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Manchmal ist es mühsam, den richtigen Anfang zu finden. Der Auftraggeber hat seine Wünsche zwar formuliert, aber auf dem zweiten Blick, bleiben mehr Fragen als Antworten zurück. Zu viele Unbekannte sind im Spiel.
Es ist nicht ungewöhnlich, dass der Projektauftrag nur schemenhaft skizziert wurde.
Eine Struktur muss her. Ein Wegweiser, ähnlich einer Landkarte, mit der der Projektleiter den Weg zum Ziel findet. Besonders in der Initiierungsphase eines Projektes ist Kreativität gefragt. Sich Stück für Stück heranzutasten, ohne die Übersicht zu verlieren.
Projektleiter lieben Tools, Methoden und Checklisten, um ihr Projekt zu organisieren. Project Canvas unterstützten sie dabei. Es ist eine sehr hilfreiche Methode, da sie die einzelnen Komponenten eines Projektes visualisieren.
Die visuelle Methode basiert auf das Business Model Canvas, welches von Alexander Osterwalder und Yves Pigneur 2008 entwickelt wurde. Ihre Leinwand visualisiert Geschäftsmodelle.
Project Canvas stiften in allen Projektphasen Nutzen. In der Initiierungsphase sind sie besonders hilfreich, denn Fehler, die am Anfang gemacht werden, können im Projektablauf nur mit sehr hohen Aufwand korrigiert werden.
Doch auch in weiteren Projektphasen stiften sie Nutzen, indem sie hilfreiche Informationen bereitstellen. Grundsätzlich gilt:
Eine feste Bildungsregel für die Elemente auf der Projektleinwand gibt es nicht. Dem Projektleiter und seinem Team stehen es frei, eine für ihren Zweck passende Struktur zu kreieren.
Jedoch sollte der Aufbau simple, die Überschriften der einzelnen Blöcke selbsterklärend und die Inhalte verständlich beschrieben sein – auch für Laien oder Branchenfremden.
Ein Canvas besteht aus elf Blöcken: Zwei zentrale Projektbausteine umklammern neun weitere. Über allen schweben Sinn und Zweck des Projektes. Der Projektbaustein Zeit liefert das Fundament.
Zeit: Der Faktor Zeit ist dem Projektmanager allgegenwärtig. Dieser Block beinhaltet den groben terminlichen Rahmen wie Start- und Endpunkt des Projektes oder dessen Phasen sowie wesentliche Projektentscheidungen.
Zweck: Dieser Block beinhaltet die Begründung, warum das Projekt initiiert wurde. Er liefert Informationen darüber, wer den Liefergegenstand nutzen und wie sich die Situation für ihn durch diesen verbessert wird.
Zeit und Zweck des Projektes umklammern neun weitere Bausteine:
Leinwände sind dafür geschaffen, an einer Wand zu hängen. Am besten im Büro des Projektleiters oder im Project Management Office - sichtbar und vorzeigbar.
Das großformatige Poster informiert Experten, Routiniers oder Einsteiger über die wesentlichen Bestandteile des Projektes und deren Zusammenhänge. Das schafft Transparenz und fördert die Kommunikation.
Ob in Meetings mit einflussreichen Stakeholdern und Entscheidern oder für das gezielte Projektmarketing, der Überblick hilft den Betrachter sich zu orientieren.
Das gilt auch für "On-Boarding-Veranstaltungen", wenn neue Mitarbeiter im Projekt starten. Mit dem Canvas finden sie sich schnell zurecht.
Die Methode ersetzt nicht etablierte Prozesse, wie sie in den Projektstandards IPMA, PMI oder PRINCE2 beschrieben sind.
Canvas nutzt der Projektleiter parallel zu bewährten Tools und Techniken. Auch assoziiert die einfache Struktur, dass das Projekt simple zu steuern wäre. Diesen Eindruck muss der Projektleiter begleitend kommentieren.
Wenn es den Tatsachen entspricht, muss seine Botschaft lauten: Trotzt der schlichten Darstellungsweise, bleibt mein Projekt komplex und bedarf sorgfältiger Planung und Steuerung.
Das untenstehende, fiktive Projekt „Onlinebasiertes Weiterbildungsportal für Projektleiter“ illustriert den Aufbau eines Project Canvas.
Abbildung: Beispiel eines Project Canvas für ein fiktives Weiterbildungsportal
CC BY-SA 4.0 Over the Fence, www.overthefence.com.de (Inhalt:© KAYENTA Training)
Hier lernen Sie in einem aktiven Online Praxis-Workshop die Anwendung der Project Canvas. Auch als firmeninternes Training bei Ihnen für Ihr Projekt-Team.
Online-Workshop: Project Canvas
Laden Sie sich hier eine Vorlage für ein Project Canvas von Over the Fence. Sie steht in 8 Sprachen zum kostenfreien Download zur Verfügung.
Der openPM-Canvas (DIN A3) steht unter jedem zur Nutzung/Weiterentwiklung auf openPM zur Verfügung (Creative Commons-Lizenz).
Hinter dem openPM-Canvas verbirgt sich die weitere Idee anhand eines vorgegebenen Rasters auf einer "Leinwand" in grafisch, visueller Form ein Projekt samt seiner Besonderheiten und Restriktionen darzustellen. Es handelt sich dabei um eine Art Mischung aus Strukturierung, Visualisierung & Storytelling.
Das Video zeigt die Nutzung des openPM-Canvas:
Hier kostenfreie Vorlage bestellen!