Soft Skills im Projekt: Erfolgreiches Management von Projektmeetings (Teil 5)

Projektbesprechungen haben bei vielen einen schlechten Ruf und werden als notwendiges Übel oder gar Zeitfresser angesehen, der von wichtiger Umsetzungsarbeiten eher abhält statt diese zu fördern.

Schade, wenn das auch bei Ihnen der generelle Tenor wäre. Spätestens dann lohnt es aus unserer Sicht, Ihre bisherige Meetingpraxis zu hinterfragen und einem Tauglichkeits-Check zu unterziehen.

Mit der Geschicklichkeit des Projektleiters in der Funktion als Moderator steht und fällt die Qualität und Effektivität jedes Meetings.

Werden hier zentrale Entscheidungen im Projektmanagement getroffen und gemeinschaftlich auf den Weg gebracht oder zerrinnt die Zeit ineffizient?

Wenn Meetings unstrukturiert, chaotisch oder mit unklaren Vorgaben für die nachfolgende Umsetzungsphase enden, Kosten Sie mehr Zeit als Werte zu schaffen.

Umgekehrt gilt: Je klarer die Besprechungsleitung, umso leichter gelingt einem Projektteam die Erarbeitung von tragfähigen Ergebnissen.

Typische Anforderungen an Projektleiter für erfolgreiche Meetings umfassen die

• Vorbereitung
• Durchführung und
• Nachbereitung

der Meetings, um Informationen zu teilen, Vorgehensweisen abzuwägen und Entscheidungen zu treffen.

Aktiv zuhören
Alle mit einbeziehen, Techniken des Spiegelns und Paraphrasierens beherrschen, Gespräche anstoßen und beleben

Strukturierung von Abläufen und Inhalten
Bei der Eröffnung Übersicht schaffen, Beiträge reflektieren und ggf. zusammenfassen. Dafür sorgen, dass der rote Faden erkennbar bleibt

Harvard Prinzip
Bei Prozessen fair bis hart in der Sache sein, aber mit den einzelnen Mitarbeitern freundlich bleiben

Konfliktkompetenz
Warten können und bei Störungen rasch intervenieren, Konflikte schlichten oder vertagen

Medienkompetenz
Resultate und Aussagen visualisieren, Ergebnisse dokumentieren

Konsequente Lösungsorientierung
Immer wieder das Ziel betonen und zum Ziel hinleiten

Zeitmanagement
Prioritäten herausarbeiten, Diskussionen notfalls abkürzen und Vereinbarungen nachhalten

Zusätzlich zu diesen sozialen Kompetenzen benötigt ein Moderator noch eine Reihe personaler Kompetenzen, um Meetings mit Bravour zu führen:

• Souveränität / Selbstsicherheit
• Schnelle Auffassungsgabe
• Zuhören können
• Gute Ausdrucksfähigkeit
• Einfühlungsvermögen und Geduld
• Humor und Ausgeglichenheit
• Sachliche Argumentationsweise
• Mut zur sachdienlichen Konfrontation

Die Anforderungen an einen guten Moderator im Projektmeeting sind demnach hochgesteckt. Keiner bringt das vom ersten Projekt an automatisch mit. Moderationskompetenz erweitert sich wie viele andere Soft Skills eher sukzessive im Tun und konsequentem Anwenden.

Daher empfehlen wir Ihnen folgendes Vorgehen: Werten Sie zunächst Ihre bisherigen Highlights aus und machen Sie sich Ihre persönlichen Stärken bewusst.

Danach können Sie auswerten, wo sich Defizite innerhalb Ihrer Meeting-Moderation zeigen und wie sich diese ausgleichen können.

Was gelingt Ihnen bei Besprechungen besonders gut? Wie machen Sie das? Was macht Ihnen besonders viel Freude?

Die Vorbereitung, Fachwissen erläutern, Diskussion mit den Kollegen, Abstimmungsprozesse, Klärung von Meinungsverschiedenheiten etc. Wo sehen Sie Handlungs- oder auch Schulungsbedarf in Ihrer Art zu moderieren?

Erinnern Sie dazu am besten eine bzw. mehrere konkrete Besprechungen, um sich Ihre Rolle und verwendeten Kompetenzen leichter wachzurufen.

Bedenken Sie: Wer moderiert, muss stets die Balance zwischen Empathie und Kontrolle finden. Wer gut moderiert, meistert einen Drahtseilakt: Sich weder in den Vordergrund zu spielen, noch sich bei den Gesprächen zu stark zurückzunehmen.

Behalten Sie stets Ihr Ziel im Auge: Der Moderator hilft, zu einem Ergebnis zu kommen.  

Jedes Meeting durchläuft verschiedene Stadien. Anfangs steht die Eröffnung und gegen Ende bzw. zum Schluss des Meetings eine zusammenfassende Klärung.

Als Moderator steuern Sie die Phasen durch diskussionsanregende oder strukturierende Beiträge. Sie haben es in der Hand, ob Sie eine ehrgeizige Fülle an Themen bewältigen können oder Ihr Zeitplan aus den Fugen gerät.

Betrachten Sie die verschiedenen Phasen, die ein Meeting idealtypisch durchläuft und fragen Sie sich erneut: Wann zeigen sich Ihre persönlichen Stärken? Und in welchen Phasen sehen Sie Schwächen in ihrer Form zu leiten?

Ablauf einer typischen Projektbesprechung

Einstieg

• Begrüßung
• Besprechung eröffnen: Ziele, Erwartungen, Wünsche, Rollen klären

Agenda bekannt geben

• Ausgangslage klären
• Festlegen, was dringend ist
• Eventuell Prioritäten ändern
• Ziel und Zeitplan

Themen bearbeiten

• Meinungen anhören
• Ansichten klären
• Lösungsalternativen gegenüberstellen
• Ergebnisse festhalten
• Maßnahmen planen: Wer macht was bis wann?
• Analog mit weiteren Themen verfahren

Abschließen

• Resultate zusammenfassen
• Rückschau: Reflexion, offene Fragen
• Ausblick: Themen festhalten, die später zu behandeln sind
• Dank, positiv abschließen, Verabschiedung

Nach der Besprechung

• Ergebnisorientiertes Protokoll (z. B. Maßnahmenkatalog), das Verantwortliche, Termine und Ergebnisse enthält
• Nachverfolgen des Protokolls

Richtiges Fragen ist in Meetings eins der wichtigsten Instrumente, um den Prozess zu steuern. Greifen Sie Beiträge von Projektmitarbeitern auf bzw. geben Sie diese an die Gruppe zurück.

So aktivieren Sie das volle Potenzial Ihrer Projektgruppe und beweisen sich als strukturierende Unterstützung im Prozess:

• Durch Rückfragen klären Sie den Sachverhalt, um allgemeines Verständnis zu bewirken.

• Durch offene Fragen aktivieren Sie das Projektteam zur Mitarbeit.

• Durch eine rein sachliche Wiederholung des Beitrages und einer offenen Frage an die Gruppe, nehmen Sie die Schärfe aus emotionsgeladenen Diskussionen.
• Durch richtungsweisende Fragen führen Sie die Gruppe zu neuen Erkenntnissen.

Fragen eignen sich in fast jeder Moderationsphase. Je mehr Sie üben, mit Fragen zu führen, umso sicherer werden Sie als Projektleiter.

Zugleich lernen Ihre Teammitglieder, dass Ihre Meinung wirklich gewünscht ist und bringen sich gern und aktiv ein.

Nutzen Sie daher Fragen…

• zur persönlichen Ansprache eines Mitarbeiters: „Wie ist Ihre Meinung dazu?“

• um andere zu Wort kommen zu lassen: „Wie sehen das die anderen?“

• um die allgemeine Akzeptanz einer Meinung zu fördern: „Wann haben Sie das schon erlebt?“

• zur Verdeutlichung dessen, was oft zwischen den Zeilen steht: „Wie meinen Sie das?“

• zur Verstärkung einer Aussage: „Können Sie das veranschaulichen?“

• zum Abbau von Ängsten, Aggressionen, Widerständen: „Was befürchten Sie?“

• zur Informationsgewinnung: „Wie würden Sie das handhaben?“

• zur Selbstbestimmung des Projektteams: „Was sind Ihre Wünsche zum weiteren Vorgehen?“

Vielfach erleben wir in unseren Trainings, dass sich Projektleiter Ihrer besonderen Art Meetings zu führen gar nicht bewusst sind.

Das ist bei kommunikativen Fähigkeiten gar nicht so untypisch, wird aber dann zur Falle, wenn Sie mit einer Situation konfrontiert sind, die sich außerhalb Ihrer üblichen Schemata abspielt.

Wenn Diskussionszeiten beispielsweise erstmals ausufern und Sie lange überziehen. Denn nun gilt es umzulernen und dazu wäre es gut, wenn Sie Ihr bisheriges Vorgehen einschätzen, Fehler identifizieren und einer Revision unterziehen könnten.

Ein pragmatischer Tipp lautet: Holen Sie sich von Zeit und Zeit explizites Feedback nur zur Vorgehensweise in Ihren Meetings ein:

• Womit ist Ihr Team zufrieden?

• Was würde es sich anders wünschen?

• Welche Ideen gibt es, den Ablauf oder Zeitbedarf zu optimieren?

Je intensiver Sie das miteinander reflektieren, umso mehr entwickeln Sie sich zu einem „Learning Team“, das mit- und voneinander lernt.

Zukünftig wird jeder seinen Beitrag leisten, dass Ihre Projekt-Meetings ein echter Gewinn sind und jede Minute wert.

Moderation von Meetings

Teil 1: Soft Skills im Projekt - Schlüsselkompetenzen für Projektleiter

Teil 2: Soft Skills im Projekt - Welche personalen Kompetenzen im Projektmanagement gefragt sind

Teil 3: Soft Skills im Projekt - Erfolgreiche Kommunikation im Team

Teil 4: Konfliktmanagement

Teil 5: Projektmeetings erfolgreich managen (dieser Beitrag)

Teil 6: 7 Tipps für überzeugende Präsentationen

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