Audit – „Gesundheitscheck“ für Ihr Projekte

Audits im Projektmanagement überprüfen die Prozesse und decken Schwachstellen auf. Sie sollen dem Projektleiter, Projektteam und anderen Stakeholdern helfen, die Qualität der Projektarbeit zu verbessern.

Audits liefern Material für das kontinuierliche Lernen und somit die Basis, um die Projektarbeit zu optimieren.

Der PMBOK^®-Guide des Project Management Institutes beschreibt den Begriff Qualitätsaudit im Projektmanagement so: „[…] ein strukturierter, unabhängiger Prozess, um festzustellen, ob Projektvorgänge mit den Vorschriften, Prozessen und Verfahren der Organisation und des Projektes in Einklang sind.

Ein Qualitätsaudit wird in der Regel von einem Team durchgeführt, das nicht am Projekt beteiligt ist, so z. B. die interne Auditabteilung der Organisation oder ein organisationsexterner Prüfer.“

Ziele eines Projekt-Audits

Das Audit im Qualitätsmanagement verfolgt diese Ziele:

• Verfahren sowie erprobte Methoden und Maßnahmen identifizieren, die helfen, Abläufe im Projekt zu verbessern

• Fehler, Mängel und Lücken im Projektablauf lokalisieren

• Sich mit anderen Projekten austauschen, die vor ähnlichen Herausforderungen standen und Methoden und Verfahren erfolgreich verwendet haben

• Projekte proaktiv unterstützen mit dem Ziel, die Abläufe zu optimieren

• Die Ergebnisse von Audits und damit die gesammelten Erfahrungen dokumentieren und archivieren

• Ressourcenbedarf wie Kosten und Zeit reduzieren

• Akzeptanz des Produktes oder des Service beim Kunden erhöhen
  
  

Neben dem Qualitätsmanagement ist das Audit als Methode und Werkzeug in weiteren PMI-Wissensgebieten zu finden. Dazu zählen das Risikomanagement sowie das Beschaffungsmanagement.

• Wie im Qualitätsmanagement überprüfen Audits im Risikomanagement die Wirksamkeit von Prozessen. Ihr Zweck ist, Schwachstellen bei der Risikobewertung aufzudecken.

• Beschaffungsmanagement: Auch in diesem Wissensgebiet schaffen Audits als Werkzeug und Methode Aufklärung über den „Gesundheitszustand“ des Projekts.
  
  Die Auditoren decken Schwachstellen, Fehler und Mängel in den Beschaffungsprozessen auf, z. B. in der Gestaltung von Verträgen. Sie sorgen dafür, dass die benötigten Unterlagen und Prozesse vollständig, fachlich korrekt und detailliert ausgestaltet sind.
  
  Der Projektleiter ist dafür verantwortlich, dass Rechte und Pflichten im Zusammenhang mit Audits in den Beschaffungsverträgen fixiert sind.
  
  Die Ergebnisse und Beobachtungen innerhalb der Audits sind der Projektleitung des Käufers oder des Lieferanten vorzulegen. Sie bilden die Basis, um bei Bedarf Anpassungen im Beschaffungsmanagement vorzunehmen.

Das PMBOK^® führt eine Reihe wertvoller Methoden und Werkzeuge für das Projektmanagement auf. Audits sind für Qualität, Risikobewertung und Beschaffung kategorisiert.

• Verantwortlichkeit: Je nach Größe, Komplexität und Wichtigkeit des Projektes, gestaltet sich die Initiierung des Audits. Entweder veranlasst die Projektleitung selbst die Durchführung des Audits oder Bereichsleitung, Geschäftsführung oder Konzernvorstand geben den Anstoß. In der Regel beauftragen sie einen unabhängigen Projektauditor, denn dieser behält den unparteiischen Blick auf die Ergebnisse der Überprüfung.

• Zeitpunkt auswählen: Der Auditor legt fest, ob das Audit zu einem vorher fixierten Zeitpunkt oder für den Überprüfenden „spontan“ durchgeführt werden soll. Vorher festgelegte Termine könnten mit dem Abschluss des Projektes oder einer Projektphase zusammenfallen. Doch auch wenn die Prüfer unangekündigt erscheinen, ist das von Vorteil. Denn so erhalten sie einen unverstellten Blick auf den Status quo des zu überprüfenden Projektes. Insbesondere wenn vermieden werden soll, dass involvierte Personen Einfluss nehmen, z. B. beim Einkauf von Material oder Lizenzen.
  
  Ähnliches gilt auch für das Überprüfen der Beteiligten, z. B. beim Testen von Produkten und Services. Auch regelmäßige, geplant stattfindende Qualitätsaudits sind sinnvoll. Denn der immer näher rückende Stichtag motiviert Betroffene, sich stärker mit dem Thema auseinanderzusetzen, und mobilisiert ungeahnte Kräfte, dem Qualitätsaspekt mehr Aufmerksamkeit zu schenken. Die Vorbereitungen auf den Stichtag steigern kontinuierlich die Qualität der Projektprozesse. Denn mit ihnen werden auftauchende Mängel beseitigt. Auf diese Art und Weise halten Projektleiter und Team das Projekt „fit“.
  
  Doch unabhängig von Stichtag oder unangekündigter Revision, der Projektleiter selbst sollte regelmäßige Reviews initiieren und nicht warten, bis der „Arzt“ kommt. Das kann er im Rahmen eines Lessons-Learned-Verfahrens oder einer Retrospektive organisieren. Er lokalisiert Schwächen und Mängel und kümmert sich um deren Beseitigung. Die gesammelten Erfahrungen lässt er in nachfolgende Projekte oder Projektphasen einfließen. Im Ergebnis: überschaubarer Aufwand, großer Nutzen.

• Schlüsselthemen extrahieren: Was sind Gegenstände der Untersuchungen? Schlüsselthemen für ein Audit bieten insbesondere die Komponenten des „magischen Dreiecks“ des Projektmanagements. Dazu gehören die Prozesse rund um Budget, Zeit, Inhalt und Qualität. Doch auch andere Schlüsselthemen bieten sich an: Stakeholdermanagement, Führung oder die Zusammenarbeit mit Lieferanten.
  
  Eine allgemeine Empfehlung ist schwierig, die Themenauswahl erfolgt stets projektspezifisch. Die zu untersuchenden Bereiche sind inhaltlich flexibel, insbesondere wenn sich während des Audits Erkenntniszuwachs einstellt und sich daraus weitere Schwerpunkte ergeben.
  
  Allerdings muss der Auditor aufpassen, dass er den ursprünglichen Auftrag nicht aus den Augen verliert. Zeigt sich, dass weitere und detailliertere Untersuchungen unabdingbar werden, benötigt er die Zustimmung des Auftraggebers, um sich mit diesen neuen Themen beschäftigen zu können. Abhängig vom Aufwand trennt er die neuen Untersuchungen vom ursprünglich initiierten Verfahren ab.

• Untersuchungsergebnisse dokumentieren: Die Ergebnisse des Audits sind durch den Auditor schriftlich festzuhalten. Ein entsprechendes Dokument könnte sich aus diesen Bestandteilen zusammensetzen: Ziele des Audits, Qualifikation der Akteure und Gremien, Kosten, Termine, Durchführung und Ergebnisse.
  
  Idealerweise stellt der Auditor in dem Dokument eine „Management Summary“ an den Anfang. Somit bekommen Entscheider vorab eine kompakte Übersicht über die wichtigsten Untersuchungsergebnisse.