Bewährte Verfahren für eine Project Charta

Als Sie mit Ihrem Auto zum Einkaufen fuhren, hörten Sie es zu ersten Mal – dieses pfeifende Geräusch. Als ob Metall auf Metall schleifen würde. Das Geräusch war plötzlich da, leise, aber markant.  Irgendetwas in den letzten Tagen muss mit dem Fahrzeug passiert sein, sprang es Ihnen in den Kopf. Sie fuhren zu Ihrem „Schrauber“ und baten ihn um Klärung. Der war in Eile, hörte Ihnen nur im Vorbeigehen zu, stellte noch eine Frage und verschwand. Sie legten den Fahrzeugschlüssel wie immer auf den Werkstatttisch. Wenige Stunden später rollten Sie wieder auf der Autobahn. Der Motor schnurrte und alles schien in Ordnung zu sein. Doch nach einigen Wochen, als Sie mit Ihrer Familie auf dem Weg zur Ferienwohnung waren, begann das Pfeifen im Inneren des Motorenraums erneut. Was war passiert? Und was hat diese fiktive Geschichte mit Projektmanagement zu tun?

Für die Projektleiterin oder den Projektleiter ist die Project Charta ein elementares Dokument. Es spielt eine grundlegende Rolle beim Planen und Durchführen Ihres Projekts.

1.    Projekt mandatieren: In der Praxis bereiten die Projektleiterin oder der Projektleiter die Project Charta inhaltlich vor. So nehmen sie ihrem Projekteigner Recherche- und Schreibarbeit ab. Mit dem Transportmittel Project Charta autorisiert der Sponsor Projektleiterin oder Projektleiter, denn er erteilt ihnen formell den Auftrag, das Projekt zu leiten und zu managen. Dieser Autorisierungsprozess hilft, eine klare Zuständigkeits- und Verantwortungslinie innerhalb des Projektteams und an den Außenkanten des Projekts zu etablieren.

2.    Projektziele definieren: Die Project Charta benennt Projektziele, sodass alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis davon haben, was mit dem Projekt erreicht werden soll. So werden Missverständnisse vermieden und es kommt nicht zu diesen unschönen Monologen: „War uns nicht bekannt“ oder „Hatten wir anders verstanden“ oder „Dachte, das macht jemand anderes“. Die Projektziele orientieren sich an übergeordneten Unternehmenszielen.

3.    Rollen definieren: Die Project Charta benennt Rollen und Verantwortlichkeiten der wichtigsten Beteiligten. Dazu zählen neben der Projektleiterin oder dem Projektleiter auch Teammitglieder und Projektauftraggeber. Das Festlegen der Rollen sowie das Kommunizieren innerhalb und außerhalb des Projekts schafft Klarheit und vermeidet Verwirrungen und Konflikte während des Projektablaufs.

4.    Projekt von anderen Projekten abgrenzen: Beim Festlegen des Projektumfangs ist es wichtig, darauf zu achten, dass der Projektinhalt nach innen klar und unmissverständlich dargestellt und nach außen abgegrenzt wird. Durch das Fixieren, was innerhalb und außerhalb des Projektumfangs liegt, wird eine schleichende Ausweitung des Projektauftrags verhindert. So können sich allen Beteiligten auf ihre geplanten Ziele konzentrieren. Um diesen Anspruch tatsächlich realisieren zu können, müssen die Projektverantwortlichen alle internen und externen Faktoren, Abhängigkeiten oder Einschränkungen, die sich auf die Ausführung oder den Erfolg des Projekts auswirken können, kennen.

5.    Projekt planen: Die Project Charta enthält oft einen übergeordneten Projektzeitplan, der gelegentlich auch als Masterplan bezeichnet wird. Auf ihn schauen die Betrachter aus der Vogelperspektive, denn nur die wichtigsten Meilensteine oder Projektphasen sind hier aufgeführt. Der in der Project Charta beinhaltete Masterplan ist kompakt und passt auf eine Folie. Detaillierte Pläne wie zum Beispiel in MS Project werden erst zu einem späteren Zeitpunkt im Projektablauf ausgearbeitet. Der Projektzeitplan gibt Projektleitern und deren Teams ein Gefühl für die erwartete Projektlaufzeit. Die Project Charta kann vorläufige Projektzeitpläne und Meilensteine enthalten, die im späteren Ablauf komplett überarbeitet sein können.

6.    Ressourcen bedarf kennen und sichern: Die Project Charta kann Informationen über die dem Projekt zugewiesenen Ressourcen wie Mitarbeiter, Experten oder Fachkräfte aus anderen Abteilungen (zum Beispiel Finanzen, Personal oder Betriebsrat) enthalten. Mit dem Genehmigen der Project Charta billigt die Geschäftsleitung des Unternehmens die Ressourcen formell für die Projektarbeit.

7.    Risiken bewerten und managen: Eine Project Charter kann auch eine erste Bewertung potenzieller Risiken und deren Umgang mit ihnen enthalten. Dies hilft bei der frühzeitigen Risikoerkennung und der Planung zur Risikominderung.

8.    Stakeholder einbeziehen: Intensive Kontaktpflege sowie das Befriedigen der Bedürfnisse der wichtigen und einflussreichsten Stakeholder kann zu einer besseren Zusammenarbeit und Unterstützung während des gesamten Projektlebenszyklus führen. Die Project Charta identifiziert die wichtigsten Interessengruppen und deren Erwartungen.

9.    Kommunikationstool: Die Project Charta ist ein Kommunikationsinstrument. Alle wichtigen und einflussreichen Stakeholder sowie Auftraggeber und Lieferanten sowie das Projektteam sollten dieses kennen. Es beschreibt, wie und wer mit wem kommuniziert. Sie enthält, welche Meetings wann stattfinden, welche Entscheidungen in welchem Gremium getroffen werden und an welcher Stelle Dokumente und Urlaubspläne veröffentlicht sind.

10.    Entscheidungsgrundlage: Wenn es während des Projektablaufs zu Konflikten, Änderungen oder Abweichungen vom ursprünglichen Projektplan kommen sollte, was in der Praxis immer der Fall ist, dient die Project Charta als Referenzdokument. Somit wird schnell klar, was ursprünglich vereinbart wurde und wie groß das Delta sein wird zu den Themen, die zukünftig anders ausgestaltet werden sollen.

Nachdem Ihnen die Gründe für das Erstellen einer Project Charta bewusster geworden sind, springe ich zur fiktiven Auto-Kurzgeschichte an den Anfang zurück. Sie ahnen bereits:

Je genauer Sie Ihren Projektauftrag greifen können, desto fokussierter können Sie daran arbeiten.

Das heißt konkret: Die Project Charter hilft Ihnen dabei, die Liefergegenstände in der Art und Weise herzustellen, wie es der Kunde von Ihnen erwartet.

Viel Erfolg!