Bedeutung Projektmanagement - Mein "Ich" als Projektmanager

Immer wieder hört man von Projekten, die aus dem Ruder gelaufen sind: die Elbphilharmonie in Hamburg, der Hauptstadtflughafen Berlin oder der Bahnhof Stuttgart21.

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Dem gegenüber stehen jedoch viele Beispiele für Projekte, die wie geplant und vorbildlich abgewickelt wurden. Als aktuelles Vorzeige-Beispiel möchte ich hier den Schweizer Gotthard-Basistunnel anführen.

Auch aus meinem Berufsfeld – Online und Social Media – kenne ich viele Projekte, die glatt über die Bühne gingen, während andere scheiterten oder sich der sogenannte „GoLive“ um Tage, Wochen oder gar Monate verzögert hat.

Die Frage nach dem „Warum“ kann nicht pauschal beantwortet werden sondern muss jeweils projektspezifisch eruiert werden.

Was für mich bei jedem Projekt jedoch eine essentielle Bedeutung hat, ist das Projektmanagement. Was für mich Projektmanagement und die Erfüllung der Rolle des Projektmanagers bedeutet, möchte ich Ihnen gerne in diesem Artikel näherbringen.

Wenn Abläufe, Zuständigkeiten und Kapazitäten ganz klar geregelt sind funktionieren in einem Unternehmen Aufgaben (z.B. Bestellabwicklung) und Projekte meist reibungslos.

Problematischer wird es da bei größeren oder komplexeren Projekten, die häufig auch noch „on top“ zu den normalen Aufgaben kommen. Sollen Mitarbeiter des Unternehmens dies nebenbei stemmen, wird häufig kein zufriedenstellendes Ergebnis erzielt.

Gute Vorbereitung bei komplexen Projekten

Dass bei komplexen Projekten, z.B. beim Launch eines Online-Shops, irgendwann jede Abteilung involviert werden muss (Service, Buchhaltung etc.) ist klar, jedoch sollte der zeitliche Aufwand, den die Abteilungsmitarbeiter hierein investieren müssen, so gering wie möglich gehalten werden.

Hier hilft eine gute Vorbereitung. Diese umfasst bei Online-Projekten z.B. das Zusammenstellen und Auswerten des Ist-Zustandes. Wünsche und Anforderungen können über einen Fragenkatalog erfasst werden, gleiches gilt für Prozesse.

Für die Verdichtung der Ergebnisse und die finale Abstimmung nutze ich immer einen Workshop, der alle Entscheider aus dem Unternehmen an einen Tisch bringt. So werden alle abgeholt und sind von Beginn an beteiligt. Aus diesem Workshop lassen sich Ziele, Bausteine und Meilensteine des Projekts ableiten. Für den organisierenden und durchführenden Projektmanager ist es hierbei wichtig, neutral und objektiv zu agieren.

Es bietet sich an, den Projektmanager an einer geeigneten Stelle im Unternehmen zu platzieren, an der er autark handeln kann, wobei seine Handlungen klar auf das Projekt und dessen erfolgreiche Umsetzung gerichtet sind.

Bei Software-Einführungen, wie beispielsweise SAP, rücken häufig ganze Projektteams an, um die Vorbereitungen, die Durchführung und das Controlling zu koordinieren. Auch in Agenturen ist es Usus, einen Projektmanager einzusetzen, er steuert das Projektteam und hält Kontakt zum Auftraggeber, dem er gegenüber für das Projekt verantwortlich und berichtspflichtig ist.

Der Projektmanager kümmert sich um die Planung, Steuerung und Kontrolle des Projekts.

Er ist nicht für die Ausführung sämtlicher Projektschritte verantwortlich. Diese Aufgaben gibt er an sein Projektteam ab, also an entsprechende Spezialisten, die sich innerhalb des Unternehmens befinden oder die durch den Einsatz von Externen durchgeführt werden.

Briefing und Kontrolle sind hierbei die Hauptaufgabe des Projektmanagers. So ist gewährleistet, dass sich alle an dem Projekt Beteiligten zu 100% der Aufgabe widmen, auf die Sie spezialisiert sind: Programmierer programmieren, Designer designen, Texter texten...

Dabei spielt neben dem Faktor Qualität natürlich auch Zeit und Kosten eine wesentliche Rolle bei allen Handlungen des Projektmanagers.

Gutes Projektmanagement bedeutet für mich...

von Beginn an den Projekt-Umfang und das Ziel im Blick zu haben

die einzelnen Schritte zu kennen und zu planen

die benötigten Ressourcen zu erkennen und einzusetzen

auf Spezialisten zuzugreifen

Timings zu planen, im Auge zu haben und durchzuseten

Kosten zu kalkulieren und das Projekt-Budget zu überwachen und einzuhalten

einen hohen Qualitätsanspruch zu stellen und umzusetzen.

Nur so kann ein Projekt zur Zufriedenheit des Auftraggebers und möglichst vieler Beteiligter erfolgreich umgesetzt werden.

Über die Autorin:

Kerstin Nägler ist seit 2006 im Online-Bereich tätig und hat seither zahlreiche Online-Projekte für verschiedene Unternehmen entwickelt und betreuut. Dazu zählen verschiedene Website-Projekte und Shopsystemen sowie Online Marketing & Social Media-Kampagnen. In den letzten Jahren hat Sie sich zusätzlich als Social Media Monitoring-Expertin etablieren können. Als Beraterin, Trainierin und Projektmangerin geht Sie den Dingen gerne auf den Grund. Ihre Lieblingsdiziplin ist und bleibt das Projektmanagement. In jedes Projekt bringt Sie immer Ihre ganze Erfahrung und Leidenschaft mit ein.