Soft Skills im Projekt: 7 Tipps für überzeugende Präsentationen (Teil 6)
Je nach Ausgangslage wollen Sie dabei deutlich mehr als nur informieren, wie es um das Projekt gerade steht. Wenn Kursänderungen erläutert, oder gar zusätzliche Ressourcen beantragt werden müssen, gilt es überzeugend zu argumentieren.
Häufig stehen Sie vor der Herausforderung, in kurzer Zeit so gut zu informieren, dass notfalls auch fachfremde Stakeholder eine konstruktive Entscheidung mittragen können, die idealerweise ganz in Ihrem Sinne ist.
Die Auswahl und Darbietung von Details dient dabei Ihrer Argumentation und darf eine klare Intention verfolgen. Ohne zu manipulieren, können Sie Vor- und Nachteile möglicher Alternativen vorwegnehmen und damit einer soliden Lösung den Weg ebnen.
1 – Prüfen Sie den Anlass Ihrer Präsentation
Wenn Sie andere für Ihr Projekt oder gar eine Kursänderung gewinnen wollen, reicht es keineswegs, alle Informationen sachlich richtig darzustellen.
Ihre Argumentation muss klar auf ein Ziel gerichtet sein, und dieses Ziel beeinflusst die Wahl Ihrer Darstellung.
Typischerweise begegnen Ihnen in Projekten drei unterschiedliche Anlässe:
Status-Meeting
Entweder intern oder in Anwesenheit der zentralen Stakeholder
Abwägen von Alternativen
Wenn Entscheidungen anstehen, kann Ihre Überzeugungsfähigkeit die Diskussion und das Ergebnis steuern.
Akute Herausforderung
Hier werden Sie an Ihrer Professionalität gemessen und Ihre Argumentation sollte stichhaltig sein. Insbesondere wenn Sie zusätzliche Ressourcen beantragen müssen, sei es Zeit, Budget oder Manpower.
2 – Klären Sie Ihr Ziel
Fangen Sie bei der Planung Ihrer Präsentation von hinten an und fragen Sie sich, welches Ziel Sie idealerweise erreichen wollen.
Eine überzeugende Präsentation besticht durch eine in sich schlüssige Logik und einen klaren Appell, der Ihre Handlungsaufforderung mit klaren Worten zusammenfasst.
Wollen Sie eine Zusage für den von Ihnen favorisierten Weg oder sind Sie offen für weitere Vorschläge? Je klarer Sie Ihr ideales Ergebnis vor Augen haben, umso besser lässt sich Ihre Argumentation darauf aufbauen.
3 – Argumente sammeln und priorisieren
Je nach Anlass steht Ihnen eine Menge an Informationen zur Auswahl. Um diese sinnvoll zu gewichten, beziehen Sie auch die Sicht Ihrer zukünftigen Zuhörer mit ein.
- Auf welches Vorwissen vertrauen Sie?
- Über wie viel Expertise verfügt Ihr Publikum?
- Welche Details sind nötig, um Ihrer Argumentation zu folgen?
- Welche Details können sie vernachlässigen?
- Welche Argumente nützen Ihrem Ziel?
- Mit welchen Widerständen müssen Sie rechnen?
Indem Sie Widerstände vorwegnehmen, wappnen Sie sich gegen unerwartete Einwände.
Versuchen Sie sich dazu möglichst intensiv in Ihr Publikum hineinzuversetzen. Ihre Projektmitarbeiter bewegen dabei andere Fragen als das Management oder externe Auftraggeber.
4 – Argumentationsaufbau
Wenn Sie die zentralen Informationen gesammelt und Argumente bewertet bzw. selektiert haben, gilt es diese in eine überzeugende Reihenfolge zu bringen.
Dabei können Sie sich rhetorisch am argumentativen Fünfsatz orientieren.
Nach einer Einführung ins Thema (1) folgt dabei die zentrale Argumentation (2-4) in drei strategisch aufeinander abgestimmten Schritten. Am Ende (5) schließen Sie mit einem klaren Appell, sei es die Einladung zur weiteren Diskussion oder auch eine direkte Mittelfreigabe.
Für die zuvor benannten Anlässe eignen sich folgende Argumentationsstrukturen:
Status-Meeting
Problem – Ursache – Konsequenz
Plan – IST-Situation – nächste Schritte
Erreicht – geplant – nächste Schritte
Abwägen von Alternativen
Pro – Contra – eigene Meinung
Lösung A – Lösung B – dritte bevorzugte Alternative
Lösung A – Lösung B – Vergleich: Vorteile/Nachteile
Akute Herausforderung
Problem – Ursache – Lösung
Problem – Lösung – Konsequenzen
Ist – Soll – Lösung
5 – Spannungsbogen
Unabhängig vom gewählten Argumentationsaufbau zählt eines bei Projektpräsentationen am stärksten:
Stellen Sie den Nutzen nach vorn! Denn jeder Beteiligte hat einen anderen Fokus auf Ihr Projekt.
Ihre Mitarbeiter fragen sich, was Änderungen im Fahrplan für Auswirkungen auf ihre Arbeit haben werden, während das Management vorrangig auf Kosten oder auch eine Verschiebung von versprochenen Deadlines gucken wird.
Achten Sie darauf, dass Sie die zentralen Motive Ihrer Zuhörer möglichst früh berücksichtigen.
Ebenfalls wichtig: Emotionen und eine anschauliche Darstellung
Das können Sie über eine Visualisierung oder prägnante Beispiele erreichen. Denn eine allzu sachliche Darstellung bleibt oft viel zu abstrakt, um die Dimension und Tragweite von Entscheidungen wirklich abzubilden.
Nutzen nach vorn!
Was gewinnt oder verliert Ihr Zuhörer, persönlich, als Abteilung oder Unternehmen?
Anschaulichkeit
Hauchen Sie trockenen Zahlen Leben ein – durch Grafiken, Illustrationen, Fallbeispielen, Vergleichen oder
Demonstrationen
Highlights setzen: Durch Signalwörter sowie optische oder stimmliche Hervorhebungen können Sie den Spannungsverlauf steuern und die Aufmerksamkeit bündeln.
6 – Präsentieren Sie top-down
Wenn Sie „hohe Tiere“ dabei haben, kann es Ihnen passieren, dass jemand vorzeitig Ihre Präsentation verlassen muss.
Ebenfalls sollten Sie sich daran gewöhnen, dass Executive Manager häufig Multitasking betreiben und Ihnen parallel zur Arbeit am eigenen Laptop folgen. Seien sie gewiss, dass diese Führungskräfte darauf gepolt sind, die für sie zentralen Inhalte zielsicher herauszufiltern.
Oftmals hat es sich bewährt, möglichst wenig auf Details einzugehen, sondern stärker Kosten und Konsequenzen zu berücksichtigen.
Kernbotschaft zuerst
Bauen Sie Informationen fürs Top Management nach der umgekehrten Pyramide auf. Zuerst nennen Sie Ihre Kernbotschaft, danach fokussieren Sie sich auf drei zentrale Argumente.
Mehr Inhalt „on demand“
Erst bei mehr Zeit und Interesse, können Sie einzelne Punkte durch Beispiele oder weitere Informationen untermauern.
Klarer Fokus!
Konzentrieren Sie sich auf den Hauptaugenmerk Ihrer Zuhörer: Wollen diese Ursachen oder Lösungen hören? Interessieren sie sich für Ergebnisse oder auch den Weg dahin? Gilt es Kosten zu senken oder die Konsequenzen einer Entscheidung besser zu verstehen?
7 – Interaktion anregen
Ob Sie Zwischenfragen zulassen wollen oder lieber erst am Ende Ihrer Präsentation diskutieren, ist eindeutig Typsache.
Wichtig ist, dass Sie sich die Leitung Ihrer Präsentation nicht aus der Hand nehmen lassen, auch wenn es mittendrin zu Nachfragen kommt.
Verweisen Sie gern darauf, erst alle Argumente erläutern zu wollen, bevor Sie die Diskussion eröffnen. Stellen Sie Fragen insbesondere dann zurück, wenn Sie Ihren geplanten Ablauf eher durcheinander bringen.
Mitunter können Rückfragen jedoch Gold wert sein, denn Sie erhalten damit die Möglichkeit, frühzeitig Verständnisfragen zu klären.
Beenden Sie ihre Präsentation mit dem zuvor geplanten Appell! Danach können Sie um die Meinung der Anwesenden bitten oder auf Fragen zurückkommen.
Wer entscheidet?
Wenn Sie eine zügige Entscheidung wünschen, wenden Sie sich mit Ihrem Appell direkt an die Person, die hierbei das Sagen hat. Das erspart Ihnen unnötige Reibungsverluste bei der Diskussion im kompletten Plenum.
Sofort entscheiden?
Ein Vertagen der Entscheidung kann in besonderen Fällen hilfreich sein. Auch damit umgehen Sie eine Diskussion in zu großem Kreis von Anwesenden.
Ziel erreicht?
Im Idealfall haben Sie Ihre Zuhörer bereits überzeugt und für Ihre favorisierte Lösung gewinnen können. Wenn nicht, justieren Sie nach. Fragen Sie, welche Informationen noch fehlen, um Ihren Lösungsweg mitzutragen.
Nutzen, Ziel und Kernbotschaft
Orientieren Sie sich bei Ihrer Vorbereitung am besten immer eng am Nutzen, Ziel und Kernbotschaft Ihrer Präsentation.
Mit diesen drei Schlüsselfaktoren wissen Sie am besten zu überzeugen!
Wir wünschen Ihnen dabei viel Erfolg!
Übersicht Artikel-Serie
Teil 1: Soft Skills im Projekt - Schlüsselkompetenzen für Projektleiter
Teil 2: Soft Skills im Projekt - Welche personalen Kompetenzen im Projektmanagement gefragt sind
Teil 3: Soft Skills im Projekt - Erfolgreiche Kommunikation im Team
Teil 4: Konfliktmangement
Teil 5: Projektmeetings erfolgreich managen
Teil 6: 7 Tipps für überzeugende Präsentationen (dieser Beitrag)
Gratis Download: eBook - Soft Skills im Projekt
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Über den Autor
Werner Plewa
Projektmanager, Experte für berufliche Weiterbildung und Personalentwicklung. Kontaktanfrage gerne auch bei XING:
