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Burndown Chart im agilen Projektmanagement (Scrum)

Im agilen Projektmanagement (z.B. in Scrum-Projekten) ist es fast an der Tagesordnung, das Plan und Realität getrennte Wege gehen. Deshalb benötigen agile Teams Kontrolle darüber, ihren Projektfortschritt im Auge zu behalten. Das Burndown-Chart dient als visuelles Planungs- Kontroll- und Steuerungswerkzeug. Wie Sie die Grafik in Ihrer Projektarbeit verwenden und welchen Nutzen das Burn-Dowd-Chart für Sie bringt, lesen Sie in diesem Beitrag.

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Burndown Chart - Merkmale und Verwendung

Im Februar 2001 trafen sich in Snowbird (Utah) siebzehn Personen, um über ihr Verständnis von agiler Arbeitsweise zu diskutieren. Nach diesem Treffen entstand das agile Manifest, in dem die Teilnehmer die Werte der agilen Arbeitsweise dokumentierten. Diese Grundsatzerklärung lieferte die Basis für das agile Arbeiten.

Für das praktische Umsetzen dient jedoch der Scrum Guide (PDF). Dieses Rahmenwerk, zur Entwicklung und Erhaltung komplexer Produkte, beschreibt Artefakte, zu denen das Burndown Chart gehört, wie folgt:

„Artefakte von Scrum repräsentieren Arbeit oder Wert, um Transparenz sowie Möglichkeiten zur Überprüfung und Anpassung zu schaffen. Die in Scrum definierten Artefakte wurden speziell so entworfen, dass sie die Transparenz der wesentlichen Informationen maximieren, um für alle ein gleiches Verständnis über das Artefakt zu schaffen.“

Der Scrum Guide informiert über das Burndown Chart wie folgt:

„Zur Fortschrittsprognose werden diverse Planungspraktiken eingesetzt, wie Burndown- oder Burnup-Diagramme. Diese haben sich als nützlich erwiesen, allerdings ersetzen sie nicht die Wichtigkeit des empirischen Vorgehens. In komplexen Umgebungen lassen sich zukünftige Ereignisse nicht vorherbestimmen. Nur was geschehen ist, gibt Anhaltspunkte für die zukunftsgerichtete Entscheidungsfindung.“

Wie vieles andere auch im agilen Projektmanagement, ist es dem agilen Projektleiter überlassen, die passende Methode für sein Projekt auszuwählen und einzusetzen.

Es gibt keine Vorschriften, ob und wie die das Burn-Down-Chart zur Fortschrittsüberwachung zu benutzen ist. Da jedoch unzählige Teams das Burndown Chart konsequent in ihrem Tagesgeschäft zur Fortschrittskontrolle verwenden, liegt der Mehrwert auf der Hand.

Burndown Chart - Vorteile und Nutzen

Burndown Charts haben sich in mehreren Anwendungsfeldern etabliert: Als Sprint Burndown- oder Product Burndown- oder Release Burndown Chart.

In diesem Artikel konzentriere ich mich auf die Verwendung des Burndown-Chart in einem Sprint.

  • Das Burndown-Chart liefert Product Owner, Scrum Master und Entwickler Team zeitnahe Informationen auf folgende Fragen: Welches Arbeitsaufkommen, in Story-Points gemessen, kann das Entwickler Team in der zur Verfügung stehenden Zeit bewältigen? Schaffen Sie es, die geplanten Anforderungen rechtzeitig abzuschließen? Werden die avisierten Meilensteine eingehalten?
  • Der tägliche Arbeitsstand ist Basis eines Frühwarnsystems. Liegen wir im Plan oder driften wir gerade ab? Die beteiligten Personen nehmen Schwierigkeiten früher wahr, wenn Ist-Werte von Plan-Werten abweichen. Das gibt ihnen mehr Zeit, um passende Maßnahmen vorzubereiten.
  • Risikomanagement: Probleme, die sich im Fortschritt der Projektarbeit abzeichnen, werden sofort sichtbar.
  • Kommunikation: Informationen aus der Grafik können in verdichteter Form für das Stakeholder-Management verwendet werden. Es ist ein Indiz für gute Projektarbeit, wenn das Team jederzeit auskunftsfähig ist. Antworten auf Fragen nach noch zu erledigenden Aufgaben signalisiert: Wir haben den Projektauftrag im Griff.
  • Das Burndown Chart selbst skizziert die Anzahl der Story-Punkte oder Anzahl der Stunden, die bis zum Sprint-Ende verbleiben. Es liefert keine Informationen, über die Art und den Inhalten der Arbeiten, die abgeschlossen wurden.
  • In der agilen Softwareentwicklung unterstützt der Scrum Master das Team, um das Chart für den ersten Gebrauch zu entwickeln. Für die tägliche Verwendung sowie das Pflegen der Inhalte ist das Team selbst verantwortlich.

Projektbeispiel

In den vergangenen Beiträgen verwendete ich als Praxisbeispiel die Entwicklung eines fiktiven E-Learning-Portals. Es bietet zukünftigen Projektleitern Seminare über Projektmanagement an, wenn sie sich mit professioneller Unterstützung auf eine Zertifizierung vorbereiten.

Für das Portal ist eine Anmeldeoberfläche für bestehende Kunden zu schaffen sowie eine Möglichkeit zur Registrierung für Neukunden und ein Abrechnungs- und Informationssystem. Die Aufgaben 1 bis 12 stehen für diese Tätigkeiten, obwohl sie nicht näher benannt sind, im untenstehenden Burndown Chart.

Auf der X-Achse ist die Anzahl der geschätzten Arbeitstage abgetragen. Die Y-Achse zeigt die vom Team insgesamt geschätzten Arbeitsstunden.Die blaue Kurve visualisiert die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden. Die rote Kurve spiegelt die ursprüngliche Planung wieder.

Abbildung 1: Beispiel Burndown Chart

Die Grafik zeigt die Abwärtsbewegung, mit der jeden Arbeitstag die noch zu leistende Arbeit auf Null abbrennt. Im Idealfall, liegen beide Kurven übereinander und schneiden zum Sprintende gleichzeitig die X-Achse.

Die Diagramm Kurve im Burndown Chart liefert Scrum Master und Team eine Reihe wertvoller Informationen:

  • Den Stand der Arbeit für den aktuellen Tag
  • Die Historie der vergangenen Tage
  • Die verbleibende Arbeit bis zum Sprintende
  • Die Aussage, ob das Team die Arbeit pünktlich abschließt

Drei Tipps zur effektiven Nutzung des Burndown Charts

  • Das Burndown Chart stellt den verbleibenden Aufwand in Relation zur Zeitachse dar. Nutzen Sie die Grafik für Ihre eigene Fortschrittskontrolle. Kommunizieren Sie den Fortschritt an Ihre Stakeholder. Doch lassen Sie nicht zu, dass das Management Druck auf die Teammitglieder ausübt, in dem es eine höhere Entwicklungsgeschwindigkeit einfordert.
  • Nutzen Sie die Grafik als Motivator, in dem Sie sie als gemeinsam genutzten Aushang jederzeit für alle Akteure und Besucher einsehbar machen. Befestigen Sie das Chart an einer Wand im Team Büro. Jeder Mitarbeiter, jeder Besucher darf sehen, wie es mit der Arbeit voran geht (oder nicht). Nutzen Sie die öffentliche Darstellung für gemeinsame Diskussionen – idealerweise im Stehen.
  • Sorgen Sie für die Aktualität der Informationen. Bitten Sie das Team, ihren aktuellen Status unmittelbar vor dem Daily Scrum Meeting in die Übersicht einzufügen.

 

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