Sitzungen und Meetings mal anders. So fesseln Sie Ihre Mitarbeiter!

Der Morgen verlief gut, ich war top motiviert. Am Mittag erwartete uns ein leckeres Lunchbuffet, das wurde ja immer besser! Doch dann, am Nachmittag, nach dem dritten Kaffee wurde ich langsam müde.

Ich sass in meinem unbeweglichen Stuhl, der sich immer unbequemer anfühlte. Es war relativ warm im Raum und ich kämpfte damit, die Aufmerksamkeit zu halten. Langsam fielen mir die Augen zu.

Dieser Moment wenn man merkt, dass die Augen schwer werden. Man versucht, dagegen anzukämpfen… bis man sich denkt „Ach nur eine Sekunde die Augen schliessen“… und als Nächstes reisst man erschrocken den herunterfallenden Kopf hoch! Peinlich berührt schaut man sich um, um sicher zu gehen, dass es auch ja niemand bemerkt hat…

Ach wie ich litt an diesem heissen Nachmittag! Ich wollte doch nicht einschlafen! Ich wollte weder unbeteiligt wirken, noch zum Gespött der Kollegen werden! Doch so sehr ich mich zusammenriss, ich kämpfte hart bis zur nächsten Pause, meine Augen fielen immer wieder zu.

Kennen Sie dieses Gefühl? Ich wette, Sie kennen es! Doch kaum jemand traut sich, so etwas zuzugeben. Viele würden es wohl gar nicht verstehen. Was würden Sie sich denken, wenn Sie stundenlang das nächste Projektmeeting vorbereitet haben und dann feststellen, dass Ihre Kollegen (die undankbaren!) Ihnen einfach während der Präsentation wegschlafen?!

Und doch wissen wir alle, Sitzungen und Meetings sind selten kurz und knackig sondern meistens langatmig und lasch. Nach spätestens 15 Minuten hat man sicher die Aufmerksamkeit der Hälfte der Belegschaft verloren. Doch das muss nicht sein!

Es gibt ein paar Tools, ein paar kleine und einfach umsetzbare Tricks, wie man das gedankliche Abschweifen der Teilnehmer verhindern kann und den Kollegen eine spannende und bleibende Präsentation liefert:

1. Micropausen

Unter „Micropausen“ versteht man kleine Breaks, die nicht länger als fünf Minuten dauern, dafür aber in kurzen Abständen, ca. alle 45 Minuten durchgeführt werden. Wichtig dabei: Die Teilnehmer sollen den Raum verlassen, aufstehen und herumgehen. Machen Sie währenddessen kurz die Fenster auf. Die kurze Bewegung und die frische Luft beleben den Kreislauf und lassen uns wieder konzentrierter und fokussierter arbeiten oder eben – zuhören.

2. Belohnungen

Mindestens eine Pause sollte länger dauern und darf ruhig mit einer „Belohnung“ verknüpft werden: Gratis Kaffee und Früchte sind zum Beispiel eine Möglichkeit.

3. Flip Chart, Power Point oder Pinnwand?

Benutzen Sie gleich alles! Wechseln Sie ab zwischen den Medien, denn Abwechslung sorgt für Aufmerksamkeit. Bedenken Sie auch, der Mensch ist ein Sinneswesen.

Sprechen Sie wenn immer möglich nicht nur den visuellen, sondern auch die auditiven und die taktile Wahrnehmung an. Positiver Zusatzeffekt: Was wir über mehrere Sinne aufnehmen, bleibt uns besser in Erinnerung. The show must go on! Aber Achtung – es soll nicht künstlich oder erzwungen scheinen.

Setzen Sie ein, was für Sie passt oder arbeiten Sie eben mit zwei Medien. Wichtig ist, dass Sie nicht zu lange bei einer Sache hängen bleiben.

4. Gruppenarbeit!

Verhindern Sie, dass die grauen Zellen Ihrer Zuhörer auf „snooze“ drücken – lassen Sie sie arbeiten! Ein Brainstorming in der Gruppe, eine kurze Diskussion (am Besten im Stehen!) und schon kommt Schwung in die Bude!

5. Motivation ist alles!

Ja klar, man kann alles übertreiben und unsere Kultur gleicht nicht unbedingt jeder der USA, wo jemand „Ihr seid die besten Mitarbeiter, dank euch läuft hier alles rund!“ in ein Mikrophon kreischt, währen die ganze Gruppe jubelnd und applaudierend „Jaaaaaaa!!!!“ ruft (Alles schon erlebt…).

Aber wer es schafft, seine Mitarbeiter zu begeistern und zu motivieren, hat Ihre Aufmerksamkeit und Ihren Teamgeist auf sicher. Zugegeben, das ist keine leichte Aufgabe. Aber wird sie gemeistert, muss sich die Konkurrenz warm anziehen. Ausserdem, wer sich mit seinem Unternehmen identifizieren kann, ist ein aufmerksamerer Zuhörer und gibt sich voll und ganz in eine Sache rein.

Der beste Tipp wie das gelingen kann: Zeigen Sie Ihre eigene Motivation ohne Hemmungen! Nur so können Sie andere anstecken. Bleiben Sie aber bitte authentisch. Wenn Sie im Kopf Ihre Kündigung schon geschrieben haben, kommt die gespielte Motivation genauso rüber – und Ihre Glaubwürdigkeit kündigt schon mal ohne Sie.

6. Wir sind doch keine Kinder mehr – Wetten doch?

Müssen Sie Zahlen präsentieren? Die neuen Qualitätsziele schmackhaft machen? Machen Sie ein Quiz daraus! Damit nicht zwei (von 30) müde Hände in die Luft dümpeln (aus Mitleid versteht sich), holen Sie Gummibärchen oder etwas ähnlich Verführerisches aus der Tasche!

Für jede richtige Antwort gibt’s ein kleines Päckchen als Belohnung. Kindisch denken Sie? Ja vielleicht, aber sind wie im Innern doch alle noch Kinder und ebenso verrückt nach Gummibärchen (zumindest wenn man der Werbung glaubt)! Und glauben Sie mir, eine solch aktive Teilnahme haben Sie noch selten erlebt.

Kann ich das alles machen?

Jaaa! Bitte tun Sie es! Auch wenn Sie als Abteilungsleiter, Projekt- oder Teamleiter oder was auch immer Sie für eine Position innehaben, eine gewisse Distanz und Professionalität wahren müssen, so verspreche ich Ihnen: setzen Sie diese Tipps um, werden Ihre Mitarbeiten nicht nur gerne an Ihren Sitzungen und Präsentationen teilnehmen – sie werden Sie auch mit aktiver Mitarbeit und der Einbringung eigener Ideen belohnen.

Schliesslich bedeutet Professionalität nicht, dass man nicht auch mal Spass mit Arbeit verbinden kann. Der einzige Haken an der Sache – haben Sie einmal mit den spannenden Präsentationen angefangen, dürfen Sie ja nie wieder damit aufhören! Lassen Sie Ihrer Kreativität also freien Lauf, erlaubt ist fast alles!