Besprechungen leiten: 5 Tipps für erfolgreiche Meetings!

Besprechungen und Meetings haben es in sich: Unverzichtbar im Projekt- und Führungsalltag, klagen viele dennoch über Ineffizienz und eine Fehlinvestition an Zeit und Ressourcen! Wir räumen für Sie mit den größten Zeitfressern in Meetings auf – und geben Ihnen fünf Stellschrauben an die Hand, um Ihre Zeit planvoll zu nutzen und Ziele effizient zu erreichen!

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Sagen Sie Zeitfressern in Meetings den Kampf an!

Gerne gucken wir zuerst auf die, die einen reibungslosen Ablauf verhindern! Vielredner, Unpünktliche und schlecht Informierte sind echte Herausforderungen an eine sinnvolle Besprechungskultur.

Aber niemand muss das unentwegt ertragen! Einer der gröbsten Fehler, der in Besprechungen gang und gäbe ist, ist das unreflektierte Akzeptieren des Status Quo.

Haben Sie jemals Ihre Besprechungen reflektiert und gemeinsam über Verbesserungen beratschlagt?

Wenn Sie dies verneinen, fangen Sie gleich morgen damit an!

Sich als Team eigene Regeln zu setzen und Probleme nicht nur per Flurfunk zu verhackstücken, darin steckt Ihr größtes Optimierungspotenzial: weil Sie gemeinsam reflektieren, sich neue Ziele setzen und auf ein konstruktives Vorgehen einigen.

Identifizieren Sie Ihre Schwachstellen in Meetings

Am Anfang steht die Bestandsaufnahme. Nicht alles, was nervt, muss zwangsläufig geändert werden. Dass Sie als Führungskraft viel in Meetings sind, ist einfach eine Tatsache und Teil Ihrer Aufgabe.

Dennoch macht es Sinn, einen genaueren Blick zu riskieren. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der neun typischen Fehlerquellen, die in Besprechung auftauchen. Welche kommen Ihnen bekannt vor?

Neun Zeitfresser in Meetings

  • Unpünktlichkeit
  • Fehlende Vorbereitung
  • Keine Agenda
  • Unsystematischer Ablauf
  • Unausgewogener Redeanteil
  • Dominanz einzelner versus Zurückhaltung anderer
  • Ad hoc-Themen oder Diskussionen ufern aus
  • Keine Leitung bzw. Zeitwächter 
  • Keine Ergebnissicherung

All diese Schwachstellen kosten Sie wertvolle Zeit und verhindern tragfähige Ergebnisse!

Selten rechnet jemand aus, was für eine betriebswirtschaftliche Dimension es annimmt, wenn sich zentrale Teilnehmer nur um 5 bis 10 Minuten in Meetings verspäten. Bei einer einstündigen Besprechung beläuft sich das schon auf weit mehr als 10 Prozent der Gesamtzeit. Dabei summieren sich allein die Gehälter zu einem immensen Betrag! Berechnen Sie das einmal pro Teilnehmenden und Meeting.

Hausgemachtes Meeting-Desaster: Ohne Planung & Disziplin vergeuden Sie wertvolle Zeit!

Sobald Sie wissen, wo bei Ihnen der Schuh drückt, können Sie aktiv werden…

  • ganz für sich allein durch eine veränderte Haltung oder Vorbereitung
  • durch Vorabsprache mit einzelnen unter vier Augen oder
  • gemeinsam mit der ganzen Crew Ihres Meetings.

Wählen Sie Ihren Weg: Sie können nur gewinnen!

Fünf Tipps für effiziente Besprechungen

Um zukünftig leichter Ergebnisse zu erzielen, empfehlen wir Ihnen den Fokus auf fünf zentrale Bereiche. Sie können alle parallel angehen oder widmen sich den verschiedenen Optimierungsthemen nach und nach.

Viele unserer Trainingsteilnehmer berichten uns, dass schon kleine Veränderungen große Wirkungen erzielen.

1. Bereiten Sie sich systematisch vor!

Zur Vorbereitung zählt neben der Einladung unbedingt ein Bekanntgeben der geplanten Inhalte. Selbst wenn die Agenda noch nicht komplett stehen sollte, brauchen Teilnehmende Zeit, sich auf die Themen vorzubereiten.

Je mehr in Meetings ad hoc diskutiert wird, umso unausgewogener verlaufen der Redeanteil und die Entscheidungsfreudigkeit von Gruppen! Schicken Sie daher wichtige Unterlagen bereits vor dem Meeting mit, dann können sich insbesondere introvertierte Mitarbeiter in Ruhe ihre Meinung bilden.

2. Planen Sie Ablauf und Struktur

Ein unsystematisches Springen zwischen Themen oder gar eine Diskussion ohne klare Ziele kosten nur Zeit und Nerven. Indem Sie vorab festlegen, was Sie in dem Meeting erreichen und entscheiden wollen, klären Sie Ihren persönlichen Beitrag. Bei kontroversen Themen hat es sich bewährt, sich Ihr persönliches Idealziel bewusst zu machen und auf welche Position Sie alternativ bereit wären auszuweichen.

Die Agenda sollte vorab zur Verfügung stehen – und auch im Meeting sichtbar aushängen. Manche haben gute Erfahrungen damit gemacht, keine spontanen Themen mehr ad hoc aufzunehmen.

Sollten sich neue Fragen ergeben, müssen diese auf die Agenda des Folge-Meetings gesetzt werden. Ob das für Sie Vorbildfunktion haben kann, liegt vor allem daran, wie viele spontane Änderungen anliegen und sofort geklärt werden müssen.

3. Vereinbaren Sie Regeln und Diskussionsleitlinien

Der Gesprächsanteil in Meetings ist oft sehr unausgewogen zugunsten weniger Wortführer und einer breiteren Masse an eher stilleren Teilnehmenden. Wenn Sie zentrale Entscheidungen kooperativ mit Ihrem gesamten Team entwickeln wollen, kommen Sie um Spielregeln nicht drum herum.

Diskutieren Sie gemeinsam, welche Richtlinien Ihnen wichtig sind und wie Sie auftretende Probleme zukünftig händeln wollen.

Die Redezeit, die sich einzelne nehmen, demonstriert Macht und Status. Das wird vielfach genutzt, indem Beiträge von Vorredner aufgegriffen und mit eigenen Worten unterstrichen werden. Um hier unnötiges Wiederholen zu vermeiden, kann es sinnvoll sein, die Meinung aller zu einem recht frühen Stadium per Abfrage zu erfassen.

Zustimmung oder Ablehnung zu einer Vorgehensweise kann per Handzeichen oder über Klebepunkte auf dem Flipchart bzw. Moderationswand leicht abgefragt werden. Dadurch lenken Sie Diskussionen leichter in eine zielführende Richtung. 

4. Leitung und Visualisierung

Moderierte Diskussionen verlaufen effizienter! Ob die Leitung immer durch die Führungskraft oder den Projektleiter selbst erfolgt oder reihum geht, spielt dabei eher eine untergeordnete Rolle.

Denn diese Form der Leitung hat vor allem prozesssteuernde Funktion: Sie erteilt Rederecht, bremst Vielredner, ermutigt Stillere und fasst Zwischenergebnisse und Vereinbarungen für alle zusammen.

Über Visualisierung – sei es per Flipchart oder Beamer-Projektion – macht den Verlauf des Meetings für alle transparent. Auch ohne Anspruch auf Ästhetik halten Sie mit wenigen Worten auf dem Flipchart die zentralen Aspekte fest.

In unseren Seminaren simulieren wir Besprechungen mit und ohne Visualisierung. So erleben alle den Unterschied, um wie viel einfacher sich moderierte Besprechungen gestalten. Auch die Zeitersparnis wird für alle sofort erkennbar.

5. Ergebnissicherung

Selbst wenn alle anwesend waren, existieren mitunter verschiedenen Versionen von Absprachen oder Verantwortlichkeiten über nachfolgende Aufgaben. Deshalb sind Protokolle in Meetings vielerorts Standard. Integrieren Sie idealerweise eine separate Aufgabenliste, am besten am Ende des Protokolls.

Diese kann dann im nächsten Meeting als Grundlage dienen, um den Projektfortschritt und Aufgabenstatus zu erfassen. Unerledigte Aufgaben gehören dabei immer ins nächste Protokoll übernommen, damit nichts untergeht.

Zusammenfassung: Das Wichtigste auf einen Blick

  • Besprechungen sind das Instrument zur Steuerung von Projekten und Teams. Thematisieren Sie Ihre Meetingkultur ganz explizit, um Schwachstellen zu identifizieren und Ihre Effizienz zu steigern.
  • Zu den 9 größten Fehlerquellen in Meetings gehören: Unpünktlichkeit, fehlende Vorbereitung und Agenda, unsystematischer Ablauf, unausgewogener Redeanteil (Dominanz einzelner versus Zurückhaltung anderer), Ad hoc-Themen oder Diskussionen ufern aus, keine Leitung bzw. Zeitwächter und unzureichende Ergebnissicherung. Von welchen Punkten sind Sie betroffen? Suchen Sie Auswege!
  • Um Ihre Besprechungen effizienter zu gestalten, lohnt der Blick auf fünf Stellschrauben: systematische Vorbereitung, strukturierter Ablauf, Leitung und Visualisierung sowie eine konsequente Ergebnissicherung, die Aufgaben und Verantwortlichkeiten zuweist und den Bearbeitungsstatus nachhält.

Wenn Sie alle Punkte dieser Liste (oder auch nur einen Teil davon) in Ihre Meetings übernehmen, werden Sie schnell die Erfahrung machen, dass sich Ergebnisse leichter erzielen lassen und Sie wertvolle Zeit für die Erledigung der Aufgaben gewinnen, die Sie aus der Besprechung mitnehmen. Viel Erfolg!

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