Die Rolle von Projektmanagern im Changemanagement

Mit dem Spachtel in der Hand suchte Paul einen Schlitz zwischen Tapete und Wohnzimmerwand. Dort an der Kante, wo sich zwei Bahnen berühren, könnte es funktionieren. Paul setzte das Werkzeug im steilen Winkel an den Beton und hebelte es unter das festgeklebte Papier. So löste er einen Schnipsel und ließ ihn zu Boden fallen.

Der erste Schritt war getan. Er drückte den Spachtel fester an die Wand und löste so immer größere Teile. Bald zeigte sich eine von der alten Tapete befreite Fläche.

Pauls Technik wurde von Stunde zu Stunde ausgefeilter und nach einiger Zeit zog er lange Lagen von der Wohnzimmerwand.

Die alte Tapete musste runter. Nach seinem Umzug in die neue Stadt renovierte er Zimmer für Zimmer.

In manchen Büros klebt der Projektplan wie eine Tapete an der Wand. Doch wenn die Zeit kommt für neue Gedanken, Ziele und Vorhaben, muss er einem neuen Plan weichen.

Wann ist das Changemanagement erfolgreich und welche Anforderungen werden an Projektleiterinnen und Projektleiter gestellt?

Um eine Antwort auf die Fragen zu finden, empfiehlt sich, das Changemanagement in zwei Komponenten zu teilen:

Die erste ist die sachliche Komponente.

Dazu zählen klar formulierte Projektziele und eine klare Strategie zu deren Umsetzung.

Die zweite ist die emotionale Komponente.

Zu ihr zählen Führungsstil von Projektleiterinnen und Projektleitern sowie ihre Art, mit Stakeholdern und Projektmitarbeitenden zu kommunizieren und sie zu motivieren.

Mit dieser Zweiteilung wird deutlich, dass Veränderungen neben kalkulierenden betriebswirtschaftlichen Abwägungen auch etwas mit den Menschen machen.

Viele Menschen fühlen sich nicht wohl, wenn Veränderungen anstehen. Weil sie ihre gewohnte Umgebung verlassen und damit Barrieren überwinden müssen. Möglicherweise verspüren sie Angst und Unsicherheit, denn das Verlassen des Bekannten kann Verlust von Klarheit und Stabilität nach sich ziehen.

So müssen Changemanager in der Lage sein, Menschen zu motivieren, sich auch verändern zu wollen, weil sich ihr betriebliches Umfeld verändert.

Projektmitarbeitende erleben Veränderungen aus unterschiedlichen Gründen. Diese können betriebswirtschaftlich, technisch, organisatorisch und von prozessorientierter Natur sein.

Betroffen sind hauptsächlich die inneren Werte der Mitarbeitenden. Projektleiterinnen und Projektleiter brauchen also neben fachlichem Sachverstand viel Fingerspitzengefühl, Einfühlungsvermögen und Durchsetzungskraft, um Veränderungen umzusetzen.

1.    Änderungen verstehen: Änderungen sprudeln aus verschiedenen Quellen, insbesondere haben sie ihren Ursprung aus den Komponenten des „Magischen Dreiecks“ im Projektmanagement. Dazu zählen: Projektinhalt, Budget oder Zeit. Jedoch auch eine veränderte Lage der Märkte, in denen das Unternehmen aktiv ist, sowie neue technologische Anforderungen oder Gesetzesvorgaben können zu Veränderungen in den Projektzielen führen. Projektleiterinnen und Projektleiter sollten „Change Requests“ in den Kontext, in den sie eingebettet sind, verstehen und somit die Gründe ihrem Projektteam erklären können.

2.    Umsetzung planen: Entwickeln Sie einen umfassenden Changemanagementplan, der den gesamten Changeprozess beschreibt. Dieser Plan sollte die Ziele der Veränderung, den Umfang, die Rollen und Verantwortlichkeiten, die Kommunikationsstrategien und einen zeitlichen Ablauf enthalten.

3.    Stakeholder identifizieren: Identifizieren Sie alle Stakeholder, die von der Änderung betroffen sein werden. Dazu gehören: Projektteam, Führungskräfte, Kunden oder Lieferanten. Versetzen Sie sich in die Lage ihrer Stakeholder. Welche Auswirkungen wird der Change Request für sie haben?

4.    Risiken bewerten und managen: Identifizieren Sie potenzielle Risiken, die mit der Änderung verbunden sind, und entwickeln Sie Strategien, um diese zu mindern. Dazu gehören die Auseinandersetzung mit Widerständen, Ressourcenengpässen oder anderen Faktoren, die den Erfolg der Veränderung behindern könnten.

5.    Effektiv kommunizieren: Transparent und wertschätzend während Veränderungen zu kommunizieren, ist eine Herausforderung für Projektverantwortliche. Denn sie müssen Teammitgliedern, Stakeholdern sowie Kunden neue Ideen, Erwartungen und Pläne vermitteln und sie zum Mitmachen motivieren. Das gelingt ihnen am besten durch aktives Zuhören sowie dadurch, möglichst viel Feedback aus verschiedenen Quellen einzuholen und einen robusten Kommunikationsplan zu entwickeln. Berufen Sie regelmäßige Meetings ein, in denen Sie über den Fortschritt im Veränderungsprozess berichten. Nutzen Sie Narrative! Versuchen Sie, eine fesselnde Geschichte zu erzählen, die zeigt, welche Vorteile sich für die Betroffenen nach der Veränderung ergeben.

6.    Führung übernehmen: Projektleiterinnen und -leiter inspirieren und motivieren ihre Teammitglieder, indem sie mit gutem Beispiel vorangehen. Sie fürchten sich nicht vor Veränderungen, bringen ihnen jedoch den passenden Respekt entgegen. Eine Projektmanagerin, ein Projektmanager sollte in der Lage sein, fundierte und zeitnahe Entscheidungen treffen zu können. Und den Mut dafür zu haben. Sie müssen oft mit Teammitgliedern, Stakeholdern oder Lieferanten verhandeln. Verhandlungsgeschick kann helfen, Konflikte zu lösen, Vereinbarungen zu treffen und sicherzustellen, dass die Bedürfnisse aller berücksichtigt werden. Überwachen Sie regelmäßig den Fortschritt der Änderungen, in dem Sie „Key Performance Indikators“ (KPIs) verwenden. Somit wird klar, ob und wie Änderungen beabsichtigte Ziele erreichen.

7.    Erfolge feiern: Erkennen und feiern Sie Meilensteine und Erfolge während des gesamten Veränderungsprozesses. Dies trägt dazu bei, die Moral zu steigern und die positiven Aspekte der Veränderung zu verstärken.

8.    Nutzen Sie Feedback, um Verbesserungen und Anpassungen in Ihren Change Management-Prozessen für zukünftige Projekte vorzunehmen.

9.    Dokumentieren Sie Ihre Erfahrungen, die Sie während des Change Management-Prozesses gesammelt haben. Ihre Dokumentationen können für Sie oder andere Projekterstverantwortliche in ähnlichen Situationen wertvoll sein.

10.   Neuen Zustand stetig verbessern: Denken Sie bitte daran, dass effektives Changemanagement ein fortlaufender Prozess ist, der kontinuierliche Aufmerksamkeit und Anpassung erfordert.

Wenn Sie das Neue fest in den bestehenden Ablauf etabliert haben, ist die Arbeit längst nicht beendet. Denn möglicherweise ist Durchhaltevermögen gefragt, wenn mal etwas anders läuft als vorgesehen.

Bleiben Sie dran!