Soft Skills im Projekt: 7 Tipps für überzeugende Präsentationen (Teil 6)

Teil 6 (von 6): Anlässe für Präsentationen gibt es in Projekten viele. Sei es vor der Geschäftsleitung, Auftraggebern oder mit dem Projekt-Team, um zum Beispiel neue Vorgehensweisen abzustimmen. In unserem letzten Artikel unserer Blog-Serie „Soft Skills im Projekt“ erläutern wir Ihnen die sieben Eckpfeiler, mit denen Ihre Projekt-Präsentationen auf voller Linie überzeugen.

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Je nach Ausgangslage wollen Sie dabei deutlich mehr als nur informieren, wie es um das Projekt gerade steht. Wenn Kursänderungen erläutert, oder gar zusätzliche Ressourcen beantragt werden müssen, gilt es überzeugend zu argumentieren.

Häufig stehen Sie vor der Herausforderung, in kurzer Zeit so gut zu informieren, dass notfalls auch fachfremde Stakeholder eine konstruktive Entscheidung mittragen können, die idealerweise ganz in Ihrem Sinne ist.

Die Auswahl und Darbietung von Details dient dabei Ihrer Argumentation und darf eine klare Intention verfolgen. Ohne zu manipulieren, können Sie Vor- und Nachteile möglicher Alternativen vorwegnehmen und damit einer soliden Lösung den Weg ebnen.

1 – Prüfen Sie den Anlass Ihrer Präsentation

Wenn Sie andere für Ihr Projekt oder gar eine Kursänderung gewinnen wollen, reicht es keineswegs, alle Informationen sachlich richtig darzustellen.

Ihre Argumentation muss klar auf ein Ziel gerichtet sein, und dieses Ziel beeinflusst die Wahl Ihrer Darstellung.

Typischerweise begegnen Ihnen in Projekten drei unterschiedliche Anlässe:

Status-Meeting

Entweder intern oder in Anwesenheit der zentralen Stakeholder

Abwägen von Alternativen

Wenn Entscheidungen anstehen, kann Ihre Überzeugungsfähigkeit die Diskussion und das Ergebnis steuern.

Akute Herausforderung

Hier werden Sie an Ihrer Professionalität gemessen und Ihre Argumentation sollte stichhaltig sein. Insbesondere wenn Sie zusätzliche Ressourcen beantragen müssen, sei es Zeit, Budget oder Manpower.

2 – Klären Sie Ihr Ziel

Fangen Sie bei der Planung Ihrer Präsentation von hinten an und fragen Sie sich, welches Ziel Sie idealerweise erreichen wollen.

Eine überzeugende Präsentation besticht durch eine in sich schlüssige Logik und einen klaren Appell, der Ihre Handlungsaufforderung mit klaren Worten zusammenfasst.

Wollen Sie eine Zusage für den von Ihnen favorisierten Weg oder sind Sie offen für weitere Vorschläge? Je klarer Sie Ihr ideales Ergebnis vor Augen haben, umso besser lässt sich Ihre Argumentation darauf aufbauen.

3 – Argumente sammeln und priorisieren

Je nach Anlass steht Ihnen eine Menge an Informationen zur Auswahl. Um diese sinnvoll zu gewichten, beziehen Sie auch die Sicht Ihrer zukünftigen Zuhörer mit ein.

Auf welches Vorwissen vertrauen Sie?
Über wie viel Expertise verfügt Ihr Publikum?
Welche Details sind nötig, um Ihrer Argumentation zu folgen?
Welche Details können sie vernachlässigen?
Welche Argumente nützen Ihrem Ziel?
Mit welchen Widerständen müssen Sie rechnen?

Indem Sie Widerstände vorwegnehmen, wappnen Sie sich gegen unerwartete Einwände.

Versuchen Sie sich dazu möglichst intensiv in Ihr Publikum hineinzuversetzen. Ihre Projektmitarbeiter bewegen dabei andere Fragen als das Management oder externe Auftraggeber.

4 – Argumentationsaufbau

Wenn Sie die zentralen Informationen gesammelt und Argumente bewertet bzw. selektiert haben, gilt es diese in eine überzeugende Reihenfolge zu bringen.

Dabei können Sie sich rhetorisch am argumentativen Fünfsatz orientieren.

Nach einer Einführung ins Thema (1) folgt dabei die zentrale Argumentation (2-4) in drei strategisch aufeinander abgestimmten Schritten. Am Ende (5) schließen Sie mit einem klaren Appell, sei es die Einladung zur weiteren Diskussion oder auch eine direkte Mittelfreigabe.

Für die zuvor benannten Anlässe eignen sich folgende Argumentationsstrukturen:

Status-Meeting

Problem – Ursache – Konsequenz
Plan – IST-Situation – nächste Schritte
Erreicht – geplant – nächste Schritte

Abwägen von Alternativen

Pro – Contra – eigene Meinung
Lösung A – Lösung B – dritte bevorzugte Alternative
Lösung A – Lösung B – Vergleich: Vorteile/Nachteile

Akute Herausforderung

Problem – Ursache – Lösung
Problem – Lösung – Konsequenzen
Ist – Soll – Lösung

5 – Spannungsbogen

Unabhängig vom gewählten Argumentationsaufbau zählt eines bei Projektpräsentationen am stärksten:

Stellen Sie den Nutzen nach vorn! Denn jeder Beteiligte hat einen anderen Fokus auf Ihr Projekt.

Ihre Mitarbeiter fragen sich, was Änderungen im Fahrplan für Auswirkungen auf ihre Arbeit haben werden, während das Management vorrangig auf Kosten oder auch eine Verschiebung von versprochenen Deadlines gucken wird.

Achten Sie darauf, dass Sie die zentralen Motive Ihrer Zuhörer möglichst früh berücksichtigen.

Ebenfalls wichtig: Emotionen und eine anschauliche Darstellung

Das können Sie über eine Visualisierung oder prägnante Beispiele erreichen. Denn eine allzu sachliche Darstellung bleibt oft viel zu abstrakt, um die Dimension und Tragweite von Entscheidungen wirklich abzubilden.

Nutzen nach vorn!

Was gewinnt oder verliert Ihr Zuhörer, persönlich, als Abteilung oder Unternehmen?

Anschaulichkeit

Hauchen Sie trockenen Zahlen Leben ein – durch Grafiken, Illustrationen, Fallbeispielen, Vergleichen oder

Demonstrationen

Highlights setzen: Durch Signalwörter sowie optische oder stimmliche Hervorhebungen können Sie den Spannungsverlauf steuern und die Aufmerksamkeit bündeln.

6 – Präsentieren Sie top-down

Wenn Sie „hohe Tiere“ dabei haben, kann es Ihnen passieren, dass jemand vorzeitig Ihre Präsentation verlassen muss.

Ebenfalls sollten Sie sich daran gewöhnen, dass Executive Manager häufig Multitasking betreiben und Ihnen parallel zur Arbeit am eigenen Laptop folgen. Seien sie gewiss, dass diese Führungskräfte darauf gepolt sind, die für sie zentralen Inhalte zielsicher herauszufiltern.

Oftmals hat es sich bewährt, möglichst wenig auf Details einzugehen, sondern stärker Kosten und Konsequenzen zu berücksichtigen.

Kernbotschaft zuerst

Bauen Sie Informationen fürs Top Management nach der umgekehrten Pyramide auf. Zuerst nennen Sie Ihre Kernbotschaft, danach fokussieren Sie sich auf drei zentrale Argumente.

Mehr Inhalt „on demand“

Erst bei mehr Zeit und Interesse, können Sie einzelne Punkte durch Beispiele oder weitere Informationen untermauern.

Klarer Fokus!

Konzentrieren Sie sich auf den Hauptaugenmerk Ihrer Zuhörer: Wollen diese Ursachen oder Lösungen hören? Interessieren sie sich für Ergebnisse oder auch den Weg dahin? Gilt es Kosten zu senken oder die Konsequenzen einer Entscheidung besser zu verstehen?

7 – Interaktion anregen

Ob Sie Zwischenfragen zulassen wollen oder lieber erst am Ende Ihrer Präsentation diskutieren, ist eindeutig Typsache.

Wichtig ist, dass Sie sich die Leitung Ihrer Präsentation nicht aus der Hand nehmen lassen, auch wenn es mittendrin zu Nachfragen kommt.

Verweisen Sie gern darauf, erst alle Argumente erläutern zu wollen, bevor Sie die Diskussion eröffnen. Stellen Sie Fragen insbesondere dann zurück, wenn Sie Ihren geplanten Ablauf eher durcheinander bringen.

Mitunter können Rückfragen jedoch Gold wert sein, denn Sie erhalten damit die Möglichkeit, frühzeitig Verständnisfragen zu klären.

Beenden Sie ihre Präsentation mit dem zuvor geplanten Appell! Danach können Sie um die Meinung der Anwesenden bitten oder auf Fragen zurückkommen.

Wer entscheidet?

Wenn Sie eine zügige Entscheidung wünschen, wenden Sie sich mit Ihrem Appell direkt an die Person, die hierbei das Sagen hat. Das erspart Ihnen unnötige Reibungsverluste bei der Diskussion im kompletten Plenum.

Sofort entscheiden?

Ein Vertagen der Entscheidung kann in besonderen Fällen hilfreich sein. Auch damit umgehen Sie eine Diskussion in zu großem Kreis von Anwesenden.

Ziel erreicht?

Im Idealfall haben Sie Ihre Zuhörer bereits überzeugt und für Ihre favorisierte Lösung gewinnen können. Wenn nicht, justieren Sie nach. Fragen Sie, welche Informationen noch fehlen, um Ihren Lösungsweg mitzutragen.