5 Tipps für erfolgreiches Projektmanagement
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Was ist Projektmanagement?
Projekte können nicht einfach mir nichts dir nichts umgesetzt werden. Besonders große und komplexe Projekte bedürfen einer detaillierten Planung – genau hier kommt das Projektmanagement ins Spiel.
Der Begriff bezeichnet die Planung, Organisation, Durchführung sowie Überwachung eines Projekts durch einen Projektmanager und sämtliche daran beteiligte Mitarbeiter. Dabei steht eine erfolgreiche Zielerreichung innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens im Vordergrund.
Projektmanagement ist ein Thema, mit dem sich die meisten Unternehmen auseinandersetzen müssen – und sei es nur zur Planung der alljährlichen Firmenfeier. Denn ohne eine genaue Konzipierung von Projekten mit verschiedenen Projektmanagement-Methoden können die damit verbundenen Ziele nicht Wirklichkeit werden. Doch wie wird Projektmanagement tatsächlich zum Erfolg? Ich verrate Ihnen nun ein paar essenzielle Tipps.
1. Konkrete Ziele setzen
Wenn Ihnen ein Projekt im Kopf herumschwirrt, sollten Sie sich zunächst überlegen, welche Ziele Sie damit erreichen möchten. Nur wenn Sie wissen, worauf Sie hinarbeiten, kann die Projektumsetzung auf Erfolgskurs sein. Schließlich dient ein Projekt in der Regel einem bestimmten Zweck – z. B. wird es zur Lösung eines Problems ins Leben gerufen.
Eine möglichst konkrete Zielsetzung ist eine wesentliche Voraussetzung für gutes Projektmanagement. Formulieren Sie Ihre Ziele am besten auf Grundlage der SMART-Methode:
- Spezifisch: Was ist das konkrete Ziel des geplanten Projekts? Versuchen Sie, es so spezifisch wie möglich in Worte zu fassen.
- Messbar: Anhand welcher Kriterien kann festgestellt werden, ob das Ziel erreicht wurde? Bestimmen Sie dazu konkrete Messgrößen (z. B. der Unternehmensgewinn soll um 20 % gesteigert werden).
- Attraktiv: Warum soll das Projektziel erreicht werden? Wählen Sie ein attraktives Projektziel, sodass das ganze Projektteam motiviert ist, darauf hinzuarbeiten.
- Realistisch: Ist das Ziel überhaupt umsetzbar? Setzen Sie sich immer nur realistische Ziele – ansonsten kann die Projektarbeit ganz schön frustrierend sein.
- Terminiert: In welchem Zeitraum soll das gewünschte Ziel erreicht werden? Planen Sie die einzelnen Schritte zur Zielerreichung sorgfältig, um die finale Deadline einhalten zu können.
2. Projektmanagement-Tools verwenden
Um stets den Überblick über Ihr Projekt zu behalten, arbeiten Sie am besten mit den richtigen Projektmanagement-Tools. Die passende Software hat diese Vorteile:
- Sie erleichtert Ihnen das Delegieren der einzelnen anfallenden Aufgaben.
- Sie vereinfacht die Überwachung des gesamten Arbeitsprozesses.
- Sie ermöglicht die einfache, gemeinsame Bearbeitung von Arbeitsaufgaben.
- Sie unterstützt die planmäßige Einhaltung von Deadlines.
So gibt es beispielsweise spezielle Projektmanagement-Tools von Atlassian, einem australischen Anbieter von Software-Lösungen. Zu den beliebtesten zählen die beiden Tools Trello und Jira, die jeweils unterschiedliche Stärken und Schwächen aufweisen.
Unter folgendem Link finden Sie einen Vergleich zwischen Trello vs. Jira, der Ihnen hilft herauszufinden, welche Lösung für Ihr Unternehmen am besten funktioniert.
3. Risiken kennen
Oft denken Unternehmen erst über die Gefahren für ein Projekt nach, wenn es bereits zu spät ist und sich die ersten negativen Auswirkungen bemerkbar machen. Damit Sie Ihr Projekt dennoch mit Bravour umsetzen können, sollten Sie sich unbedingt vor Projektbeginn über die möglichen Risiken Gedanken machen.
Beleuchten Sie potenzielle Gefahren idealerweise mit dem gesamten Projektteam. So können sämtliche Risiken aus unterschiedlichen Blickwinkeln betrachtet werden. Auf diese Weise haben Sie ein ganzheitliches Bild von den prominenten Risiken, die für Ihr Projekt bestehen.
4. Team zusammenstellen
Ohne ein gut aufgestelltes Team ist jede Projektarbeit zum Scheitern verurteilt. Deshalb sollten Sie sich noch in der Anfangsphase gut überlegen, welches Know-how für welche Arbeitsschritte erforderlich ist und Mitarbeitern entsprechende Verantwortungsbereiche zuteilen.
Hinterfragen Sie auch die zeitlichen Kapazitäten Ihrer einzelnen Mitarbeiter und stellen Sie sicher, dass alle genügend Zeit haben, um die anfallende Arbeit im geplanten Projektzeitraum erfolgreich abschließen zu können. Schließlich möchten Sie bestimmt, dass sämtliche Deadlines eingehalten werden können und niemand an gefürchtetem Burnout erkrankt.
Beachten Sie auch, dass Mitarbeiter besser zusammenarbeiten können, wenn sie einander gut kennen. Falls viele Projektbeteiligte noch gar nicht oder nur flüchtig miteinander Bekanntschaft gemacht haben, bieten sich verschiedene Teambuilding-Events zu Projektbeginn an. Erleben Sie z. B. ein gemeinsames Abenteuer in einer Kletterhalle oder veranstalten Sie eine Schnitzeljagd – es gibt viele Möglichkeiten, das Arbeitsklima aufzupolieren.
5. Klare Kommunikation anstreben
Für erfolgreiches Projektmanagement ist eine klare Kommunikation zwischen den einzelnen Beteiligten das A und O - und das während der gesamten Projektarbeit. Beachten Sie dabei, dass Sie nicht nur Ihr Team von Anfang mit ins Boot holen, sondern auch Ihre Kunden stets auf den aktuellen Stand bringen.
Vereinbaren Sie regelmäßige Abstimmungs- und Zwischentermine, um sowohl Mitarbeiter als auch Kunden über den Projektverlauf im Detail zu informieren, Arbeitsschritte zu klären und verschiedene Herausforderungen anzusprechen.
Besonders bei Problemen ist es wichtig, diese ehestmöglich zum Thema zu machen und gemeinsam zu klären – je früher, desto unkomplizierter lässt sich ein Lösungsweg finden.
Gelungene Planung und Umsetzung von Projekten
Erfolgreiches Projektmanagement ist eine wichtige Voraussetzung für gelungene Projekte im Berufsalltag. Berücksichtigen Sie diese Tipps und erreichen Sie so die gewünschten Ergebnisse Ihrer Projektarbeit.
Viel Erfolg!
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Über den Autor
Werner Plewa
Projektmanager, Experte für berufliche Weiterbildung und Personalentwicklung. Kontaktanfrage gerne auch bei XING:
