Soft Skills: drei Empfehlungen für Ihr Zeitmanagement

Wie Ihr Zeitmanagement Ihre Produktivität steuert: Hinweise für die Zielformulierung, den Abbau von Hindernissen und das Gestalten der Rahmenbedingungen (mit Arbeitsblatt zum Download).

Das Zeitmanagement-Seminar ist eines der beliebtesten im Programm von KAYENTA. Wir erleben Teilnehmer, deren Arbeitstag übervoll ist und die hoffen zu erfahren, wie sie noch mehr bewältigen können. Die Seminare beginnen regelmäßig mit einer Diskussion darüber, was Zeitmanagement zu leisten imstande ist. Eines ist sicher: Es gibt immer viel mehr zu tun als jeder einzelne von uns schaffen kann. Die Arbeitsverdichtung ist enorm. Ein aktuelles Zeitmanagement-Programm kann sich nicht mehr auf Methoden und Organisation beschränken. Vielmehr muss eine geeignete Selbstführung die Aufgabe des Trainings sein. So wandelt sich das Zeitmanagement und wird zu einem Soft Skill.

Auftakt für das Zeitmanagement: Ziele bestimmen

Sie und Ihr Team haben pro Tag ein begrenztes Zeitbudget. In dieser Zeit möchten Sie im Sinne Ihres Ziels möglichst viel erreichen, das heißt: die Produktivität steigern. Produktivität und Zeitmanagement hängen eng zusammen. Bevor Sie Ihre Aufgaben im Team verteilen, nutzen Sie am besten die W-Fragen, um Ihre Ziele zu konkretisieren: Was?

Was ist genau zu tun?
Welches Ergebnis wird angestrebt?
Welche Schwierigkeiten sind zu erwarten?
Wie will ich das Ergebnis kontrollieren?

Wer?

Wer ist für die Aufgabe am besten geeignet?
Wer besitzt die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten?

Warum?

Welchem Zweck dient die Aufgabe?
Was passiert, wenn die Aufgabe nicht oder unvollständig erledigt wird?

Wie?

Wie soll bei der Ausführung vorgegangen werden?
Welche Vorschriften und Richtlinien sind zu beachten?
Welche Hilfsmittel werden benötigt?

Wann?

Wann soll mit der Aufgabe begonnen werden?
Bis wann soll sie abgeschlossen sein?
Wann muss ich kontrollieren, um ggf. eingreifen zu können?

Die W-Fragen unterstützen Sie bei der richtigen Aufgabenverteilung: Wollen oder müssen Sie eine Aufgabe selbst übernehmen oder kann sie von einem Mitarbeiter gelöst werden? Können Sie die Aufgabe vielleicht sogar ohne Schaden verwerfen, weil sie nichts zu Ihren Zielen beiträgt?

Hindernisse im Zeitmanagement ausräumen

Nutzen Sie im nächsten Team-Meeting einmal die Gelegenheit, Produktivitäts-Hindernisse auszuräumen. Bitten Sie jeden Mitarbeiter um seine Meinung und fragen ihn, wie zufrieden er ist. Lust und Frust wie auch die unterschiedlichen Potentiale der Mitarbeiter sind Säulen der Produktivität. Eine Visualisierung der Team-Ergebnisse hilft Ihnen dabei, aktuelle Anforderungen einzuschätzen und Optimierungspotenziale zu orten. Laden Sie sich als Vorlage gerne unser Arbeitsblatt zur Produktivität herunter.

Zeitmanagement und Zeitblöcke

Fredmund Malik schreibt in seinem Buch „Führen Leisten Leben“ über den Wandel des Begriffs der Produktivität:

Zu Zeiten der Industrialisierung, als es darum ging, Produkte effizient zu fertigen, hieß die entscheidende Frage: „Wie viel Zeit darf eine Arbeit maximal benötigen“. Diese Frage ist bis auf wenige Ausnahmen beantwortet.

Heute geht es um Kopfarbeit und die entscheidende Frage lautet hier: „Wie viel ungestörte Zeit brauche ich mindestens, um diese Arbeit fertig zu stellen?“

Geistige Arbeit braucht Ruhe und Konzentration Malik spricht sich für „große Zeiteinheiten“ und „Zeitblöcke“ aus, in denen Führungskräfte und Mitarbeiter ungestört arbeiten können. „Oder“, fragt er seine Leser, „haben Sie je von einem Herzchirurgen gehört, der eine Operation unterbricht, um in eine Sitzung zu gehen?