internen Website. Richten Sie Ihre Projektkommunikation nach den Bedürfnissen Ihrer Zielgruppe aus.
Bieten Sie Informationsveranstaltungen an. Versenden Sie Newsletter, in denen Sie nicht nur über das Projekt, sondern auch über die Menschen, die dort arbeiten, berichten. Möglicherweise geht ein Projektmitarbeiter einem ausgefallenen Hobby nach. Berichten Sie darüber. Wenn ein neues Teammitglied zu Ihrem Projekt stößt, verwenden Sie einen „On-Boarding-Foliensatz“, in dem alle wesentlichen Rahmendaten des Projektes aufgeführt sind. Den können Sie auch an interessierte Stakeholder versenden. Und abschließend: Gehen Sie davon aus, dass Sie mit Ihrem Projekt, dass das Ziel hat, Neues zu schaffen, im Zentrum der Wahrnehmung stehen. Sorgen Sie deshalb für eine positive Außenwirkung. Stakeholdermanagement bedeutet auch Selbstmarketing.