Effiziente Kommunikation im Projekt: Schaffen Sie Transparenz!

Sich gut informiert zu fühlen, ist Grundlage für reibungslose Abläufe und Kooperation im Projektmanagement. Ebenso wichtig wie die Information selbst ist dabei die Weitergabe an sich: Wer informiert wen und wann?

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Das wird jedoch selten explizit kommuniziert und bietet damit Anlass für Irritationen oder auch enttäuschte Erwartungen.

Infofluss im Projekt

Nachdem eine Entscheidung gefällt, eine Aufgabe delegiert oder ein Feedback erteilt ist, bleibt manchmal offen, wer nun als nächstes aktiv wird. Es sei denn, es gibt eingespielte Abläufe!

Wer wird initiativ?

Informiert der Mitarbeiter unaufgefordert über seine nächsten Schritte oder fragt der Projektleiter seinerseits nach? Im Fachjargon spricht man hier von Push- oder Pull-Kommunikation:

Push-Kommunikation

Hier werden wichtige Informationen unaufgefordert weitergeleitet. Projektleiter bekommen oft mehr Information als das gesamte Team. Sie erhalten damit eine wichtige Filterfunktion, welche Information für einzelne relevant ist oder ob sie Informationen für sich behalten und nur auf Nachfrage herausgeben.

Pull-Kommunikation

Information auf Nachfrage - hier fragt ein Gesprächsteilnehmer explizit nach, um Informationen zu erhalten – er erhält diese also erst nach Aufforderung.

Die Erwartungen an die Transparenz von Kommunikation differieren häufig innerhalb von Projekten. Selbst bei einer Delegation einer Aufgabe kann es zu Unstimmigkeit führen, wer wen im Anschluss informiert.

So kann es sein, dass Projektleiter erwartet, über kurzfristige Verzögerungen automatisch informiert zu werden (Push-Kommunikation), während der Mitarbeiter plant, erst den erfolgreichen Abschluss der Aufgabe mitzuteilen und interne Abläufe auf Nachfrage zu erläutern (Pull-Kommunikation).

Klären Sie diesen Punkt proaktiv, sobald Sie merken, dass unterschiedliche Auffassungen innerhalb ihres Teams gelten! Als Projektleiter sind sie auch verantwortlich dafür, dass die Teilnehmer miteinander kommunizieren.

Eine effiziente Projekt-Kommunikation:

  • schafft Klarheit in den Aussagen
  • verkleinert den Abstimmungs-Aufwand
  • reduziert unproduktive Zeit
  • vermeindet Missverständnisse 
  • verringert die Demotivation

 

Nutzen Sie Ihr regelmäßiges Team-Meeting, um von Zeit zu Zeit auch die Zufriedenheit bzw. Optimierung des Informationsflusses im Team zu hinterfragen.

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