Den Fuß von der Bremse nehmen: So bringen Sie Geschwindigkeit in Ihr Projekt!

fünf Prinzipien der Katana-Methode

5 Prinzipien der Katana-Methode

Ein Gastartikel von Jochen Cholin und Yvonne Kraus

Gerade in großen Unternehmen und komplexen Strukturen sind Projekte oft gar nicht so agil, schnell und effizient, wie man sich das erhofft.

Dabei ist gerade heute Geschwindigkeit im Projekt wichtiger denn je: Wettbewerber haben es leicht, in die (digitalen) Märkte zu kommen, Geschäftsmodelle entwickeln sich oder entstehen gleich ganz neu und die Rahmenbedingungen, in denen Sie als Unternehmer agieren, ändern sich rapide.

Um mit dem eigenen Unternehmen nicht nur zu reagieren, sondern gestaltend auf den Markt einzuwirken, müssen Projekte und auch das Unternehmen als Ganzes schnell sein.

Wodurch Geschwindigkeit im Projekt gebremst wird

Der Projektarbeit wird in Unternehmen meist ein besonderer Stellenwert zuerkannt: Es gibt Spezialisten, die von ihren sonstigen Aufgaben teilweise entbunden werden, zusätzliche Ressourcen, externe Unterstützung und ein Framework, das die Arbeit im Projekt leiten soll.

Trotzdem brauchen Projekte meist deutlich länger als gedacht, und zwar unabhängig von der ursprünglich angesetzten Dauer. Fast so, als bräuchte das Parkinson’sche Gesetz für Projekte eine kleine Änderung: Arbeit im Projekt dauert immer länger als die Zeit, die man ihr dafür einräumt.

Ein wichtiger Grund dafür ist, dass Projekt-Teams oft nur vorübergehend zusammenarbeiten und die Anfangsphase, in der der Grundstein für den Projekterfolg gelegt wird, eigentlich für die Teamfindung gebraucht wird.

Im Projekt arbeiten Menschen zusammen – mit unterschiedlichen Kenntnisständen, Erfahrungen, Lebensumständen und beruflichen wie persönlichen Zielen. Dass diese nicht von Tag 1 an effektiv an einem Strang ziehen können, ohne sich aufeinander auszutarieren, leuchtet eigentlich ein.

Dennoch glauben viele Projektmanager auch heute noch, dass es reicht, ein Framework oder einen Prozess zu etablieren, um das Projekt fristgerecht umzusetzen. Und das, obwohl die Erfahrung längst zeigt, dass dieses Vorgehen eben nicht ausreicht.

5 Prinzipien für mehr Geschwindigkeit im Projekt

Geschwindigkeit im Projekt stellt sich nicht von allein ein. Sie können aber von Projektbeginn an die Weichen dafür stellen, dass ihr Projekt schnell und effizient abgewickelt wird.

"Die fünf Prinzipien der Katana-Methode zahlen alle auf die Schnelligkeit im Projekt ein und steigern damit den Projekterfolg und auch die Zufriedenheit im Projekt."

Fünf Prinzipien der Katana-Methode

Prinzip 1: Unnötiges weglassen

Unternehmen und Projekte haben oft eigene Rituale und Vorgehensweisen entwickelt, die bei genauem Hinsehen nicht mehr sind als unnötiger Ballast.

Ein Projekt kann ein guter Anlass sein, tabula rasa zu machen und sich von allem zu trennen, was nicht auf das Projektziel einzahlt und nur unnötig Ressourcen bindet.

Beispiele für solchen Ballast sind:

  • Meetings, die nur noch abgehalten werden, weil jemand vor Jahren einen Dauer-Termin in den Kalender gesetzt hat
  • CC-Absicherungen in E-Mails, die Ressourcen von ganzen Teams binden und nichts in der Sache bringen
  • ausgefeilte PowerPoint-Präsentationen für interne Besprechungen
  • Detail-Planung für Projektschritte, die noch mehrere Monate in der Zukunft liegen.

Natürlich hängt es vom jeweiligen Projekt ab, was wirklich notwendig ist. Aber versuchsweise sämtliche Dauer-Meetings nur noch halb so oft stattfinden zu lassen oder E-Mails nach ihrem Zweck kenntlich zu machen und nur an einen bestimmten Personenkreis zu schicken (Entscheidungsfindung = kleiner Kreis, Information = großer Kreis), kann jede Woche Stunden wertvoller Arbeits- und Fokuszeit für das Projekt bringen.

Prinzip 2: Transparenz

Transparenz im Projekt wird immer gefordert und selten erreicht, weil exklusive Informationen im Unternehmen wertvoll sind – und sei es nur fürs Ego. Abhilfe schaffen können hier verpflichtend eingeführte Tools, die alle wichtigen Informationen im Projekt an alle Teammitglieder verteilen.

Prinzip 3: Einfach mal machen

Dass jeder im Projektteam auch eigene Ziele hat, die mit dem Projekt gar nichts zu tun haben, wirkt sich auf die Umsetzungsbereitschaft aus. Es ist schwierig abzusehen, welche Konsequenzen Entscheidungen mit sich bringen, wie sie sich aufs Projekt, aber eben auch auf alle anderen Ziele auswirken.

Die Folge: Dinge werden immer wieder zerredet, schon fast getroffene Entscheidungen werden wieder in Zweifel gezogen, jegliche Bewegung wird durch Bedenkenträger ausgebremst. Dabei ist es selten so, dass Fehlentscheidungen nicht wieder korrigiert werden können.

Um festzustellen, ob eine Entscheidung falsch ist, muss man sie aber erst mal treffen und umsetzen. Mut zur Handlung bringt Geschwindigkeit ins Projekt, sorgt für Lernen durch Erfahrungen und empowert die Mitarbeiter, Verantwortung zu übernehmen.

Prinzip 4: Klarheit

Klarheit ist genau wie Transparenz ein oft zitierter Wert in Unternehmen. Aber auch hier gilt häufig: Wer Hunger hat, redet von Brot. Gerade die Unternehmen, die Klarheit als Wert heraufbeschwören, haben in diesem Punkt noch viel Entwicklungspotenzial. Klarheit in perfekter Form – die so natürlich nicht zu erreichen, aber als Ziel trotzdem erstrebenswert ist – bedeutet: Auf jede Frage gibt es eine konkrete, einfache Antwort.

Das betrifft Verantwortlichkeiten und Entscheidungswege, Erwartungen und auch die Kommunikation im Projekt.

Prinzip 5: Erwachsene wie Erwachsene behandeln

In jedem Unternehmen und jedem Projekt arbeiten erwachsene Menschen zusammen. Das wirkt selbstverständlich, aber viele Vorschriften, Kontroll-Instanzen und Zugeständnisse wirken so, als wäre man sich da nicht immer so sicher.

Erwachsene wie Erwachsene zu behandeln, bedeutet, dass man den Teammitgliedern vertraut und dass man vertrauenswürdiges Verhalten einfordert. Die große Angst vieler Projektleiter vor dem Homeoffice widerspricht diesem Prinzip.

Wenn ich mit erwachsenen, verantwortungsvollen Menschen im Projekt zusammenarbeite, weiß ich, dass die Arbeitsqualität nicht davon abhängt, von wo gearbeitet wird und ob jemand im Stundentakt hereinschneit und die Ergebnisse überprüft.

Gutes Projektmanagement als dauerhafter Prozess

Dass Projekte oft langsam sind, liegt natürlich nicht (nur) daran, dass im Projekt gearbeitet wird. Meist sind sie eingebettet in eine komplexe Unternehmensstruktur, die Geschwindigkeit kaum noch zulässt.

Richtig gutes Projektmanagement fängt daher lange vor dem eigentlichen Projekt an und verändert die Strukturen im Unternehmen dauerhaft so, dass die fünf Prinzipien der Katana-Methode oder anderer agiler Projektmanagementmethoden, leicht und selbstverständlich angewendet werden.

Tatsächlich führt schon eine kleine Veränderung – wie beispielsweise die Streichung eines einzigen Selbstläufer-Meetings im Unternehmen – zu positiven Effekten. Zum einen zeigt ein solcher Schritt, dass im Unternehmen nichts in Stein gemeißelt ist.

Zum anderen zählt fürs Projekt am Ende jede ungestörte Minute. Spart man durch so eine Maßnahme für zehn Menschen wöchentlich nur zwei Stunden ein, sind das im Jahr 1.040 zusätzliche Stunden, die Sie für sinnvollere Dinge einsetzen können.

Über die Autoren

Jochen Cholin, Jahrgang 1976, baute in seiner Funktion als Geschäftsführer ein erfolgreiches E-Commerce-Unternehmen vom Start-up zum soliden Mittelständler aus. Der Schwerpunkt seiner Tätigkeit lag in den letzten 10 Jahren auf Themen wie agilen Arbeitsmethoden, Organisationsentwicklung und digitaler Transformation. Seit 2018 coacht und berät er Startups und E-Commerce-Unternehmen.

Yvonne Kraus, Ebenfalls Jahrgang 1976, blickt auf Berufserfahrung in der Management-Beratung und im E-Commerce zurück. Als Geschäftsführerin eines mittelständischen Unternehmens lag ihr Schwerpunkt unter anderem auf Projektcontrolling und Analytics sowie auf Change Management. 2018 gründete sie die Online-Lernplattform nachgeholfen.de.

Weitere Informationen (Buch/Vortrag)

Katana-Methode im Projekt

Katana-Methode

Fachbuch

Die detaillierte Beschreibung der Prinzipien finden Sie im Fachbuch

Next Level Projektmanagement – die Katana-Methode: Projekte effizient planen und durchführen
(erscheinen im Verlag Springer Gabler)

Vortrag auf der 2. PM-Konferenz am 27. April 2021

"Ein geschärftes Schwert schneidet besser: Warum ein erfolgreiches Projekt schon vor dem Start anfängt!"

 

 

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