Soft Skills im Projektmanagement

Multitalent Projektleiter

Der Projektleiter übernimmt verschiedene Rollen im Projektlebenszyklus. Wie ein Expeditionsleiter plant er seine Reise zu unbekannten Kontinenten, wie ein Kapitän führt er seine Mannschaft und hält das Schiff auf Kurs und wie ein Schiffskoch sorgt er sich um das Wohl seiner Mitreisenden. Und wenn es brennt, ist er wie ein Feuerwehrmann blitzschnell zur Stelle und löscht die Flammen.

Kurz: Neben Methoden, Werkzeugen und Prozessintelligenz benötigt der Projektleiter eine ganze Reihe von Soft Skills, also die „Eigenschaften, Fähigkeiten und Qualifikationen, die neben den Hard Skills berufliche und private Erfolge bestimmen“, wie es Wikipedia beschreibt.

Der professionelle Projektleiter verfügt über ein hohes Maß an Sozial- und Verhandlungskompetenz. Er ist kommunikationsstark, entschlossen, überzeugend, ausgleichend, risikofreudig, bodenständig und begeisternd, ein Multitalent. Wie kann er das erreichen?

Verhandeln

Auftraggeber, Projektmitarbeiter, Stakeholder und Lieferanten verfolgen mitunter entgegengesetzte Ziele. Dann konfrontieren sie den Projektleiter mit unvereinbaren Meinungen und Vorstellungen.

Kommt es zum Streit, der die Faktenlage überrollt, braucht er einen kühlen Kopf. Haben Sie die folgenden Situationen auch schon mal erlebt?

• Projektauftrag schärfen: In der Vorstellungskraft des Auftraggebers entwickelt sich zunächst der Liefertermin. Alles Weitere tritt in den Hintergrund. Der eigentliche Projektauftrag ist nur schemenhaft skizziert und der Projektinhalt ist nicht so richtig klar. Hinzu kommt, dass der Auftraggeber in einer übergeordneten Hierarchieebene der Stammorganisation beheimatet ist.Der Projektleiter darf sich nicht über den Tisch ziehen lassen, er muss sich schützen vor überbordenden Anforderungen, unrealistischen Zielen sowie Manipulationsversuchen und Machtspielen. Nur wenn er sich mit dem Verhandeln auskennt, kann er sich als Partner auf Augenhöhe etablieren. Und nur dann nähern sich beide Parteien beim Fixieren des Auftrages in gemeinsamen Schritten.

• Ressourcen akquirieren: In einigen Fällen legt der Auftraggeber bereits zum Projektstart fest, welche Kollegen im Kernteam mitarbeiten werden. In anderen Fällen akquiriert der Projektleiter selbst seine Mannschaft. Doch Linienvorgesetzte der Stammorganisation geben ihre Experten nicht freiwillig an das Projekt ab. Auch sie stehen unter Druck, ihre Abteilungsziele zu erreichen. Hier ist Verhandlungsgeschick gefragt, um den passenden Mitarbeiter für das Projekt zu gewinnen.

• Lieferanten auswählen: Große Vorhaben zerfallen in kleinere Teilprojekte und oft werden wegen Ressourcenengpässen oder fehlenden Know-hows externe Spezialisten angeheuert. Manchmal ist die Liste der Anbieter lang, dann gilt es den besten Kandidaten auszuwählen. Manchmal sind Dienstleister und Experten Mangelware, dann gilt es Einkaufsbudget, Konditionen, Rabatte und Sondervereinbarungen im Auge zu behalten.

Führen

Dem Projektleiter fehlt disziplinarische Macht und doch stehen ihm einige wirkungsvolle Optionen zur Verfügung. Hier einige Tipps, wie Sie Ihr Team führen, ohne Chef zu sein:

• Kommunikation: Bitten Sie Ihren Auftraggeber, nachdem er Sie zum Projektleiter ernannt hat, darüber alle Beteiligten schriftlich zu informieren. Seine Botschaft: „Bitte unterstützen Sie meinen  Projektleiter so, wie Sie mich unterstützen würden.“ Diese zusätzliche Inthronisierung fühlt sich beim Leser an, als würde der Auftraggeber seine Macht an den Projektleiter übertragen.

• Autorität: Hüten Sie sich vor Mikro-Management, also dem pausenlosen Überwachen ihrer Mitarbeiter. Widerstehen Sie forschem Eingreifen, wenn Sie meinen, dass etwas aus dem Ruder läuft. Haben Sie Vertrauen zu Ihren Leuten, sie sind die Experten auf ihrem Fachgebiet. Doch auch Sie können über Fachwissen Autorität erwerben. Etablieren Sie sich als Fachmann auf dem Gebiet des Projektmanagements. Bilden Sie die Speerspitze als Experte von Methoden, Techniken und Verfahren im Projektmanagement. Eignen Sie sich Wissen an über die neuesten Trends im Projektmanagement und deren wichtigste Pro-und-Kontra-Argumente. Bilden Sie sich in Seminaren weiter, halten Sie Ihr Wissen stets aktuell.

• Vorbild: Behandeln Sie Ihre Mitarbeiter so, wie Sie selbst behandelt werden wollen. Verhalten Sie sich vorbildlich: Erscheinen Sie pünktlich zu den Meetings, spielen Sie nicht mit dem Smartphone, wenn es langweilig wird. Hören Sie in Gesprächen aktiv zu. Versprechen Sie nichts, was Sie nicht halten können. Verhalten Sie sich wertschätzend gegenüber Kollegen, Auftraggebern und Lieferanten. Erscheinen Sie als verlässlicher Partner.

• Belohnung: Sie können Ihren Mitarbeitern zwar keine Gehaltserhöhungen oder eine Führungsposition avisieren, doch Sie können ihnen andere Möglichkeiten anbieten. Übertragen Sie Ihren besten Mitarbeitern attraktive Aufgaben, die mit hoher Außenwirkung verbunden sind. Geben Sie Ihnen Stück für Stück mehr Verantwortung.

Konflikte managen

Entgegengesetzte Meinungen, lautstark geführte Diskussionen und hitzige Gemüter gehören zu einer lebendigen und konstruktiven Projektkultur.

Sie können das Projekt inhaltlich voranbringen. Doch wenn die Stimmung kippt und in ausfallende Wortgefechte und eisige Kommunikation umschlägt, muss der Projektleiter eingreifen.

Negativer Stress raubt allen Beteiligten wertvolle Energie. Die Projektmitarbeiter laufen Gefahr, sich auf Nebenkriegsschauplätzen aufzureiben. Wie sollte der Projektleiter in diesen Situationen reagieren?

Zunächst gilt es, den Konflikt zu lokalisieren, sprich, die Ursachen zu erforschen. Jedoch bedarf die Beurteilung Weitsicht und Einfühlungsvermögen. Nach der Analyse machen sich der Projektleiter und die Beteiligten auf die Suche nach Lösungen. Doch nicht jeder Konflikt erfordert sofortiges Eingreifen. Manchmal ist es geschickt abzuwarten, um die Situation reifen zu lassen.

Doch Vorsicht: In vielen Fällen zeigt sich passives Verhalten als schädlich. Grundsätzlich gilt: Konflikte sind aktiv zu managen. Doch auch der Projektleiter ist nur ein Mensch. So läuft er Gefahr, vorschnell Partei zu ergreifen oder befangen zu reagieren.

Wenn ihm das bewusst ist, kann er Strategien anwenden, die ihn vor unüberlegten Reaktionen schützen.

Kurz: Der professionelle Projektleiter hat sich emotional im Griff und keine Angst vor unbequemen Diskussionen. Doch sein langfristiges Ziel ist, Konflikte dauerhaft zu vermeiden.

Präsentieren

Insbesondere technische Projektleiter unterschätzen die Macht des Projektmarketings. Zeitverschwendung! „Was sollen wir denn lange reden? Sieht doch jeder, dass wir gut sind“, ist die irreführende Einstellung. Doch Sichtbarkeit, Netzwerken und aktives Kommunizieren an den Außenkanten des Projektes sind unerlässlich. Mit anderen Worten: „Tue Gutes und rede darüber.“

Hier einige Anregungen für Ihr Projektmarketing:

• Geben Sie Ihrem Projekt einen griffigen Namen und ein Projektlogo. Nutzen Sie dieses in jeder Unterlage, die Sie versenden. Zeigen Sie es in jeder Ihrer Präsentationen.

• Initiieren Sie kurz nach dem Projekt-Kick-off einen Wettbewerb: Wer entwickelt den kreativsten Projektnamen, wer zeichnet das einprägsamste Projektlogo? Stellen Sie einen Preis in Aussicht.

• Langweilen Sie Ihre Zuhörer nicht in Präsentationen. Richten Sie sich nach dem Informationsbedarf der Teilnehmer. Fokussieren Sie sich auf die Bedürfnisse Ihrer Zuhörer und behalten Sie das Wesentliche im Auge.

• Nutzen Sie Storytelling in Präsentationen. Transportieren Sie mit Geschichten Erfolge oder auch Schwierigkeiten Ihrer Projektarbeit.

• Zeichnen Sie während Ihrer Präsentation vor Kollegen und Entscheidern Diagramme oder Skizzen auf Flipcharts, um Ihre Gedanken zu visualisieren. Ein Bild sagt mehr als tausend Worte.