Project Canvas: Alles auf einem Blick. So visualisieren Sie Ihr Projekt!

Manchmal ist es mühsam, den richtigen Anfang zu finden. Der Auftraggeber hat seine Wünsche zwar formuliert, aber auf den zweiten Blick, bleiben mehr Fragen als Antworten zurück. Zu viele Unbekannte sind im Spiel.

Es ist nicht ungewöhnlich, dass der Projektauftrag nur schemenhaft skizziert wurde.

• Wie soll der Projektleiter nun anfangen?
• Wie kann er die einzelnen Fragmente seines Projektes zu einem Großen und Ganzen zusammenfügen?

Eine Struktur muss her. Ein Wegweiser, ähnlich einer Landkarte, mit der der Projektleiter den Weg zum Ziel findet. Besonders in der Initiierungsphase eines Projektes ist Kreativität gefragt. Sich Stück für Stück heranzutasten, ohne die Übersicht zu verlieren. 

Projektleiter lieben Tools, Methoden und Checklisten, um ihr Projekt zu organisieren. Project Canvas unterstützten sie dabei. Es ist eine sehr hilfreiche Methode, da sie die einzelnen Komponenten eines Projektes visualisieren.

Die visuelle Methode basiert auf das Business Model Canvas, welches von Alexander Osterwalder und Yves Pigneur 2008 entwickelt wurde. Ihre Leinwand visualisiert Geschäftsmodelle.

Project Canvas stiften in allen Projektphasen Nutzen. In der Initiierungsphase sind sie besonders hilfreich, denn Fehler, die am Anfang gemacht werden, können im Projektablauf nur mit sehr hohen Aufwand korrigiert werden.

Doch auch in weiteren Projektphasen stiften sie Nutzen, indem sie hilfreiche Informationen bereitstellen. Grundsätzlich gilt:

"Projekt Canvas spiegeln stets den aktuellen Projektstand wider"

Eine feste Bildungsregel für die Elemente auf der Projektleinwand gibt es nicht. Dem Projektleiter und seinem Team stehen es frei, eine für ihren Zweck passende Struktur zu kreieren.

Jedoch sollte der Aufbau simple, die Überschriften der einzelnen Blöcke selbsterklärend und die Inhalte verständlich beschrieben sein – auch für Laien oder Branchenfremden.

11 Projektbausteine im Überblick 

Ein Canvas besteht aus elf Blöcken: Zwei zentrale Projektbausteine umklammern neun weitere. Über allen schweben Sinn und Zweck des Projektes. Der Projektbaustein Zeit liefert das Fundament.

Zeit: Der Faktor Zeit ist dem Projektmanager allgegenwärtig. Dieser Block beinhaltet den groben terminlichen Rahmen wie Start- und Endpunkt des Projektes oder dessen Phasen sowie wesentliche Projektentscheidungen.

Zweck: Dieser Block beinhaltet die Begründung, warum das Projekt initiiert wurde. Er liefert Informationen darüber, wer den Liefergegenstand nutzen und wie sich die Situation für ihn durch diesen verbessert wird.

Zeit und Zweck des Projektes umklammern neun weitere Bausteine:

• Budget: Diese Komponente steht für den ökonomischen Aspekt und beinhaltet Informationen über die finanziellen Mittel des Projektes.

• Team: Es ist sinnvoll, diese Komponente in zwei Bestandteile zu zergliedern. Ein Element beinhaltet die Mitglieder des Kernteams. Dazu zählen der Projektleiter, Teammitglieder, Project Management Office und Auftraggeber. Das andere Element versammelt Personen des erweiterten Kreises. Dazu zählen: Stakeholder, Lieferanten, externe Berater etc.

• Umfeld: Hier trifft sich die Gesamtheit der Kräfte, die das Projekt beeinflussen. Dazu zählen wirtschaftliche, prozessuale, ökologische, gesellschaftliche, psychologische, kulturelle, politische, wirtschaftliche, finanzielle, juristische, vertragliche, organisatorische und technologische Faktoren.

• Meilensteine: Im Projekt dreht sich fast alles und immer um den Faktor Zeit. Dieser Block beinhaltet Informationen, bis wann interne Ziele erreicht werden müssen oder wann wichtige Entscheidungen getroffen werden sollen. Auch der Abschluss wichtiger Zwischenziele könnten hier erfasst werden. Meilensteine sind idealerweise auf einem Zeitstrahl abgebildet.

• Chancen und Risiken: Unbestimmte oder unvorhergesehene Ereignisse können dem Projekt gefährliche Entwicklungen bescheren. Wer weiß, was die Zukunft bringt. Der Projektleiter minimiert die Gefahren durch professionelle Vorbereitungen und generiert Abwehrmaßnahmen. Jedoch lassen sich Risiken grundsätzlich nicht ausschließen.

• Ergebnisse: Welchen Liefergegenstand soll das Projekt bereitstellen? Ist es ein innovatives Produkt, ein neuer Service oder neue Ideen? Notieren Sie die Dinge, wie sie Ihnen im Augenblick erscheinen. Wenn sich neue Erkenntnisse während des Projektablaufes ergeben, müssen Sie das Canvas Element anpassen.

• Qualität: Auch hier ist es sinnvoll, den Block inhaltlich zu zergliedern. Eine Komponente stellt die Prozessqualität, das heißt, wie die Projektarbeit organisiert wird, dar. Die andere Komponente beschreibt die Produktqualität, das heißt, wie die Produktanforderungen erfüllt werden.

• Kunde: Der Kunde ist König.

• Ressourcen: Hierunter zählen Arbeitsmittel, Büroräume, Ausstattungen, Material, Hard- und Software, Lizenzen, externe Aufwände etc.

Leinwände sind dafür geschaffen, an einer Wand zu hängen. Am besten im Büro des Projektleiters oder im Project Management Office - sichtbar und vorzeigbar.

Das großformatige Poster informiert Experten, Routiniers oder Einsteiger über die wesentlichen Bestandteile des Projektes und deren Zusammenhänge. Das schafft Transparenz und fördert die Kommunikation.

Ob in Meetings mit einflussreichen Stakeholdern und Entscheidern oder für das gezielte Projektmarketing, der Überblick hilft dem Betrachter sich zu orientieren.

Das gilt auch für "On-Boarding-Veranstaltungen", wenn neue Mitarbeiter im Projekt starten. Mit dem Canvas finden sie sich schnell zurecht.

Was zu beachten ist

Die Methode ersetzt nicht etablierte Prozesse, wie sie in den Projektstandards IPMA, PMI oder PRINCE2 beschrieben sind.

Canvas nutzt der Projektleiter parallel zu bewährten Tools und Techniken. Auch assoziiert die einfache Struktur, dass das Projekt simple zu steuern wäre. Diesen Eindruck muss der Projektleiter begleitend kommentieren.

Wenn es den Tatsachen entspricht, muss seine Botschaft lauten: Trotzt der schlichten Darstellungsweise, bleibt mein Projekt komplex und bedarf sorgfältiger Planung und Steuerung.

Das untenstehende, fiktive Projekt „Onlinebasiertes Weiterbildungsportal für Projektleiter“ illustriert den Aufbau eines Project Canvas.

CC BY-SA 4.0 Over the Fence, www.overthefence.com.de (Inhalt:© KAYENTA Training) 

Workshop: Project Canvas online - Projekte besser starten, durchdenken und designen

Hier lernen Sie in einem aktiven Online Praxis-Workshop die Anwendung der Project Canvas. Auch als firmeninternes Training bei Ihnen für Ihr Projekt-Team.

Zusammenfassung

• Project Canvas ist ein visuelles Tool, das die Kommunikation in Projektteams verbessert, in dem es eine vereinfachte Projektübersicht liefert.

• Canvas besteht aus zwei Kernelementen. Diese umschließen neun weitere. Eine feste Bildungsregel für die Elemente ist nicht vorgeschrieben.

• Project Canvas bietet allen am Projekt Beteiligten einen gemeinsamen Rahmen, um zu kommunizieren. Der Projektleiter vermeidet somit Missverständnisse. Das spart Zeit und Geld. 

Downloads: Vorlagen für Project Canvas

Laden Sie sich hier eine Vorlage für ein Project Canvas von Over the Fence. Sie steht in 8 Sprachen zum kostenfreien Download zur Verfügung.

Der openPM-Canvas (DIN A3) steht unter jedem zur Nutzung/Weiterentwiklung auf openPM zur Verfügung (Creative Commons-Lizenz).

Video: Project Canvas

Hinter dem openPM-Canvas verbirgt sich die weitere Idee anhand eines vorgegebenen Rasters auf einer "Leinwand" in grafisch, visueller Form ein Projekt samt seiner Besonderheiten und Restriktionen darzustellen. Es handelt sich dabei um eine Art Mischung aus Strukturierung, Visualisierung & Storytelling.

Das Video zeigt die Nutzung des openPM-Canvas:

Wir schenken Ihnen die Premium-Vorlage "Project Canvas - Projekte erfolgreich starten" (MS Power-Point) zum Testen. Damit stellen Sie die wichtigsten Daten Ihres Projektes übersichtlich dar.

Hier kostenfreie Vorlage bestellen!

Hier finden Sie weitere Projektmanagement-Vorlagen