Delphi-Methode im Projekt - Der Blick in die Zukunft

Ein Projektleiter mit geübtem Fernblick ist klar im Vorteil. Er kann sich zielgerichtet auf das Kommende vorbereiten, indem er seine Kräfte bündelt und die Ressourcen auf das Wesentliche fokussiert. Doch woher weiß er, was ihn in den nächsten Wochen, Monaten oder Jahren erwartet? Die Zukunft kann ein Hindernis nach dem anderen bringen. Oder alles läuft wie gewohnt, nur ein kleines bisschen anders.

Die Delphi-Methode hilft dem Projektleiter, Prognosen zu erstellen

So ist er in der Lage, seinen Blick in die Zukunft zu schärfen. Im Projektmanagement hilft die Delphi-Methode, um beispielsweise Antworten auf Fragen folgender Art zu finden:

• Wohin wird sich das Fachgebiet Projektmanagement in den nächsten zwanzig Jahren entwickeln?

• Welche Anforderungen müssen zukünftige Projektleiter erfüllen? Welche Qualifikationen sollten sie sich aneignen? Welche Zertifikate sind für sie die passenden?

• Welche Verfahrensweisen und welche Methoden werden Projektleiter zukünftig nutzen?

• Haben Sie etwas über die Technologie X gehört? Was glauben Sie, ist der Vorteil dieser Technologie? Welche Nachteile wären zu berücksichtigen? Worin liegen die Risiken?

• Welche Produkte, welche Systeme werden Projektleiter in zehn Jahren nutzen? Welche Anbieter werden sich auf diesen Gebieten etabliert haben? Was unterscheidet sie von ihren Mitbewerbern?

• Wieviel Zeit benötigt ein Projekt, um die angeforderten Liefergegenstände bereitzustellen?

• Welchen Personalbedarf hat das aktuell geplante Projekt?

• Welche Investitionen müssen kalkuliert werden? Welche Risiken sind zu berücksichtigen?
  
  

Die Delphi-Methode unterstützt den Projektleiter, Prognosen zu erstellen, indem ein Expertenkreis schriftlich und iterativ Fragen beantwortet. Die Experten befruchten sich inhaltlich von Runde zu Runde und verfeinern auf diese Art und Weise ihr Feedback. Sie bleiben anonym, kein Teilnehmer weiß, wer an der Befragung teilnimmt. So treten Ansehen und Einfluss in den Hintergrund. Ausschließlich die Antworten sind von Bedeutung, nur die reine Information zählt. Die Delphi-Methode liefert besonders in der frühen Projektphase Mehrwert, da die konkreten Planungen erst am Anfang stehen.

Delphi Methode - so geht´s!

Der Ablauf der Delphi-Methode ist simpel – und doch verspricht sie eine große Ausbeute.

• Ein neutraler Moderator formuliert schriftlich seine These. Er untermauert diese mit offenen Fragen und versendet die Liste an einen vorher ausgewählten Expertenkreis. Die Fachleute können interne oder externe Experten sein.

• Sie werden gebeten, ihre Meinungen, Eindrücke und Positionen zu beschreiben. Bis zu einem Stichtag senden sie ihr Feedback an den Moderator zurück.

• Der Moderator und ein Gremium werten die Antworten aus. Abhängig von der Fragestellung ziehen sie statistische Kennzahlen wie Mittelwerte und Abweichungen heran. Der Moderator verdichtet die einzelnen Rückläufer zu einer Gruppenantwort und reichert diese mit weiteren Kommentaren, Argumenten und Erkenntnissen aus dem Feedback an.

• Dann eröffnet der Moderator die nächste Delphi-Runde, indem er die Ergebnisse und Fragen an den anonymen Expertenkreis zurücksendet, mit der Bitte, erneut ihre Ansichten zu beschreiben.

• Die Teilnehmer wissen nicht, wer welche Aussage getroffen hat. Der Austausch untereinander ist nicht möglich und auch nicht erwünscht.

• Dann folgen mehrere Iterationen, bis sich die Expertenmeinungen annähern. Erfahrungen in der Praxis haben gezeigt, dass es sinnvoll ist, mindestens zwei Runden durchzuführen.

• Abschließend analysieren Moderator und Gremium die Ergebnisse und planen auf dieser Basis das weitere Vorgehen.
  
  

• Oft ist es in der Projektkommunikation sinnvoll, den persönlichen Kontakt zu suchen. Doch in diesem Fall erweist sich das schriftliche Verfahren als Vorteil. Die Experten erhalten Zeit nachzudenken. Sie können ihre Antworten abwägen und sicherstellen, dass sie alle Aspekte aus ihrer Perspektive berücksichtigt haben.

• Die schriftlichen Abfragen geben den Autoren Zeit, durchdachtere Antworten zu formulieren. Auch die Dynamik einer Gruppensituation, wie sie im klassischen Interview mit mehreren Personen auftreten kann, entfällt.

• Durch die Anonymität der Befragung werden Beeinflussungen der Antworten durch Vorurteile und Antipathien gegenüber Kollegen oder gegenüber dem Thema ausgeblendet. So ist es möglich, ein möglichst breites und vielschichtiges Gesamtbild zu erhalten.

• Möglicherweise fallen die Antworten authentischer und ehrlicher aus.

• Irgendwann ist alles „gesagt“, inhaltlich geht’s dann nicht mehr weiter. Die Gefahr, sich ohne weitere Impulse von außen im Kreis zu drehen, ist groß. Abhilfe bringt eine durchmischte Expertenrunde.

• Das schriftliche Verfahren birgt auch Nachteile. Die Experten könnten die Fragen fehlerhaft interpretieren. Fehlendes Nachfragen oder falsches Interpretieren der Aufgabe könnten falsche Antworten ergeben. Möglicherweise können Missverständnisse in einer weiteren Runde aufgeklärt werden.

• Auch die Anonymität kann nachteilig sein, denn es ist unklar, ob der Experte selbst oder ein Vertreter den Fragebogen ausfüllte.
  
  

• Die Delphi-Methode ist zwar im PMBOK^® Guide nicht zu finden, doch ist sie für Projektleiter ein wertvolles Hilfsmittel.

• Überlegen Sie sorgfältig, welcher Experte Ihnen bei der Fragestellung weiterhelfen kann. Achten Sie darauf, möglichst unterschiedlich positionierte Fachleute für Ihre anonyme Befragung zu gewinnen.

• Legen Sie eine sinnvolle Anzahl von Experten fest. Abhängig von der Fragestellung kann der Personenkreis zehn Teilnehmer, aber auch 500 betragen. Denken Sie an den Aufwand, der Ihnen durch die Delphi-Methode entsteht. Helfen könnten Ihnen Antworten auf diese Fragen: Wie viele Experten benötigt Ihre Befragung, um ein möglichst umfassendes Bild der Antworten zu erhalten? Wie viele Runden sind nötig, bis Sie ein für sich akzeptables Ergebnis erhalten?

• Definieren Sie Ziele, bevor Sie starten. Legen Sie im Vorfeld fest, welche Kriterien erfüllt sein müssen, damit Sie den Ablauf der Delphi-Methode abschließen können.

• Verwenden Sie offene Fragen, so dass die Fachleute nicht mit einem abschließenden Ja oder Nein antworten können. Mit einer offenen Frage sind die Teilnehmer einer Delphi-Runde gezwungen, eine umfangreichere Antwort zu formulieren.

• Bereiten Sie die Ergebnisse, Erkenntnisse und die für Sie wichtigsten Handlungsoptionen in einer abschließenden Präsentation auf.