Konflikte in Projekten

Konflikte im Projekt

Konflikte im Projekt

Gastbeitrag von Hendrik Hilmer

Konflikte haben viele verschiedene Nuancen. Ihre Entstehung und Ausgestaltung nehmen sehr unterschiedliche Formen an.

Im (Berufs-)Alltag sind wir in der Regel in der Lage unser Leben so einzurichten, dass es relativ konfliktarm bleiben kann.

Jedenfalls kenne ich nur wenige Menschen, die Ihr tägliches Leben so gestalten, dass die Wahrscheinlichkeit für Konflikte steigt – aber auch solche Menschen gibt es.

Projekte sind in dieser Hinsicht etwas Besonderes. Sie sind etwas Außerordentliches und bedeuten per definitionem die Abweichung vom Normalen.

Dies macht sie, wie wir unten noch sehen werden, konfliktträchtiger als es der Alltag ist. Und: die wenigsten von uns können oder wollen sich aus Projekten zurückziehen, nur weil sie mit einer höheren Konfliktwahrscheinlichkeit verbunden sind, denn Projekte machen Spaß!

In diesem Beitrag möchte ich Ihnen einige Aspekte von Konflikten in Projekten präsentieren, von denen ich glaube, dass sie zum besseren Verständnis von Konflikten im Allgemeinen, aber vor allem in Projekten, beitragen können.

Dabei geht es mir ausdrücklich um Ihr Verstehen. Im Gegensatz zu vielen anderen Autoren in diesem Feld möchte ich Ihnen nicht formelhafte Schablonen an die Hand geben, um Ihre Konflikte zu lösen.

Vielmehr gehe ich von selbstkompetenten Anwendern aus, die mit einem geschulten Verständnis in der Lage sind,

1. eigene Wege im Umgang mit Konflikt zu finden, und

2. nötigenfalls mit den neuen Kenntnissen selbst gezielt entsprechende Lösungs-Tools zu finden.

In diesem Blog-Beitrag erfahren Sie etwas zu

  • dem Beziehungskonto,
  • warum Projekte so konfliktträchtig sind,
  • der Bedeutung von normativen Erwartungen und
  • mikropolitischem Verhalten.

Abschließend gibt es einen kleinen Ausblick auf meinen Vortrag auf dem 6. PM-Day 2022. Hier werde ich weitere Aspekte von Konflikten in Projekten präsentieren.

Außerdem erlaube ich mir zur Vertiefung und Ergänzung der hier vorgestellten und in meinem Vortrag präsentierten Inhalten einen Hinweis auf mein Buch Konflikte in Projekten zu geben.

Viel Spaß beim Lesen.

Ihr Hendrik Hilmer

Das Beziehungskonto

Ein sehr plastisches Bild, um einen Teil zwischenmenschlicher Beziehungen zu erklären ist das Beziehungskonto.

Ebenso wie bei einem echten Konto, gibt es Einzahlungen und Abbuchungen. Und es lebt sich leichter, wenn man auf ein gut gefülltes (Beziehungs-) Konto zurückgreifen kann. Insbesondere bei jungen Beziehungen fängt man mit einem recht überschaubaren Kontostand an.

Wenn Sie jemanden kennenlernen, gewähren Sie der Person vielleicht einen gewissen (Vertrauens-) Vorschuss. Umgekehrt genießen Sie vielleicht auch einen gewissen Vorschuss bei Ihrer neuen Bekanntschaft. In einem professionellen Umfeld würde man hier vielleicht auch von Reputation sprechen.

Welche Bedeutung hat das Beziehungskonto für die Entwicklung von Konflikten?

Es ist leicht nachvollziehbar, dass leere Beziehungskonten eher dazu geeignet sind, Konflikte zu bedingen. Gegenseitiges Vertrauen ist noch nicht hergestellt. Man kann das Verhalten der anderen Person noch nicht verlässlich einschätzen und versucht dies durch zusätzliche Kontrollmaßnahmen oder die Forderung nach Sicherheiten zu kompensieren.

Ist das Beziehungskonto noch nicht gefüllt, sind große Fortschritte in der Beziehung oder gemeinsamen Projekten noch nicht möglich. Die Beteiligten gehen nur „kalkulierte“ Risiken ein. Dies erfordert viel Aufmerksamkeit und Energie.

Die Wahrscheinlichkeit, das Verhalten der Interaktionspartner falsch zu interpretieren, ist noch sehr groß. Weil man noch keine passenden Verhaltenserwartungen herausgebildet hat, muss man Verhaltensannahmen treffen. Diese treffen jedoch nicht immer zu und führen im schlechtesten Fall zu Frustration.

Umgekehrt machen gefüllte Beziehungskonten Beziehungen strapazierfähig.

Die Verhaltensmuster des jeweils anderen Menschen sind weitgehend bekannt. Verhalten wird vorhersehbar und damit weniger überraschend. Dies erfordert viel weniger Überwachungskapazitäten. Auch wird die Notwendigkeit für Sicherheiten in vielen Situationen überflüssig, weil man die bekannten Verhaltensweisen des anderen Menschen auch auf neue Situationen übertragen kann.

Erfüllen sich die positiven Verhaltenserwartungen, wird das Beziehungskonto immer weiter gefüllt (in diesem Sinne geben sogar negative Verhaltenserwartungen Sicherheit in einer Beziehung – nur sie strapazieren das Beziehungskonto).

Wie kann ich das Beziehungskonto füllen?

Über die Dauer einer Beziehung wird es immer wieder Einzahlungen auf Ihr gemeinsames Beziehungskonto geben. Diese können aus kleinen alltäglichen Gesten oder Hilfestellungen in besonderen Lebenslagen resultieren. Aber auch die alltägliche Höflichkeit im gegenseitigen Miteinander.

Im privaten, aber vor allem auch beruflichen Kontext, ist es die Verlässlichkeit, die zu gegenseitigem Vertrauen führt und die eigene Reputation aufbaut. Verlässlichkeit der Mitmenschen ist ein angenehmes Gefühl, weil sie die Interaktionskosten senkt.

Kontrolle, Überwachung und die Forderung nach Sicherheiten werden mit der Zeit erlässlich.

Das Miteinander gestaltet sich fließend und reibungslos. Ihre Konten füllen sich, weil die Kontakte als angenehm empfunden werden.

Worauf muss ich achten, damit das Beziehungskonto nicht auf null sinkt?

Aber von diesem Beziehungskonto kann es auch Abbuchungen geben, z.B., wenn Sie den Geburtstag vergessen, bestimmte Erwartungen nicht erfüllen (s. u. Normative Erwartungen) oder das Vertrauen strapazieren.

Die an anderer Stelle positiven Erfahrungen werden auf Grundlage der neuen, vielleicht als störend empfundenen Erfahrungen „korrigiert“. Es erfolgen kleinere Abbuchungen vom Beziehungskonto.

Wenn Sie das Vertrauen Ihres Gegenübers nicht nur strapazieren, sondern regelrecht missbrauchen, kann Ihr Beziehungskonto auch schnell komplett geplündert sein. Hierbei kommt es auf die persönliche Wertzuschreibung der betreffenden Person für das entsprechende Verhalten an.

Dies ist insbesondere dann problematisch, wenn die Wertzuschreibung für ein bestimmtes Verhalten bei dem Gegenüber nicht bekannt oder dieser Person gegenüber nicht klar kommuniziert wird. In diesem Fall können aus der Sicht der einen Person kleine Vergehen, aus der Perspektive der anderen Person bereits große Vertrauensverluste bedeuten.

Der erneute Aufbau von Vertrauen, Reputation und einem komfortablen Kontostand sind dann sehr schwierig und langwierig. Eine offene Kommunikation von Wertzuschreibungen einerseits aber auch die empathische Wahrnehmung des Gegenübers sind Möglichkeiten, wie beide Seiten einer Beziehung Schutzmaßnahmen entwickeln könne, um die gegenseitigen Konten nicht zu gefährden.

Warum Projekte so konfliktträchtig sind: Das Projektteam

Projekte sind etwas ganz Besonderes. Sie haben viele Merkmale, die sie von anderen Organisationsformen absetzen. Viele davon sind auch in besonderer Weise dazu geeignet, Konflikte auszulösen.

Das liegt daran, dass die besonderen Merkmale von Projekten immer eines besonders zum Ausdruck bringen:

"Projekte sind eine Abweichung vom Standard!"

Und jede Abweichung vom Standard ist potentiell konfliktträchtig, weil man keine erprobten Verhaltensmuster zur Bewältigung von neuen Herausforderungen hat.

Außerdem kosten neue Umstände viel Energie in Form von Aufmerksamkeit, Orientierung, bewussten Entscheidungen etc.

Insbesondere das Fehlen kräfteschonender Routinen und passender Gewohnheiten nagt an den Nerven der Menschen – bei dem einen mehr, bei der anderen weniger (weil das hinlänglich bekannt ist, versucht man durch PM-Standards Linderung zu schaffen).

Was macht das Projektteam so konfliktträchtig?

Das Projektteam ist nicht per se konfliktträchtig. Aber im Vergleich zur gewohnten Umwelt in der Abteilung, in dem man über die viele Zeit, die man miteinander verbringt, ganz genau weiß, mit wem man zusammen sein möchte und wen man lieber meidet, ist das Projektteam in der Regel eine „Zwangsgemeinschaft“ unter einem bestimmten Ziel.

Und das auch noch befristet. Jeder weiß, dass man danach wieder auseinander geht. Vielleicht nicht weit oder lange. Aber der enge Kontakt in einem Projektteam endet irgendwann. Konflikte können, müssen aber nicht dauerhaft unterdrückt werden. Man kann sie mit dem Wissen, dass das Projektteam bald wieder aufgelöst wird auch ausleben oder „unsauber spielen“ (siehe unten zur Mikropolitik).

Neben dem Aspekt der „Zwangsgemeinschaft“ spielt u.a. auch das versammelte Expertenwissen eine besondere Rolle bei der Entstehung von Konflikten. Die besondere Expertise der einzelnen Stellen erfordert Vertrauen und Zutrauen. Wo diese nicht gegeben sind, oder gar Misstrauen entsteht, entstehen leichter Konflikte.

Ein weiterer Aspekt ist die unterschiedlich schnelle Kulturbildung in Sub-Teams. Diejenigen, die sich häufiger (physisch) sehen und sprechen, durchlaufen Teambildungsphasen schneller als diejenigen Teile des Teams, die nur virtuell oder sporadisch „dazu geschaltet“ sind (Tuckman).

Dies sind nur einige Aspekte, die Reibungen, Missverständnisse und Konflikte verursachen können.

Was kann man tun, um Konflikte im Team zu minimieren?

Prävention in Form von Wissen über Konflikte, Kommunikation oder Wahrnehmungsprozesse kann Konflikte vermeiden helfen und unterstützt, sie nicht zu schnell und zu stark eskalieren zu lassen. Darüber hinaus sollte man die Kommunikation im Team beobachten.

Dies kann z.B. in Form eines Soziogramms erfolgen, in dem man alle Team-Mitglieder und deren Kommunikation in Qualität und Quantität abbildet. Bei einer guten Ausarbeitung des Soziogramms kann man so Handlungsbedarfe frühzeitig aufdecken und verfolgen.

Was kann man tun, um Konflikte im Team zu lösen?

Klassischerweise versucht es zunächst der oder die Vorgesetzte mit subtilen Maßnahmen, sucht das Gespräch mit den Kontrahenten oder macht Lösungsvorschläge.

Darüber hinaus gibt es aber auch die Möglichkeit einer Schlichtung mit Entscheidung durch den Schlichter, Schiedsverfahren, den Gang vor Gericht oder die Vermittlung (Mediation). In der Mediation steuert der Mediator die Lösungssuche der Parteien und enthält sich in der Regel bezüglich eines eigenen Lösungsansatzes (das ist jedoch nicht immer und zwangsläufig so).

Die Parteien sollen selbst Ihre ganz persönliche und miteinander ausgehandelte Lösung des Konflikts finden.

Normative Erwartungen

Beispiele für normative Erwartungen

  • Es wird „gesietzt“, um Fremden gegenüber Respekt zu zeigen.
  • Im Sport oder auf dem Bau wird „gedutzt“.
  • Man erfüllt seine Aufgaben gewissenhaft.
  • Menschen auszunutzen ist falsch.
  • Man kommt pünktlich zu Verabredungen.
  • Man hält Versprechen.
  • Der Handschlag gilt als Vertrag.

Jeder hat normative Erwartungen

Normen sind Regeln, die wir uns selbst gegeben haben, denen wir uns freiwillig und bewusst unterordnen oder die wir im Zuge unserer Sozialisation „mitbekommen“ haben.

Im letzten Fall sind uns unsere Normen in der Regel nicht sehr bewusst und wir haben eher einen intuitiven Zugang zu ihnen. Wie die Normen bei einer Person konkret ausformuliert sind, kann sehr unterschiedlich sein. Innerhalb eines bestimmten Kulturkreises ähneln sie sich allerdings einigermaßen.

Wozu sind Normen erforderlich?

Und damit wird auch schon angedeutet, wozu Normen gebraucht werden. Sie sind Teil unseres sozialen Navigationssystems. Normen formulieren Erwartungen an unsere Umwelt.

Sie vermitteln einen Eindruck über „den richtigen Weg“. Der „Anwender“ bekommt eine Richtschnur für richtiges und falsches Handeln. Damit wird das eigene Handeln in Bahnen gelenkt, die für andere Anwender der gleichen Normen berechenbar werden.

Wenn wir ahnen, wie andere sich verhalten werden und wenn andere ahnen, wie wir uns verhalten werden, wird Interaktion planbar und erlangt eine gewisse Sicherheit für alle Beteiligten. Daraus erwächst gegenseitiges Vertrauen.

Was passiert, wenn Normen nicht befolgt werden?

Werden die normativen Erwartungen von Menschen enttäuscht, wird Verhalten einerseits unberechenbar und somit unsicher. Das heißt, es werden zusätzliche Kontrollen erforderlich, die dazu dienen sollen Sicherheit wieder herzustellen.

Darüber hinaus können aus der Enttäuschung normativer Erwartungen aber auch tiefgreifende Konflikte entstehen. Insbesondere aus dem Kontext kultureller Unterschiede zwischen „Ost und West“ oder dem einen oder anderen Glaubenssystem ist sicherlich jedem mindestens ein Beispiel geläufig, in dem es durch unterschiedliche Normen, und den daraus resultierenden Erwartungen für die sozialen Interaktionen, zu Irritationen oder Konflikten gekommen ist.

Wie kann man Konflikte lösen, die aus verletzten normativen Erwartungen resultieren?

Wenn der Konflikt auf einer tiefgreifenden Verletzung der normativen Erwartungen einer Person resultieren, können Entschuldigungen helfen – oder korrekter: die Bitte um Entschuldigung.

Die ehrliche Bitte um Entschuldigung vermittelt, dass man die Verletzung des Normsystems des Gegenübers erkannt hat. Das heißt nicht, dass man seine eigenen Ansichten und Normen aufgeben muss.

Es bedeutet nur, dass man die Normen des anderen Menschen erkannt hat. In der Regel sind Konflikte zwischen zwei unterschiedlichen Normvorstellungen bereits erheblich entschärft, wenn beide Parteien zu erkennen geben, dass sie das jeweils andere Normgerüst erkannt haben. Trotz weiter bestehender Differenzen kann der Konflikt auf einer weit konstruktiveren Ebene weitergeführt werden.

Sind die verletzten normativen Erwartungen nicht von so erheblicher Bedeutung für die Normenanwender, gilt es zumindest das Vertrauen wieder herzustellen.

Dies gelingt in der Regel am besten, wenn man sich auf das klassische „Geben und Nehmen“ oder „Wie du mir, so ich dir“ verlässt.

In der Spieltheorie ist dies als Tit-for-Tat bekannt und gilt als eine der stärksten Taktiken, vertrauensvolles Handeln (wieder) herzustellen.

Dabei geben Sie zunächst Vertrauensvorschuss, dieser wird erwidert und Sie können sich nach und nach immer weiter aus dem Fenster lehnen. Wird Ihr Vertrauen ausgenutzt, geht es zurück auf eine vorige Stufe oder man beginnt erneut von Null.

Mikropolitisches Verhalten

Beispiele für mikropolitisches Verhalten

  • Informationen gezielt zurückhalten oder streuen.
  • Regeln bewusst falsch verstehen.
  • Jemanden offenen Auges ins offene Messer laufen lassen.
  • Mitarbeit passiv verweigern („Ich hab keine Ahnung, wie das geht.“).
  • „Testballons“ steigen lassen, um Reaktionen zu provozieren.
  • Bestimmte Aspekte überbetonen, um andere zu verschleiern.
  • Fragen und Aufgaben bewusst so stellen, dass eine Lösung präferiert wird.

Wir nutzen alle mikropolitische Taktiken

Viele Menschen können mit dem Begriff „Mikropolitik“ nicht viel anfangen. Von denjenigen, die den Begriff kennen, steht ihm ein großer Teil mindestens skeptisch gegenüber und verbinden ihn mit der Entstehung von Konflikten oder dem „unsauberen“ Verhalten in Konflikten.

Und dennoch: Wir alle wenden (fast) täglich mikropolitische Taktiken an. In der Regel ist das gut und notwendig, denn mikropolitisches Verhalten füllt Räume aus, die durch formale Organisation nicht beschrieben werden können.

Mikropolitik ebnet auf sanfte Weise Wege, die ansonsten vielleicht durch Formalismus versperrt sind. Und schließlich kann man durch mikropolitisches Verhalten auch Beziehungskonten (wieder) füllen.

Aber was ist Mikropolitik überhaupt?

Mikropolitik umfasst alle „kleinen“ Taktiken des Alltags, um (seine persönlichen) Ziele zu realisieren.

Dabei nehmen diese Taktiken in der Regel nicht den direkten Weg, sondern bedienen sich vieler kleiner, teilweise subtiler, in der Regel verborgener Handlungen, die das Verhalten der Umwelt im Sinne der Zielerreichung lenken.

Dabei wird von der Organisationsforschung durchaus anerkannt, dass mikropolitisches Verhalten zwingend erforderlich ist, um in den starren Strukturen formaler Organisation im Bedarfsfall Spielräume auszunutzen, um konkrete Aufgaben effektiver und effizienter zu erledigen. Darüber hinaus stellt Mikropolitik die formale Organisation konsequenterweise in Frage.

Die kleinen Regelabweichungen prüfen das System und fordern es zur Rechtfertigung auf. Die formalen Regeln einer Organisation müssen so immer wieder aktualisiert werden (Luhmann; Neuberger).

Was hat das mit Konflikten in Projekten zu tun?

Projekte sind Organisationsformen, die in der Regel eine geringere Formalisierung aufweisen als klassische Organisationen. Daher bieten sie viel Spielraum, Gelegenheit und Anreiz mikropolitische Taktiken anzuwenden, um sich in einem besseren Licht erscheinen zu lassen oder die Projektziele gegen äußere Widerstände durchzusetzen.

Allein durch ihre offenkundige Regelabweichungen provozieren mikropolitische Verhaltensweise bei vielen (ordnungsliebenden) Menschen bereits Konfliktpotential.

Die normativen Erwartungen vieler Menschen sehen keinen Platz für verborgene Taktiken und Manipulationsversuche – obgleich sie täg-lich von uns allen angewendet werden.

Wie kann man sich verhalten?

Als Anwender von mikropolitischem Verhalten sollten Sie Ihre Motive prüfen.

Warum wenden Sie gerade mikropolitische Taktiken an? Warum manipulieren Sie Ihre Stakeholder? Wenn Sie dabei gute Absichten verfolgen, spricht m.E. nichts dagegen an der einen oder anderen Stelle gezielt zu nudgen (Sunstein & Thaler).

Bedenken Sie dabei aber, dass viele Menschen grundsätzlich Vorbehalte dagegen haben, manipuliert zu werden. Oder was empfinden Sie, wenn Sie feststellen, dass man Sie gezielt zu einer bestimmten Entscheidung hingeführt hat – auch, wenn die Entscheidung letztlich gut für Sie ist.

Daher ist der Umgang mit mikropolitischem Verhalten sehr schwierig.

Wenn Sie meinen, dass Sie selbst „betroffen“ sind, sollten Sie zunächst einmal prüfen, ob tatsächlich eine Absicht dahintersteckt. Manchmal scheint das Verhalten unserer Mitmenschen nur manipulativ, ist es aber eigentlich gar nicht.

Wenn Sie tatsächlich in eine bestimmte Richtung gelenkt werden, die für Sie Nachteile mit sich bringt, sollten Sie Ihren Eindruck offen kommunizieren oder versuchen den Kontakt zur manipulierenden Person unterbrechen oder abbrechen.

Ausblick

Dies waren einige kurze Einblicke in verschiedene Aspekte von Konflikten in Projekten.

Am 21. Juni 2022 können Sie mich im Rahmen des 6. PM-Day 2022 persönlich kennenlernen.

Dann werde ich unter dem Titel „Konflikte in Projekten. Menschen machen Projekte und Menschen haben Konflikte“ folgende Themen vorstellen:

  • „Der“ Konflikt. Perspektiven auf den Konflikt und Konflikteskalation
  • Warum Projekte so konfliktträchtig sind. Es liegt (manchmal) nicht an den Menschen, son-dern an den Besonderheiten von Projekten
  • Die Funktion der Kommunikation in Konflikten. Möglichkeiten und Grenzen von Kommuni-kation in Konflikten
  • Konstruktion der Wirklichkeit. Machen wir uns die Welt, wie sie uns gefällt?
  • Ausgesuchte Methoden zum Umgang mit Konflikten. Was kann ich tun?

Wem das noch nicht reicht, wer sich vorbereiten, etwas vertiefen oder später noch einmal etwas nachschlagen will, wird in meinem Buch „Konflikte in Projekten. Erklärungsmodelle, Methoden und Lösungen für eine bessere Konfliktkompetenz“ fündig.

Buch: Konflikte in Projekten

Erklärungsmodelle, Methoden und Lösungen für eine bessere Konfliktkompetenz

Herausgeber: ‎ Springer Gabler
Taschenbuch: ‎ 352 Seiten
ISBN-10: 3662631954
ISBN-13: ‎ 978-3662631959

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Buch: Konflikte in Projekten

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