Soft Skills im Projekt - Schlüsselkompetenzen für Projektleiter (Teil 1)

Beginnen wir mit einem Beispiel aus dem Projektalltag: Im Vorbeigehen wirft Projektleiter Thomas Becker seinem Projektmitarbeiter eine wichtige Deadline-Änderung zu. Er erhält ein Nicken und glaubt sich auf sicherer Seite. Immerhin hatten sie erst vorhin ausführlich über den Stand der Dinge gesprochen und nur noch auf diesen Termin gewartet.

Als Tage später eine dicke Reklamation zu ausbleibenden Analysecharts eintrudelt, hat er einiges zu klären. Nicht nur mit dem Kunden, sondern auch mit seinem Mitarbeiter, der sich – zu Recht?! – überrumpelt fühlt von der Heftigkeit der Eskalation.

Was ist hier schiefgelaufen? Persönliches Unvermögen des Projektleiters, mangelnde Absprachen aller Beteiligten, fehlende Transparenz zum Status Quo im Projekt oder utopische Erwartungen des Auftraggebers?

Schuldige zu suchen, führt in solchen Fällen selten zu besseren Ergebnissen. Das Beispiel illustriert aber gut, wie sehr Projekterfolge zunehmend von weichen Faktoren abhängen, die aufs Engste miteinander verzahnt sind.

Wegen ihrer Tragweite im alltäglichen Miteinander widmen wir den Soft Skills im Projektmanagement eine sechsteilige Artikel-Serie. Sie erfahren, welche Fähigkeiten am meisten zählen und wie Sie diese für sich und Ihr Team erschließen können.

Doch zunächst die Frage: Was genau grenzt Soft Skills von anderen Faktoren Ihrer beruflichen Handlungskompetenz ab?

In gängigen Kompetenzmodellen wird meist zwischen drei bis vier Qualifikationsbereichen unterschieden:

Fachkompetenz

Hiermit ist all das Fachwissen gemeint, das wir in Ausbildung, Studium, Weiterbildung oder Selbststudium erwerben, etwa Buchhaltung, Statik oder Vermessungstechnik. Hierzu zählen sowohl Fakten als auch Erfahrungswissen, das insbesondere langjährige Mitarbeiter zu wertvollen Entscheidungen und Schnelligkeit befähigt.

Methodische Kompetenz

Zeitmanagement, Sprachen, Moderationstechniken, IT-Anwendungen wie auch Projektmanagement zählen zu den methodischen Qualifikationen. Mit ihrer Hilfe kann Fachwissen leichter angewendet werden. Beruflicher Erfolg wird vielfach erst durch methodisches Know-how ermöglicht bzw. gefestigt.

Soft Skills lassen sich noch einmal in persönliche und soziale Kompetenzen aufspalten. Die nachfolgenden Listen greifen zentrale Qualifikationen heraus:

Persönliche Kompetenzen

• Selbstvertrauen  / Selbstreflexion
• Glaubwürdiges Auftreten
• Selbstständiges Arbeiten
• Motivation / Leistungsbereitschaft
• Vernetztes Denken
• Unternehmerisches Denken
• Veränderungsbereitschaft
• Stressbewältigung

Soziale Kompetenzen

• Kommunikative Kompetenz
• Konfliktfähigkeit / Kritikfähigkeit
• Empathie / emotionale Intelligenz
• Teamfähigkeit / Kooperation
• Problemlösefähigkeit
• Führungskompetenz
• Situative Handlungsfähigkeit
• Überzeugungsfähigkeit

Lassen sich mit Soft Skills Karrieren steuern?

Eine etwas provokante Frage. Doch tatsächlich gewinnen immer mehr (Projekt-)Mitarbeiter die Erkenntnis, dass gutes Können allein noch keine Garantie für Anerkennung oder gar eine Beförderung darstellt.

Wollen Sie berücksichtigt werden, wenn es knifflige Aufgaben zu übernehmen gilt? Wollen Sie Einfluss nehmen auf Projektplanung und Umsetzung?

Dann müssen Sie sich einbringen, positiv auffallen, Hebel in Bewegung setzen und diejenigen Personen für sich gewinnen, die mitreden bei der Vergabe von spannenden Projekten und Verantwortung. Das gilt heute mehr als früher.

Der Radius Ihres Wirkens ist dabei eingebettet in einen Dreiklang aus persönlichem Verhalten, Interaktion und Unternehmenskultur.

Dazu ein weiteres Beispiel:

Sonja Merker hatte sich nach langem Ringen für einen Firmenwechsel entschieden. Als hoch motivierte Uni-Absolventin brachte sie sich vom ersten Tag an mutig in jede Besprechung ein. Hart in der Sache argumentieren - so hatte sie das von Professoren und Kommilitonen gelernt.

Doch bei ihrer ersten Firma stieß sie mit diesem Verhalten auf Gegenwehr. Kollegen empfanden sie als konfrontativ bis hin zu rücksichtslos, während die Unternehmenskultur einen Stil von Anpassungsbereitschaft und Unterordnung pflegte. Erst mit dem Firmenwechsel konnte sie ihre Stärken voll ausspielen und brilliert jetzt als Frontfrau in Budgetverhandlungen mit Auftraggebern.

Ähnlich kann es uns mit einzelnen Gesprächspartnern gehen. Bei manchen glänzen wir, bei anderen versiegt unsere Stärke. Achten Sie einmal darauf, in welchem Umfang Sie durch die Interaktion mit einzelnen oder Ihr Umfeld aufblühen oder verstummen. Am Ende des Artikels finden Sie Leitfragen, um Ihre Selbstreflexion zu vertiefen.

Sind Soft Skills erlernbar?

Als Trainingsanbieter bejahen wir diese Frage natürlich – und nehmen Sie gern an die Hand, wenn Sie Ihre Fähigkeiten ausbauen wollen. Zwar kann eine gewisse Begabung nicht von der Hand gewiesen werden, ähnlich wie einzelne mehr mathematisches, musisches oder sprachliches Talent mitbringen. Doch über die Veranlagung hinaus macht gerade die Erfahrung und Übung bei Soft Skills einen großen Teil des Erfolges aus.

Je versierter wir in einem Verhalten sind, umso mehr wird dies unbewusst gesteuert. So denkt keiner von uns mehr darüber nach, wie er kommuniziert. Wir hören zu, diskutieren mit, fragen nach, blocken ab, greifen auf… All dies geschieht ganz automatisch.

Beim Training von Soft Skills gehen wir zunächst einen Schritt zurück und machen Ihnen den Ablauf und die Bestandteile Ihres Verhaltens neu bewusst. Welche Worte wählen Sie? Wir wirkt ihr nonverbales Verhalten? Was betonen Sie stimmlich? Wohin geht Ihr Blick?

Wir beobachten, üben, experimentieren und verfeinern unseren kommunikativen Ausdruck sowieso jeden Tag im Eifer des Projektalltags. Mit einem Training Ihrer Soft Skills versetzen Sie sich in die Lage, Ihre Wirkung noch gezielter abzustimmen.

Machen sich Teams gemeinsam auf den Weg, Ihre Kooperation und Zusammenarbeit zu optimieren, haben sie besonders gute Aussichten auf einen gemeinsamen Lernfortschritt. Doch bereits der Impuls einzelner kann nachhaltig etwas bewirken und verlässliche Erfolge zeitigen.

Das Eingangsbeispiel zeigte gut, wie leicht scheinbar klare Absprachen missverstanden und aus dem Ruder laufen können. Um verlässliche Vereinbarungen zu treffen, benötigen Projektmitarbeiter und Projektleiter eine kontinuierliche Reflexion ihrer fachlichen und kommunikativen Fortschritte (bzw. Fehltritte), um zentrale „Lessons Learned“ daraus abzuleiten.

Damit stellen Sie sicher, dass die Zusammenarbeit effizient und reibungslos abläuft, Sie für kurzfristige Änderungen flexibel bleiben und alle Beteiligten lösungsorientiert vorgehen.

Mit einem Ausbau Ihrer Soft Skills lernen Sie Ihre Kräfte effektiv zu bündeln und voll auszuschöpfen. Ungemein wertvoll in Zeiten von knappen Ressourcen an Zeit, Geld und Manpower.

Nachfolgend finden Sie Leitfragen für eine persönliche Inventur.

Beantworten Sie die Fragen gerne schriftlich oder suchen Sie sich einen vertrauenswürdigen Gesprächspartner, mit dem Sie Ihre Erkenntnisse teilen können.

Beantworten Sie für sich folgende Fragen:

• Ihre Stärken: In welchen Situationen bringen Sie Ihre Soft Skills optimal zum Einsatz?
• Kritische Selbsteinschätzung: In welchen Situationen würden Sie sich mehr Soft Skills wünschen?
• Anerkennende Außensicht: Wie würde ein wohlwollender Beobachter Ihr Verhalten beschreiben?
• Kritische Außensicht: Wie würde eine kritische Person Ihr Verhalten beschreiben?
• Ihr Umfeld: Welche Ihrer Qualifikationen werden gefördert durch Ihr Umfeld, welche gebremst?
• Vorbilder: Welche Personen beeindrucken Sie durch ihr Auftreten und Handeln? Warum?
• Ihr Ziel: Was möchten Sie an Ihrem Verhalten konkret ändern?
• Umsetzung: Zu einem guten Ergebnis können Sie beitragen, indem Sie...

Lesen Sie weiter mit! In weiteren Artikeln greifen wir die Themen persönliche Kompetenzen, Kooperation, Konfliktmanagement, Meeting-Management und Überzeugungsfähigkeit auf.

Teil 1: Schlüsselkompetenzen für Projektleiter (dieser Beitrag)

Teil 2: Welche personalen Kompetenzen im Projektmanagement gefragt sind

Teil 3: Erfolgreiche Kommunikation im Team

Teil 4: Konfliktmanagement

Teil 5: Projektmeetings erfolgreich managen

Teil 6: 7 Tipps für überzeugende Präsentationen

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