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Kanban Board – Arbeit sichtbar machen

Kanban Board – Arbeit sichtbar machen

KANBAN ist Trend im Projektmanagement – obwohl das erste Kanban-System bereits 1947 von Talichi Ohno, einem Toyota-Ingenieur, entwickelt wurde. Sein Ziel war es, die Fertigungseffizienz zu verbessern. Alter Wein in neuen Schläuchen? Nein, denn Kanban hat sich in vielfältigen Anwendungsgebieten und in unterschiedlichen Branchen weiterentwickelt. Besonders im IT-Bereich stiftet Kanban Nutzen. Dort sorgt Kanban für Transparenz über alle Entwicklungsstufen. Profitieren auch Sie von der Methode des schlanken Auftragsflusses. Wie Sie Kanban in Ihrem Projekt einsetzen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Kanban - schlanker Auftragsfluss ohne Wartezeiten

Zwei Konzepte aus dem Logistikbereich, das Pull-Prinzip und die Warteschlangentheorie, helfen, Kanban besser zu verstehen.

Pull-Prinzip

Idealerweise ist der Materialfluss in einem Fertigungsbetrieb planbar und vorhersehbar, denn jede Produktionsstufe benötigt Nachschub von ihrem Vorgänger.

Wenn kein Material da ist und es nichts zu verarbeiten gibt, entsteht Leerlauf. Wenn sich vor den Toren der Produktionsstufe zu viel Material ansammelt, ist sie überlastet.

Beide Zustände, die Unterforderung und die Überforderung, sind unwirtschaftlich.

Optimal ist ein kontinuierlicher Materialfluss durch alle Fertigungseinheiten hindurch, denn diese produzieren nur dann ökonomisch, wenn sie ausgelastet sind.

Eine optimale Auslastung erreichen Sie, wenn Sie selbst entscheiden können, eine neue Arbeit erst dann zu starten, wenn die alte abgeschlossen ist. Dieses Ziehen von neuen Aufträgen wird als Pull-Prinzip definiert.

Es lässt sich in verschiedenen Branchen anwenden: in der Automobilindustrie, beim Keltern von Obst oder im Genehmigungsverfahren eines Autos in der Kfz-Zulassungsstelle. Im IT-Projektmanagement stehen die Anforderungen des Kunden am Anfang des Materialflusses.

Der Projektleiter und sein Team beschreiben Anforderungen in User Storys, Epics oder Tasks und speichern sie in einem Backlog. Abhängig von ihrer Wichtigkeit werden sie Stück für Stück abgearbeitet, das heißt, entwickelt, getestet und ausgeliefert. Am Ende der Fertigungskette stehen die im Projektauftrag vereinbarten Liefergegenstände.

Queuing Theory

Die Warteschlangentheorie lässt sich besonders in Verkehrssystemen mit Engpass beobachten. Dazu können Autobahnabschnitte mit Baustellen oder Fahrbahnverengungen zählen. Ab einem bestimmten Verkehrsaufkommen steigt die Auslastung des Autobahnabschnitts auf 85 Prozent.

Das erste Fahrzeug muss warten. Ab 90 Prozent Auslastung kommt es zum Stau und die Anzahl der im Stau wartenden Autos steigt sprunghaft an. Ab 100 Prozent Auslastung müssen alle Fahrzeuge warten.

Im Projektmanagement gestalten sich Fahrbahnverengungen in Form von überlasteten Mitarbeitern oder Entscheidern, Unternehmenseinheiten oder Betriebsmitteln.

Zwei Beispiele: Der Experte ertrinkt in der Flut von Anfragen. Die Einkaufsabteilung ist während einer Lieferantenauswahl total überlastet, weil sie Angebote von zwanzig Kandidaten anfordern, vergleichen und aussortieren muss. Folge: Die Hektik steigt, und wer am lautesten schreit, kommt zuerst dran.

Damit sinkt die Qualität der Arbeit, die Mitarbeiter schaffen nur das Nötigste, für andere Dinge wie zum Beispiel Weiterbildung bleibt keine Zeit. Die Motivation der Mannschaft sinkt, die Beteiligten werden unzufrieden. Nun ist es nicht mehr weit zu schlechter Produktqualität und unzufriedenen Kunden.

Doch auch das andere Extrem, wie ein unterfordertes Team ist schädlich. Denn wenn sich Langeweile breit macht, entstehen ungerechtfertigte Kosten. Mit anderen Worten: Arbeit sollte möglichst gleichmäßig durch das System oder durch die Projektphasen fließen, also ohne Wartezeiten und ohne Leerlauf.

So funktioniert Kanban - Prinzipien und Verwendung

Mit einer Kanban-Tafel, auch als Kanban-Board bezeichnet, optimiert der Projektleiter den Fluss der Aufträge innerhalb einer Projektphase und des gesamten Projektlebenszyklus.

Sein Ziel ist, die Warteschlange zu reduzieren, um dadurch die Auslastung des gesamten Teams zu optimieren. Um dieses Ziel zu erreichen, muss er Regeln und Prinzipien einhalten.

Das Kanban-Board

Eine simple Kanban-Tafel beinhaltet in der Regel drei Spalten. In der ersten Spalte lagert der Aufgabenbestand. Die zweite und dritte Spalte zeigen, ob sich Arbeit in Bearbeitung befindet oder abgeschlossen ist.

Viele Teams nutzen Kanban-Tafeln mit weiteren Spalten wie zum Beispiel: Aufgabe, Plan, Entwicklung, Test, Einführung und Abschluss.

Letztlich hat jedes Entwicklerteam die Freiheit, selbst zu entscheiden, welche Board-Struktur für seine Projektarbeit die sinnvollste ist.

Jede Arbeit oder Aufgabe aus dem Lagerbestand wird auf eine Karte geschrieben. Dann wandert diese, abhängig von ihrem Reifegrad, nach rechts von Spalte zu Spalte, bis die Arbeit fertiggestellt ist.

Mit dem Kanban-Board die Arbeit und Probleme visualisieren

Mit dem Kanban-Board fordern die Mitarbeiter neue Arbeit immer dann an, wenn die vor angelagerten Tätigkeiten abgeschlossen sind. Somit haben sie eine komplette Sicht auf alle Aufgaben.

Für alle Projektbeteiligten wird sichtbar, an welcher Stelle sich Arbeit befindet.

Kanban-Boards können aus unterschiedlichen Materialien gefertigt und an einer Wand befestigt sein, bestückt mit Post-its, auf denen die Aufgaben aus dem Backlog notiert wurden.

Kanban-Boards können auch als Software lokal auf einem Server oder in der Cloud für den digitalen und ortsunabhängigen Zugriff aller Teammitglieder gestaltet sein.

Work in Progress (WIP) - Arbeiten im Prozess begrenzen

Um den Durchfluss von Arbeit sinnvoll steuern zu können, darf ein bestimmter Grenzwert nicht überschritten werden. Dieser Wert wird als Work-in-Progress oder kurz WIP-Limit bezeichnet. Er drückt die Arbeitsmenge aus, die ein Projektteam in einem Entwicklungsabschnitt leisten kann.

Die Entscheidung über die Höhe des WIP-Limits trifft das gesamte Team. Zunächst orientieren sie sich an Ihrem Bauchgefühl. Dann beobachten sie die Auswirkungen auf das System und passen den Wert nach Bedarf an.

WIP-Limits helfen, die aktuelle Arbeit zu beenden, bevor neue Aufträge eingebracht werden. Das WIP-Limit wird in der betreffenden Spalte des Kanban-Boards vermerkt.

Wie können Sie die Höhe des WIP-Limits festlegen? Schauen Sie sich die Arbeiten an, die Sie heute bereits erledigen, und nutzen Sie diese als Erfahrungswert. Verfeinern Sie die Grenze im Zuge des weiteren Projektablaufs. Es ist ratsam, das WIP-Limit nicht zu überschreiten.

Auf den Durchfluss fokussieren

Sobald Sie die Arbeiten in einem Kanban-Board visualisiert, sprich, den entsprechenden Spalten zugeordnet haben, beobachten Sie den Prozessablauf. Der Status der Arbeiten fließt von der linken Spalte beginnend nach rechts. Nun wird sichtbar, ob Sie die WIP-Limits passend gesetzt haben.

Gibt es einen reibungslosen Fluss, ohne dass die Grenzen über- oder unterschritten werden? Konnten Sie die Vorlaufzeiten reduzieren oder Puffer abbauen? Richten Sie Ihr Augenmerk auf einen schlanken Auftragsfluss.

Überwachen, anpassen und verbessern

Der Projektleiter und sein Team haben das Ziel, die Aufgaben möglichst stetig abzuarbeiten. Doch Kanban lebt von Veränderungen. Teams, die die Methode jeden Tag nutzen, werden Verbesserungsmöglichkeiten entdecken.

Deshalb ist es notwendig, den Ablauf immer wieder zu überprüfen. Möglicherweise wäre es sinnvoll, weitere Spalten in das Board aufzunehmen.

Vorteile von Kanban

  • Transparenz über den Fortschritt des Projekts und Probleme
  • Kürzere Durchlaufzeiten der Arbeitspakete
  • Hilft, sich auf die aktuelle Arbeit zu konzentrieren
  • Lässt sich in vielen Bereichen einsetzen (u.a. Marketing, Administration, Wartung, Vertrieb)

Kanboard

Kanboard ist eine kostenlose und Open-Source-Kanban-Projektmanagement-Software.

  • Visualisieren Sie Ihre Arbeit
  • Beschränken Sie Ihre laufenden Arbeiten, um sich auf Ihr Ziel zu konzentrieren.
  • Drag & Drop-Aufgaben zur Verwaltung Ihres Projekts
  • Selbstverwaltet
  • Einfachste Installation

Infos unter: https://kanboard.org

KANBAN - Projektmanangement-Software

Über den Autor

Werner Plewa
Projektmanager

Experte für berufliche Weiterbildung und Personalentwicklung. Kontaktanfrage gerne auch bei LinkedIn:


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