Qualität im Projektmanagement: erfolgreiche Qualitätssicherung im Projekt!

Güte- und Qualitätssiegel findet man auf beliebigen Produkten und Services. Hier ist eine kleine Auswahl: CE-Kennzeichen, TÜV Rheinland, Bayerische Kartoffel, RAL-Gütezeichen und viele andere mehr.

Im Projektmanagement geht es oft darum, Meilensteine termingerecht zu erreichen, ein bestimmtes Budget nicht zu überschreiten oder eine definierte Prozess- und Produktqualität einzuhalten.

Immer geht es darum, exzellente Produkte oder Services bereitzustellen. Und immer geht es darum, den Erfolg des Unternehmens zu optimieren, dessen Ruf zu verbessern und seine Kunden zufriedenzustellen.

Ein Blick auf das magische Dreieck des Projektmanagements zeigt: Qualität verbindet die Elemente Zeit, Ressourcen (Geld und Personal) sowie den Projekt-Scope miteinander und ist damit eine wesentliche Komponente im Projektmanagement.

Qualitätssicherung im Projektmanagement bedeutet:

• hochwertige Liefergegenstände zu erzeugen
• Qualitätskriterien zu erfüllen
• Prozesse und Standards zu nutzen und zu etablieren
• Vertrauen zu Kunden aufzubauen
• Motivation bei Auftraggebern, Projektleitung, Projektmitarbeitern und Stakeholdern zu erhöhen

Kennen Sie diese kleine Geschichte? „Ein Spaziergänger trifft in einem Wald auf einen Holzfäller, der mühsam versucht, mit seiner stumpfen Axt einen Baum zu fällen. Er tritt an ihn heran und fragt: ‚Aber guter Mann, Ihre Axt ist ja ganz stumpf. Warum schärfen Sie sie denn nicht?‘ Darauf antwortet der Arbeiter: ‚Dafür habe ich keine Zeit, ich muss doch den Baum fällen …!‘“ (unbekannter Autor)

Was bedeutet diese kleine Szene für Projektleiterinnen und Projektleiter?

Es ist sinnvoll, sich mit dem Thema Qualitätssicherung im Projektmanagement auseinanderzusetzen, obwohl Sie mit folgenden Aussagen konfrontiert werden könnten: Brauchen wir nicht. Kostet zu viel. Habe niemanden, den ich an das Thema dransetzen könnte.

Das heißt, Qualitätssicherung im Projektmanagement wäre sorgsam zu planen.

Was wäre dabei zu beachten und wie würde man geschickt vorgehen?

• Definieren Sie in Ihrem Projekt klare Qualitätsziele. Beschreiben Sie sie (SMART), das heißt spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden. Diese Ziele sollten mit den übergreifenden Zielen Ihres Projektes übereinstimmen.
• Planen Sie die Qualitätssicherung für jede Phase Ihres Projektes. Konkret: Stellen Sie sicher, dass die Qualität von der Projektinitiierung über die Planung, Ausführung, Überwachung bis hin zum Abschluss berücksichtigt wird.
• Definieren Sie Rollen und Verantwortlichkeiten sowie Standards, die Sie nutzen wollen oder müssen, Kontrollpunkte, Messverfahren und Metriken.
• Suchen Sie während der Planungsphase den Kontakt zu Ihren Kunden und besprechen Sie die Qualitätsanforderungen. Orientieren Sie sich an existierenden Qualitätsstandards und, falls es nötig sein sollte, kreieren Sie neue.
• Planen Sie vorausschauend, indem Sie vorbeugende Maßnahmen einsetzen. Damit vermeiden Sie, in Probleme bei der Qualitätssicherung zu rutschen. Am besten erreichen Sie dies durch Prozessverbesserungen, Schulungen und Qualitätskontrollen an kritischen Stellen Ihres Projektes.

Ein Kapitän hält sein Schiff auf Kurs, um den geplanten Hafen mit seiner Fracht zu erreichen. Welchen Kurs steuert eine Projektleiterin oder ein Projektleiter, um das Ziel, eine Qualitätssicherung im Projektmanagement, zu etablieren?

Möglichkeiten ergeben sich auf folgenden Wegen:

• Verwenden Sie passende Werkzeuge: Ishikawadiagramm (Fischgrätendiagramm), Flowchart, Histogramm oder Pareto-Chart, auch ABC-Analyse.
• Weiterbildung: Sorgen Sie dafür, dass die Projektmitarbeiter über Fähigkeiten und Wissen zur Qualitätssicherung verfügen. Dieses kann über das Belegen von Seminaren oder Workshops erreicht werden.
• Kommunikation: Reden Sie über Ihre Qualitätssicherung im Projekt mit Auftraggeber und wichtigen Stakeholdern. Informieren Sie sie über laufende oder geplante Aktivitäten und erreichte Ergebnisse. Somit schaffen Sie Vertrauen und Transparenz im Projekt.
• Erarbeiten Sie gemeinsam mit Stakeholdern, Kunden, Teammitgliedern und Fachexperten Qualitätsstandards und Qualitätserwartungen.
• Sorgen Sie für die Einhaltung von Standards der Industrie und Best Practices.
• Etablieren Sie einen Change-Management-Prozess. Dieser managt Änderungen, wie zum Beispiel am Projektauftrag und den Projektzielen. Er beinhaltet auch das Bewerten der Änderungen und hilft somit, Auswirkungen einschätzen zu können und Entscheidungen zur Umsetzung treffen zu können.
• Kümmern Sie sich aktiv um die kontinuierliche Prozessverbesserung.
• Etablieren Sie ein effektives Risikomanagement. Finden Sie Risiken, bewerten Sie diese und entwickeln Strategien, sodass Ihr Projekt keinen Schaden nimmt. Überwachen Sie die initiierten Maßnahmen zur Risikovermeidung oder Risikoabwehr regelmäßig.
• Pflegen Sie den „Blick in den Rückspiegel“. Mit regelmäßigen Lessons-Learned-Meetings fördern Sie die Kultur in Ihrem Projekt. Nutzen Sie Ihre Erkenntnisse und die Ihrer Teammitglieder aus früheren Projekten. Teilen Sie Erkenntnisse und Best Practices innerhalb der Organisation.
• Dokumentieren Sie Prozesse, Standards, Audits und Verbesserungen, um Nachweise für die Erreichung der Qualitätsanforderungen zu erhalten.

Im Text oben hatte ich die Bezeichnungen einiger Qualitätssiegel aufgeführt, um zu illustrieren, dass Qualitätssicherung in allen Branchen aller Größen üblich und sinnvoll ist. Besitzer dieser Zertifikate präsentieren diese stolz auf ihren Produkten oder Dienstleistungen.

So ähnlich verhält es sich mit der Qualitätssicherung im Projektmanagement auch. Dieses Vorhaben ist aber nur dann von Erfolg gekrönt, wenn Ihre Bemühungen keine einmalige Aktion darstellen.

Das Realisieren der Qualitätssicherung im Projektmanagement muss in einen immerwährenden Prozess münden.

Welche Möglichkeiten gibt es, um sie dauerhaft zu verbessern?

• Project Health Check: Der PHC ist ein Audit, welches nach einem standardisierten Schema abläuft, jedoch individuell auf die Bedürfnisse des Projektes abgestimmt. Das Audit erfolgt unabhängig, wertschätzend und vertraulich. Ziel ist, mithilfe der Erkenntnisse die Einhaltung von Projektqualität sowie Stärken und Schwächen sichtbar zu machen.
• Qualitätskontrolle: Implementieren Sie Qualitätskontrollprozesse, um Fehler und alles, was nicht der Konformität von Qualitätsansprüchen entspricht, zu identifizieren und zu beheben.
• Kontinuierliche Verbesserung: Fördern Sie eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung innerhalb Ihres Projektteams. Ermutigen Sie die Teammitglieder, Prozessverbesserungen vorzuschlagen und umzusetzen, um die Qualität zu verbessern.
• Entwickeln Sie gemeinsam mit dem Projektteam Metriken und Key Performance Indicators (KPIs), um Fortschritt, Leistung und Erfüllungsgrad von Qualitätsstandards zu messen. Diese Metriken geben Aufschluss über den Gesamtzustand des Projekts und helfen dabei, fundierte Entscheidungen zu treffen.
• Qualitätskontrollprozesse: Etablieren Sie klare Prozesse für die Qualitätskontrolle, um Fehler und Abweichungen von Qualitätsstandards zu identifizieren. Die Qualitätskontrolle ist komplementär zur Qualitätssicherung, da sie sich auf die Erkennung und Behebung von Problemen konzentriert.