SWOT-Analyse im Projektmanagement

SWOT steht als Akronym für die Begriffe Strengths, Weaknesses, Opportunities und Threats. Gegenüber Anwendern präsentiert sich die SWOT-Analyse als Matrix, welche aus vier Quadranten besteht.

Der Analysegegenstand zeigt sich vielseitig: eine Projektleiterin oder Projektleiter mit seinen Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken, das Projekt selbst und seine Position in einem Portfolio, eine Organisationseinheit in einem Unternehmen oder das Unternehmen selbst.

Auch bestehende oder neu zu entwickelnde Produkte, Zukunftstechnologien oder Services stehen bei der Untersuchung nach Entwicklungspotenzial im Mittelpunkt. Oft findet die Analyse in der strategischen Planung oder im Risikomanagement Anwendung.

"Eine SWOT-Analyse bewertet interne und externe Faktoren sowie aktuelle und zukünftige Potenziale, die das Erreichen dieser Ziele unterstützen oder behindern können."

• Strengths (Stärken): In diesem Segment der Matrix finden sich all die inneren Faktoren, die dem Analysegegenstand Vorteile verschaffen. Hier sind die Elemente versammelt, in denen er sich auszeichnet und sich von Mitbewerbern abhebt.
  Um die Stärken zu ermitteln, helfen Antworten auf diese Fragen: Was machen wir gut? Was ist unser stärkstes Kapital?
  Mögliche Antworten: gesunde Finanzstruktur, Erfolg versprechende Technologie, Faktoren, die Effizienzen steigern, Kosten reduzieren, Qualität sichern oder Kundenzufriedenheit verbessern.
• Weaknesses (Schwächen): In diesem Segment sind alle inneren Eigenschaften versammelt, die zu einer Benachteiligung führen können. Denn Schwächen hindern das Analyseobjekt daran, auf seinem optimalen Leistungsniveau zu agieren. Es besteht Verbesserungsbedarf, um im Wettbewerb bestehen zu können.
  Um Schwächen in einem Projekt aufzuspüren, helfen Antworten auf diese Fragen: Was sind unsere Kritiken? Was sind unsere leistungsschwächsten Komponenten?
  Mögliche Antworten: schlechter Zugang zu Ressourcen, unklarer Auftrag, unrealistische Meilensteine oder schwerfällige Prozesse.
• Opportunities (Chancen): Chancen in diesem Kontext zählen als äußere Faktoren, das heißt, sie befinden sich außerhalb des betrachteten Analyseobjektes. Dazu zählen alle Elemente, die Stärken ausspielen und positiv wirken, aber die nicht geändert werden können.
  Um Chancen in einem Projekt zu entdecken, helfen Antworten auf diese Fragen: Welche Trends zeigen sich im Projektumfeld? Worauf zielen wir ab?
  Mögliche Antworten: Wettbewerber, Einkaufspreise oder Einkaufstrends. Denken Sie daran: Wo auch immer Ihr Projekt steht, suchen Sie nach zukünftigen Ereignissen, die zwar noch nicht real sind, jedoch am Horizont erscheinen.
• Threats (Risiken): So wie das Matrix-Element Chancen, setzen sich Risiken aus externen Faktoren zusammen. Diese haben das Potenzial, dem Betrachtungsobjekt zu schaden. Diese Fragen könnten helfen, Risiken aufzuspüren: Wie viele Wettbewerber gibt es und wie hoch ist ihr Marktanteil? Gibt es neue Vorschriften, Regeln oder Standards, die sich negativ auswirken könnten?
  
  Beispiele: steigende Kosten für Ressourcen, ungünstige politische Rahmenbedingungen oder Vorgaben oder auch negative Witterungseinflüsse wie Regen und Hitze.

Im Glossar des neuen PMBOK^® Guides Seventh Edition vom PMI^® ist die SWOT-Analyse als Methode in der Performance Domain Planning und Uncertainty aufgeführt.

Damit ist sie für die strategische Planung oder Suche nach Risiken als ein nützliches Instrument gekennzeichnet.

Hier einige konkrete Anwendungsbeispiele dazu:

• Aktuelle Marktchancen eines zukünftigen Produktes oder Services einschätzen
• strategische Ausrichtung eines Projektes planen, in dem zum Beispiel in einem Projektportfolio diejenigen Projekte gestartet oder gefördert werden, die den größten Beitrag zum Unternehmenserfolg einzahlen
• Den aktuellen Status eines Projektes identifizieren
• Projektauftrag klären und klar beschreiben
• In festgefahrenen Projektsituationen das Umfeld analysieren, um Erfolg versprechende Handlungsoptionen auszuarbeiten und bremsende Elemente zu eliminieren
• Wenn der Projektfortschritt stagniert, kann die Bewertung der Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen den Teammitgliedern die Augen für neue Möglichkeiten öffnen.
• Ergänzend zur Risikoanalyse Chancen und Risiken identifizieren, um Fehlentscheidungen zu vermeiden
• Wenn sich das Projektumfeld ändert und das Projekt anzupassen wäre, kann die SWOT-Analyse die passende Richtung weisen.
• Die Analyse schafft Transparenz, welche in der Kommunikation mit Auftraggeber, Teammitgliedern und Stakeholdern verwendet werden kann.

(Quelle: Projekt leicht gemacht)

• Die Analyse hilft Projektleitern, Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen in einer Matrix zu positionieren und sich damit auf strategische Ziele zu fokussieren.
• Sie schafft Klarheit und Transparenz in der Kommunikation.
• Sie ist einfach zu erstellen, unkompliziert und ist mäßig zeitintensiv.
• Die Analyse basiert auf Fakten. Sie liefert Argumente und fördert dadurch die Glaubwürdigkeit des Erstellers und des durch ihn verantworteten Projektes.

• Durch die Vereinfachung fehlt Platz für den kritischen Blick auf die Ergebnisse.
• Gefahr, dass die Analysten zu subjektiv bewerten.
• Mögliche fehlerhafte Darstellung und Zuordnung von Fakten und Informationen in den Quadranten Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen

• 1.    Beziehen Sie die einflussreichsten Stakeholder in die Entwicklung der SWOT-Analyse mit ein.
• 2.    Erstellen Sie die Matrix in dem Umfang, den Sie benötigen. Erzeugen Sie verständliche Einträge, sodass die Inhalte lesbar und verständlich sind.
• 3.    Sprechen Sie offen über Schwächen und Bedrohungen. Fordern Sie Projektmitglieder und andere Stakeholder aktiv auf, offen über ihre Beobachtungen zu sprechen. Nichts ist vollkommen. Deshalb gilt auch hier: Fördern Sie ein vertrauensvolles Klima, sodass die Beteiligten über Schwächen reden und diese sichtbar machen, ohne dass sie befürchten müssen, dass ihnen daraus Nachteile entstehen.
• 4.    Veröffentlichen Sie die Ergebnisse der SWOT-Analyse. So haben die Beteiligten die Möglichkeit, sich über den seinerzeit ausgearbeiteten Stand eine Übersicht zu verschaffen und über Anpassungsbedarf zu diskutieren.
• 5.    Sehen Sie die Methodik der SWOT-Analyse als Hilfsmittel oder Empfehlung, weniger als Rezept mit detaillierten Dosierungsanweisungen.
• 6.    Nachdem Sie die Komponenten innerhalb der Quadranten identifiziert haben, könnten Sie sie priorisieren. Das hätte den Vorteil, für die erfolgversprechendsten Einträge Handlungsstränge festzulegen und deren Potenzial auszubauen.
• 7.    Überprüfen Sie hin und wieder Ihre Einträge während des gesamten Projektlebenszyklus. Entscheiden Sie mit Ihrem Team, welche Komponenten Sie entfernen, aktualisieren oder zufügen müssen.

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