1998
2019
2
1
Jahre

ABC-Analyse im Projektmanagement

Mit der ABC-Analyse identifiziert der Projektleiter Kunden, Lieferanten, Produkte, Services oder Funktionen, die den größten Anteil am Projektergebnis haben.

Also jene, die die erste Geige im Projekt-Orchester spielen. Doch er kann auch Misstöne sichtbar machen, die das Projekt aus dem Takt bringen.

In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Merkmale die ABC-Analyse auszeichnen und wie Sie sie für Ihre Projektarbeit nutzen.

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Inhalt

Geschichte der ABC-Analyse

Der General Electric Manager H. Ford Dickie beschrieb 1951 die ABC-Analyse in dem Artikel „ABC Inventory Analysis Shoots for Dollars, not Pennies“. Für seinen Text stützte sich Dickie auf die Entdeckungen von Vilfredo Pareto und Max Otto Lorenz.

Vilfredo Federico Damaso Pareto (1848–1923) – Italiener, Soziologe, Ökonom und Ingenieur – entdeckte, dass sich 80 % vom Grund und Boden seines Heimatlandes im Besitz von 20 % der italienischen Bevölkerung befanden.

Seine Entdeckung trägt heute verschiedene Bezeichnungen:
Pareto-Prinzip, Pareto-Verteilung, Pareto-Gesetz, 80/20-Regel oder 80/20-Prinzip.

Doch trotz unterschiedlichen Bezeichnungen ist der Inhalt immer gleich: „80 % der Ergebnisse können mit 20 % des Gesamtaufwandes erreicht werden“, schreibt Wikipedia.

Das Pareto-Prinzip lässt sich auf verschiedene berufliche und private Bereiche übertragen: 20 % der Kunden sorgen für 80% des Umsatzes oder 20 % Fehler fordern 80 % Testaufwand oder 20 % Fachbücher in meiner privaten Bibliothek werden zu 80 % genutzt.

Der Statistiker und Ökonom Max Otto Lorenz (1876–1959) entwickelte die nach ihm benannte Lorenz-Kurve. Sie illustriert den Anteil einer Merkmalssumme an einer sortierten Grundgesamtheit. Mit ihrer Hilfe können die Ergebnisse der ABC-Analyse dargestellt werden.

Merkmale der ABC-Analyse

In der Materialwirtschaft findet die ABC-Analyse ein großes Anwendungsgebiet. Der Logistiker durchsucht den Lagerbestand, um Artikel mit hoher Lagerdauer zu identifizieren. Sie sind die Kostentreiber.

Andere, wenige Artikel werden stark nachgefragt. Sie sind nur kurze Zeit im Lager vorrätig. Hat der Logistiker die betreffenden Artikel in seinem Lager als „Renner oder Penner“ lokalisiert, muss er für einen kosteneffektiven Bestand sorgen.

Die stark nachgefragten Artikel müssen immer vorrätig sein. Die langsam drehenden Artikel muss er sorgfältig disponieren, denn sie verbrauchen Zeit und Geld, tragen aber wenig zum Ergebnis bei. Aus dieser Perspektive gesehen ist es sinnvoll, die Artikel in Klassen zu ordnen und diesen unterschiedlichen Vorgehensweisen zuzuordnen.

  • Klasse A: Diese Gruppe enthält Artikel mit hohem Umsatzanteil. Sie steuern 80 % des Umsatzes bei. Die Anzahl der Artikel in dieser Gruppe ist niedrig, sie umfassen ca. 10 % bis 15 % des gesamten Artikelumfangs.
  • Klasse B: Die Anzahl der Artikel in dieser Gruppe ist bedeutend größer als in der Klasse A. Dennoch steuern sie nur ca. 15 % des gesamten Umsatzes bei.
  •  Klasse C: Die Anzahl der Artikel in Klasse C hat den größten Anteil, es sind ca. 65 %. Und doch erwirtschaften sie nur 5 % des Gesamtumsatzes.

Die Einteilung in drei Kategorien hat sich in der Wirtschaft etabliert. Doch sie ist eher grob und willkürlich gewählt. Eine andere Klasseneinteilung kann durchaus sinnvoll sein, doch hängt die Wahl von der anstehenden Herausforderung ab.

Der Projektmanager kann vom Logistiker die ABC-Analyse für seine Zwecke adaptieren.


ABC-Analyse im Projektmanagement

Die ABC-Analyse stiftet Mehrwert in vielen Handlungsfeldern. Sie leistet wertvolle Dienste, wenn sich der Projektmanager auf das Wesentliche einer Herausforderung konzentrieren will.

  • Portfoliomanagement: Welche Projekte sind für das Erreichen der Unternehmensziele wesentlich, welche sind es nicht? Welche verbrauchen Ressourcen, ohne nützlich zu sein?
  • Scope Management: Welche sind die wichtigsten Produkte oder Services? Welche sind die wichtigsten Funktionen eines Produkts? Was fragt der Kunde am stärksten nach und was liefert den größten Anteil am Ergebnis?
  • Zeitmanagement: Welche Termine oder Meetings kosten den Projektleiter die meiste Zeit? Welche liefern den größten messbaren Nutzen? Welche Tätigkeiten benötigen viel Zeit, zahlen aber wenig in den Projekterfolg ein?
  • Kostenmanagement: Wo stecken die Kostentreiber?
  • Qualitätsmanagement: Kein Produkt wird fehlerfrei entwickelt, kein Softwarelieferant stellt ein Produkt oder Service ohne Fehler bereit. Aber wenn der Launch näher rückt und die Liste der Fehler wächst und wächst, muss sich der Projektleiter auf das Wesentliche konzentrieren. Denn auch hier gilt: 20 % der Fehler verursachen 80 % der Probleme.
  • Risikomanagement: Möglicherweise verursacht eine Handvoll Ursachen 80 % der Gefahren. Mit der ABC-Analyse geht der Projektleiter den Ursachen auf den Grund. So kann er die Risiken beherrschen.
  • Lieferantenmanagement: Welcher Lieferant oder externe Unterstützer hilft, welchen Projektgewinn zu generieren? Welcher Lieferant verursacht hohen Betreuungsaufwand, steuert jedoch wenig zum Projektergebnis bei?


Wie Sie die ABC-Analyse durchführen

Die ABC-Analyse liefert Antworten auf die Frage: Welche meiner Aktivitäten haben die größten Auswirkungen auf das Ergebnis?

Um Antworten zu erhalten, muss der Projektleiter Informationen analysieren, sortieren und kumulieren.

Dann fasst er die Daten in Gruppen zusammen und stellt abschließend das Ergebnis grafisch dar.

Aus der dann neu entstandenen Perspektive leitet er explizite Handlungen und Strategien ab.

  • Überblick verschaffen: Welches Problem wollen Sie lösen? Verschaffen Sie sich einen Überblick.
  • Identifizieren: Analysieren Sie die betreffenden Einzelelemente. Legen Sie die Dimension, das heißt, die Messeinheit Euro, Anzahl, Stunden usw. der Untersuchungen fest.
  • Daten sammeln: Ermitteln Sie die Einzeldaten und den Gesamtumfang.
  • Sortieren: Sortieren Sie die gesammelten Daten in auf- oder absteigender Reihenfolge.
  • Kulmunieren: Summieren Sie sie.
  • Gruppieren: Legen Sie fest, wie viele Klassen Sie verwenden wollen. Legen Sie fest, an welchen Stellen sie die Grenzen ziehen wollen.
  • Visualisieren: Illustrieren Sie das Ergebnis mithilfe der Lorenz-Kurve.
  • Auswerten: Werten Sie die Daten aus.
  • Handeln: Leiten Sie Strategien ab und legen Sie die nächsten Schritte fest.

Wie Sie im Detail vorgehen, hat Dr. Jürgen Fleig in seinem Beitrag „ABC-Analyse an einem Beispiel erklärt“ auf dem Portal www.business-wissen.de veröffentlicht.

Fazit

  • Mit der ABC-Analyse besitzt der Projektleiter ein einfaches Hilfsmittel, um das Wesentliche vom Unwesentlichen zu trennen.
  • Mit der ABC-Analyse kann er ohne größeren Aufwand komplexe Probleme analysieren.
  • Die gut strukturierte Methode leistet wertvolle Dienste in der Kommunikation mit Stakeholdern. „Ein Bild sagt mehr als tausend Worte.“
  • Der Projektleiter sollte sich auf die A-Elemente konzentrieren. Sie verlangen eine genaue Steuerung und Kontrolle.
  • Die Elemente der B-Klasse haben nicht den exponierten Status wie die der A-Klasse. Jedoch sind sie wichtig. Der Projektleiter sollte sie im Blick behalten.
  • Die Elemente der C-Klasse verlangen weniger eine explizite Strategie. Sie stellen die größte Gruppe, für sie ist ein einheitliches, jedoch effektives Management notwendig.


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Über den Autor

Werner Plewa
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Projektmanager, Experte für berufliche Weiterbildung und Personalentwicklung. Kontaktanfrage gerne auch bei XING:

Werner Plewa