So erstellen Sie ein Projektmanagement-Handbuch

Handbücher, die Wissen zu einem Thema kompakt darstellen, gibt es zu jedem erdenklichen Thema und für jede Gelegenheit. Hier sind einige Beispiele:

1. „Die Kunst des Krieges“ von Sun Tzu: Eine alte chinesische, militärische Abhandlung, deren zeitlose Ratschläge zu Strategie und Taktik noch heute gelehrt und gelernt werden.
2. „Lists of Note: Aufzeichnungen, die die Welt bedeuten“ von Shaun Usher: Seit der Mensch schreibt, erstellt er alle möglichen Arten von Listen, auch mit dem Ziel, dem Durcheinander in der Welt Struktur und Sinn zu geben.
3. „Per Anhalter durch die Galaxis“: Band 1 der fünfbändigen „Intergalaktischen Trilogie“ von Douglas Adams: Obwohl es sich nicht um ein traditionelles Handbuch handelt, weist dieses satirische Science-Fiction-Buch die Leser humorvoll an, wie sie mit ein wenig Respektlosigkeit und Witz durch das Universum navigieren können.
4. „Deutsch! Das Handbuch für attraktive Texte“ von Wolf Schneider: Das perfekte Tag-für-Tag-Handbuch und die Stillehre für alle Schreiber.

Warum ich Ihnen diese kleine Liste zusammengestellt habe? Weil die einzelnen Beispiele sehr gut illustrieren, worauf es beim Schreiben eines guten Projektmanagement-Handbuchs ankommt.

Ein Projektmanagement-Handbuch ist ein Fachbuch zum Lernen und Nachschlagen für Projektarbeiter. „Frischlinge“ wie auch „alte Hasen“ im Projektmanagement finden hier wertvolle Informationen zum Initiieren, Planen, Ausführen, Überwachen und Steuern sowie das Abschließen ihres Projektes. Idealerweise enthält das Projektmanagement-Handbuch Vorlagen, Checklisten und Fallbeispiele, um konkrete Hilfestellungen zu geben. Der Zweck des Handbuches ist, einen standardisierten Ansatz für das Projektmanagement bereitzustellen, und es verfolgt das Ziel, die Qualität der Projektergebnisse innerhalb einer Organisation zu verbessern.

Die Gründe, warum es sinnvoll ist, ein Projektmanagement-Handbuch zu nutzen, sind vielfältig:

1. Konsistenz: Das Handbuch trägt dazu bei, dass alle Projekte innerhalb einer Organisation konsistent organisiert werden. Dafür sorgt das Festlegen von Prozessen, Verfahren und Vorlagen, die alle den gleichen Standards folgen.
2. Effizienz: Gemeinsame Prozesse, Verfahren und Vorlagen können Zeit sparen. So muss „das Rad nicht neu erfunden werden“.
3. Standardisierung: Sorgt dafür, dass Vorschriften und Standards zum Tragen kommen.
4. Wissensaustausch: Verwendet eine gleiche Sprache und Fachterminologie und erleichtert auf diesem Wege den Austausch von Wissen insbesondere zu neuen Projektmitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Auf diesem Wege werden ihnen ein klares Verständnis der Projektmanagement-Kultur und deren Werte in der Organisation vermittelt.
5. Risikomanagement: Hilft durch seine Richtlinien, Risiken rechtzeitig zu identifizieren und deren Auswirkungen zu vermeiden oder zu reduzieren.

Das Projektmanagement-Handbuch ist ein Leitfaden für die Prinzipien, Prozesse und Praktiken des Projektmanagements und adressiert Auftraggeber,

Projektverantwortliche, Teammitglieder und Stakeholder. Der Inhalt des Handbuchs orientiert sich an der Charakteristik der Organisation, der Branche und der Art und Größe ihrer Projekte.

Struktur eines Projektmanagement-Handbuchs

Ein typisches Projektmanagement-Handbuch, welches ein traditionelles Vorgehensmodell beschreibt, könnte aus dieser Struktur bestehen:

1.    Einführung

1.1.    Zweck und Umfang des Handbuchs

1.2.    Überblick über das Projektmanagement

1.3.    Projektmanagement-Methoden

2.    Projektinitiierung

2.1.    Definition von Projektzielen

2.2.    Identifikation von Stakeholdern

2.3.    Erstellen eines Projektauftrags

2.4.    Durchführung von Machbarkeitsstudien

2.5.    Entwicklung eines Wirtschaftsplans

3.    Projektplanung

3.1.    Erstellen eines Projektplans

3.2.    Definieren des Projektumfangs

3.3.    Erstellen eines Projektstrukturplans (PSP)

3.4.    Identifizieren von Projektressourcen

3.5.    Entwicklung eines Projektzeitplans

3.6.    Planung des Risikomanagements

3.7.    Change-Management-Prozesse

4.    Projektabwicklung

4.1.    Projektteam organisieren

4.2.    Qualitätssicherung und -kontrolle

4.3.    Beschaffungsmanagement

4.4.    Kommunikationsmanagement

4.5.    Statusberichte

4.6.    Stakeholder-Management

5.    Projektüberwachung und -Steuerung

5.1.    Leistungsmessung und -verfolgung

5.2.    Varianzanalyse

5.3.    Änderungssteuerung

5.4.    Risikomanagement

5.5.    Ertragswertmanagement

6.    Projektabschluss

6.1.    Durchführung von Projektüberprüfung und -evaluierung

6.2.    Einholung der Abnahme

6.3.    Abschluss von Projektverträgen

6.4.    Archivierung der Projektdokumentation

6.5.    Lessons Learned

7.    Projektmanagement-Tools und -Techniken

7.1.    Gantt-Diagramme

7.2.    Netzwerkdiagramme

7.3.    Analyse kritischer Pfade

7.4.    Ressourcenallokation

7.5.    Risikomanagement-Tools

7.6.    Qualitätsmanagement-Tools

8.    Projektmanagement in der Praxis

8.1.    Fallstudien

8.2.    Best Practice

8.3.    Häufige Herausforderungen und Fallstricke

8.4.    Tipps für den Projekterfolg

9.    Glossar der Projektmanagement-Begriffe

10.    Referenzen

11.    Bibliografie

12.    Anhänge

Schreiben ist Handwerk. Jede und jeder kann das Verfassen guter Texte erlernen. Das gilt auch für ein professionelles Projektmanagement-Handbuch. Den wohl wichtigsten Rat lieferte Wolf Schneider, deutscher Journalist und einer der bekanntesten Sprachstillehrer Deutschlands: „Einer muss sich quälen, entweder der Schreiber oder der Leser.“

Hier sind einige Hinweise, wie Sie Ihre Schreibarbeiten organisieren können und wie Sie mit attraktiven Texten Ihre Leserinnen und Leser besser erreichen können:

• Entwickeln Sie zuerst eine Kernbotschaft. Idealerweise besteht sie nur aus einem Satz. Diese Botschaft wird Ihnen beim Schreiben helfen, sich nicht zu verzetteln.

• Definieren Sie den Zweck Ihres Handbuches: Wollen Sie eine Einführung von Projektmanagementkonzepten für Anfänger oder die Bereitstellung von Anleitungen für erfahrene Fachleute oder den Austausch von Best Practices in einer bestimmten Branche darstellen? Es ist ratsam, sich zu fokussieren.

• Identifizieren Sie Ihre Zielgruppe: Wollen Sie neue Kolleginnen und Kollegen erreichen? Oder eher – mit unternehmensinternen Abläufen vertraute – Praktiker und Führungskräfte? Welche Erfahrungen und Vorkenntnisse im Projektmanagement setzen Sie bei Ihren Leserinnen und Lesern voraus?

• Erstellen Sie vor dem Schreiben eine Gliederung. Sie hilft Ihnen, Ihre Arbeit zu strukturieren. Wichtiger sind jedoch Ihre Leser: Diese sollen sich schnell im Textorientieren können.

• Starten Sie Ihre Recherche unternehmensintern, um Material zu sammeln. Dazu gehören alle Arten von Medien wie Podcasts, Videos oder Blogbeiträge. Suchen Sie im Intranet nach Fachbeiträgen, Richtlinien, Stellenbeschreibungen, Mitarbeiterhandbüchern, Schulungsunterlagen, Leistungsbeschreibungen oder Blogposts. Befragen Sie Ihre Kollegen.

• Weiten Sie Ihre Suche aus: Literatur, Branchenberichte, Websites etablierter Weiterbildungsträger und Fachverbände, Social Media. Nutzen Sie (Online-)Bibliotheken. Nehmen Sie an Konferenzen, Workshops und Webinaren teil, um über die neuesten Trends und Best Practices im Projektmanagement auf dem Laufenden zu bleiben.

• Entwickeln Sie Inhalte: Schreiben Sie jedes Kapitel und jeden Abschnitt gemäß der Gliederung. Orientieren Sie sich beim Schreiben an der Kernbotschaft und überprüfen Sie, ob Ihr Text etwas zur Kernbotschaft beiträgt. So stellen Sie sicher, dass Sie nicht aus dem Thema diffundieren.

• Verwenden Sie eine klare und prägnante Sprache. Vermeiden Sie Jargon oder Fachbegriffe, die Ihre Zielgruppe nur schwer versteht.

• Verwenden Sie Beispiele, Fallstudien und Tipps aus der Praxis und gestalten Sie die Inhalte bildhaft. So lassen sie sich besser merken.

• Vermeiden Sie Worthülsen und Füllwörter. Streichen Sie in Ihren Sätzen Wörter wie ja, halt, auch, doch, schon, denn, etwa, nur, bloß, eben, mal, gar, ruhig, eigentlich, eh, nun, erst mal, gleich, zumindest, wohl, durchaus, sicher. Hat sich der Inhalt des Satzes verändert? Wenn nicht, lassen Sie besagte Wörter weg.

• Schreiben Sie aktiv und verzichten Sie auf Passivkonstruktionen.

• Verwenden Sie in Ihren Fallstudien Szenen und bauen Sie Dialoge ein.

• Nutzen Sie kurze Wörter, starke Verben und wenig Adjektive.

• Sobald Ihr erster Entwurf steht, überprüfen und überarbeiten Sie ihn in mehreren Durchgängen. Lassen Sie Ihren Text von Kollegen oder Lektoren auf Rechtschreibung und Grammatik Korrektur lesen.

• Überprüfen Sie die Inhalte des Projektmanagement-Handbuchs regelmäßig auf Aktualität. Das ist wichtig, um beispielsweise auf geltende Richtlinien und Verfahren hinzuweisen.

• Wenn Sie eine neue Version Ihres Projektmanagement-Handbuchs veröffentlicht haben, informieren Sie Ihre Leser proaktiv.