Mit einem guten Plan kommt man seinem Ziel ein Stück näher.

PMP – PMI: Ein guter Kommunikationsplan schafft Freunde

Die PMP-Zertifizierung des PMI ruft dazu auf, die Kommunikation in Projekten an die Bedürfnisse der Empfänger anzupassen – denn Menschen neigen dazu, Dinge außer Acht zu lassen, die ihnen sinnlos erscheinen.

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Sie sind mit Ihrem Wagen auf der Autobahn unterwegs. Es ist wenig Betrieb und außerdem scheint die Sonne. Da fahren Sie auf ein Verkehrsschild zu: 80 km/h, Geschwindigkeitsbegrenzung. Weshalb Sie langsamer fahren sollen, bleibt Ihnen verborgen. Die Straße ist doch in Ordnung – jedenfalls sehr viel besser als die bucklige Piste weiter vorne, auf der Sie schneller fahren durften.

“Wozu das?” – Die Frage benötigt eine Antwort

Falls Sie einen Moment zweifeln, ob Sie wirklich auf die Bremse treten sollen, unterliegen Sie einem normalen Impuls: Wenn Menschen den Sinn einer Vorgabe nicht verstehen, sind sie der starken Versuchung ausgesetzt, sich eigene Regeln aufzustellen oder die Regeln halbherzig zu befolgen. Vielleicht ist das Schild ja einfach vergessen worden?

Im Projektmanagement begegnen Sie diesem Phänomen in der Kommunikation. Hatten Sie schon einmal den Eindruck, dass Ihre E-Mails nicht gelesen werden? Kommen Ihre Mitarbeiter missgestimmt und zu spät zum Meeting? Halten sie die vereinbarten Kommunikationswege einfach nicht ein? “Was soll ich da? Wozu brauche ich das?” kann unausgesprochen die Ursache für das Verhalten sein.

Ein guter Plan bringt das Ziel ein Stück näher

Die Kommunikation in Projekten ist ein heikles Geschäft: Vieles scheitert an zu wenig Kommunikation am rechten Ort zur rechten Zeit. Gleichzeitig überfordert ein zu Viel die Gutwilligkeit der Mitarbeiter. Die Bereitschaft, sich ernsthaft mit E-Mails oder Meetings zu beschäftigen, ist begrenzt. Die Kommunikation so zu dimensionieren, dass eine E-Mail oder eine Einladung zu einem Meeting beim Mitarbeiter das Gefühl von “wichtig” auslöst, ist keinesfalls trivial.

Im Ausbildungsgang zur PMP-Zertifizierung durch das PMI werden Projektleiter aufgefordert, einen Kommunikationsplan aufzustellen. Ziel ist es, gleichermaßen effektiv wie effizient zu kommunizieren. Eine schlichte Tabelle erweist sich als hilfreiches Instrument: Zu jedem Stakeholder notiert sich der Projektleiter das jeweilige Anliegen, Interessen und das Informationsbedürfnis wie auch die Kommunikationsform und die Frequenz.

Eine ideale Projektwelt wird auch so nicht entstehen – zugegeben. Aber mit einem guten Plan kommt man seinem Ziel ein Stück näher. Die Kommunikation aus dem Handgelenk macht Fehler wahrscheinlich. Es lohnt sich, einmal die Aufmerksamkeit auf die Frage zu lenken, wer welche Informationen wirklich braucht – und Mitarbeiter von Meetings und E-Mails zu befreien, wo es eben möglich ist.

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