Effiziente Meetings gestalten: it’s (all) about location

Sie gehören inzwischen zu unserem Arbeitsalltag wie das morgendliche Starten des Computers: Meetings. Laut einem Bericht von Personal quarterly (www.personalquarterly.de) nehmen Mitarbeitende in Deutschland im Durchschnitt an 4.2 Meetings pro Woche teil, die sich insgesamt auf rund 6 Stunden belaufen. Bei Führungskräften ist diese Zahl wesentlich höher! Die Tendenz: steigend.

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Über diese Entwicklung liesse sich leicht hinwegschauen, wenn damit nicht erschreckende Nebenerscheinungen einhergehen würden. Laut derselben Reportage empfinden rund 48% der Mitarbeitenden die Sitzungen als nicht produktiv.

Was also können wir tun, um unsere Besprechung aus der Konferenzflut hervorzuheben, die Teilnehmer zur aktiven Mitarbeit zu motivieren und sicherzustellen, dass unser Meeting ein Erfolg wird? Tipps und Tricks zum WAS, WIE, WANN gibt es viele. Ich zeige Ihnen auf, wie Sie das WO zum Erfolgsfaktor Ihres Meetings machen.

Die Wahl des richtigen Ortes: Teil der Vorbereitung

„It’s all about location!“ Was im Marketing gilt, ist auch bei der Vorbereitung eines jeden Meetings der Fall. Na gut, die Wahl des richtigen Ortes macht nicht gleich alles aus. Gerade auch bei der steigenden Anzahl von Telefon- oder webbasierten Konferenzen mag sich mancher von Ihnen denken, dass die Örtlichkeit nun wirklich keine Rolle mehr spielt. Der Faktor „Location“ ist jedoch durchaus mitentscheidend für den Erfolg einer Besprechung und gewisse Dinge sollten für alle Arten von Besprechungen beachtet werden.

Nun schauen Sie sich an Ihrem Arbeitsort um: Welche Möglichkeiten sehen Sie für die anstehende Besprechung? Der Sitzungsraum bietet sich zwecks passendem Namen an, die ruhige Lounge-Ecke hinten im Grossraumbüro wäre durchaus eine Option. Oder doch lieber die Kantine nach der morgendlichen Kaffeepause? Da kann man gleich sitzen bleiben. Es spielt keine Rolle, welchen Ort Sie für Ihren Termin wählen, solange er zum Wesen Ihrer Besprechung passt. Hierzu haben wir Ihnen einige Tipps zusammengestellt.

Praktische Tipps zur Vorbereitung Ihres Meetings

Benjamin Franklin sagte einst “If you fail to plan, you are planning to fail!”, was übersetzt so in etwa heisst "Wer versagt zu planen, hat geplant, zu versagen."

Hier sind darum unsere Top-Tipps für die erfolgreiche Planung Ihres Meetings in Bezug auf die richtige Raumwahl:

1. Gästeliste: Wer nimmt an dem Meeting teil? Die Chefs, das Team, Kunden,…?

Welchen Ansprüchen muss die Meeting Location genügen? Muss sie repräsentativ wirken? Welche Grösse muss der Raum haben, damit alle komfortabel Platz finden?

2. Zielsetzung: Was ist das Ziel der Besprechung?

Passt der gewählte Ort zu Ihrem Vorhaben? Wenn es das Ziel ist, gemeinsam zu einem Thema Ideen zu sammeln, sollte die Umgebung auch dazu beitragen, Kreativität zu fördern und sicherstellen, dass kein Zeitdruck entstehen kann. Die Kantine kurz vor Mittag wäre also ein denkbar schlechter Ort.

3. Thema: Gibt es vertrauliche Dinge zu besprechen?

Ist dies der Fall, stellen Sie sicher, dass der gewählte Raum Ihrer Anforderung an Vertraulichkeit gerecht wird. Vor besonders heiklen Gesprächen empfiehlt es sich, den Raum kurz auszutesten: versteht man wirklich nicht, was im Raum gesprochen wird, wenn man davor steht?

4. Zeitrahmen: Wie lange dauert die Besprechung? Sind Pausen eingeplant?

Steht eine längere Sitzung an, sind bequeme Stühle und ein grosser Tisch ein Muss. Aber Vorsicht: bequem sitzen verführt zum Abschalten. Der Körper ist in Ruheposition und gibt dies weiter an das Gehirn. Regelmässige Pausen und kurze Übungen zur Reaktivierung von Körper und Geist wirken Wunder.

5. Equipment: Was benötigen Sie an Material?

Klären Sie früh genug ab, ob technische Hilfsmittel wie Beamer, Mikrofon oder Wireless Internet vorhanden sind und wie sie funktionieren. Auch Flipcharts, genügend Stühle, Getränke und vielleicht sogar eine leichte Zwischenverpflegung müssen vorher organisiert werden. Dies sind nämlich kleine fiese Details, für die völlig unnötig Zeit verloren geht, wenn sie in der Planung nicht berücksichtigt wurden.

6. Reservation: Wann und wie lange benötigen Sie den Raum?

Reservieren Sie den Raum Ihrer Begierde frühzeitig. Um sicherzugehen, dass dieser dann nicht erst auf Sitzungsbeginn geräumt wird, rechnen Sie die Vorbereitungszeit bei der Reservation mit ein. So können Sie den Raum und sich selbst in Ruhe vorbereiten.

7. Bitte nicht stören!

Versichern Sie sich, dass es nicht zu Störungen und Unterbrechungen von aussen kommt. Hängen Sie ein „Bitte nicht stören“ Schild an die Tür, sprechen Sie ruhig auch ein Handyverbot für die Dauer der Sitzung aus – und halten Sie sich auch selbst daran.

8. Differenzierung: einfach mal anders machen

Haben Sie schon einmal an einer Stehung teilgenommen? Bei Besprechungen im Stehen sind die Teilnehmer nicht nur aktiver und aufnahmefähiger bei der Sache, Sie arbeiten automatisch effizienter. Zum einen, weil die zusätzliche Bewegung uns wacher und konzentrierter macht. Zum anderen wohl auch weil sich jeder irgendwann mal wieder hinsetzen möchte…

Oder Sie gehen die Sache ganz anders an: Wieso zum Beispiel nicht mal eine Besprechung im Gehen abhalten? Frische Luft soll gut tun…

Ich empfehle Ihnen: Machen Sie die Wahl der Räumlichkeit zu einem fixen Bestandteil Ihrer Meeting Planung. Sie werden sehen, Ihre Besprechungen werden effizienter und angenehmer verlaufen.

 

 

Über die Autorin:

JOMA Trading AG: Bürokompetenz seit über 35 Jahren
Gesunde Mitarbeiter sind motivierter, glücklicher und produktiver. Seit über 35 Jahren steht JOMA darum für mehr Bewegung im Büro. Gemeinsam mit Ihnen schaffen wir eine anregende Wohlfühl-Atmosphäre mit gesunden, ergonomischen Arbeitsplätzen.

Wir haben uns ganz dem Thema „Ergonomie am Arbeitsplatz“ verschrieben. Ergonomie im Büro fängt beim Sitz-/Stehtisch an, führt über den richtigen Bürostuhl und intelligentem Stauraum bis hin zu einer angenehmen Beleuchtung und durchdachten Büroakustik.

In uns finden Sie einen kompetenten Ansprechpartner für die individuelle Beratung und Planung Ihrer Büroeinrichtung. Ob Einzelarbeitsplatz oder Gruppenbüro, Cafeteria oder Konferenz- und Besprechungsraum, gemeinsam mit Ihnen gestalten wir Ihr individuelles Büro, frei nach dem Motto „Die beste Arbeitshaltung ist immer die nächste!“.

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Nadja Sternik-Mäder
Stv. Geschäftsführerin

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