20 Jahre Kayenta

Projektmanagement - So geben Sie als Projektleiter richtig Feedback

Teil 1: So meistern Sie sachliche und persönliche Kritik mit Bravour

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„So geht das aber nicht. Was haben Sie denn da für einen Mist verzapft!“ Das Feedback hat gesessen, der Tonfall fast noch mehr. Beides trug wenig dazu bei, das der engagierte neue Kollege im Projektteam sonderlich bereit wäre, der nachfolgenden Diskussion noch offen zu folgen.

Immerhin hatte er mehr als nur eine Überstunde in Kauf genommen, um seine Auswertung fertig zu stellen, die gerade vor allen Augen zerrissen wurde. Wen wundert es da, dass er erstmal innerlich auf stur schaltete.

Feedback kann Türen öffnen oder schließen

Leider ist solch ein Rundumschlag an Kritik keine Seltenheit in Projekten, wie wir regelmäßig von Teilnehmern in unseren Seminaren zu hören bekommen - gerade wenn der Druck steigt und Nerven blank liegen!

Wir zeigen Ihnen in einer dreiteiligen Serie, worauf Sie als Projektleiter achten sollten, damit Ihre Rückmeldung konstruktiv im Team ankommt.

Leitlinien für konstruktives Feedback in Projektteams/für Projektmanager

Der Erfolg eines Projekts fußt auf einen offenen Austausch, sowohl auf sachlicher als auch auf persönlicher Ebene. Denn so lassen sich Probleme frühzeitig ansprechen oder ungeplante Kursänderungen flexibel auffangen und konstruktiv lösen.

Gerade bei interdisziplinären Projektteams kann man aber nicht davon ausgehen, dass die Mitarbeiter bereits aufeinander eingespielt sind, persönliche Eigenheiten der Kollegen kennen oder ein Überreagieren unter Druck richtig zu nehmen wissen. Daher kommt dem richtigen Feedback eine Schlüsselrolle im Projektmanagement zu.

Sachlichkeit beim Feedback geben

Der scheinbar einfachere Part im Feedback liegt auf sachlicher Ebene. Doch wie wir im Eingangsbeispiel erlebt haben, sind Pauschalbeurteilungen fast schneller formuliert als gedacht - und diese werten meist komplett ab. Nun wollen wir Ihnen nicht raten, immer mit etwas Positivem zu beginnen, doch achten Sie auf Neutralität, die dem anderen eine Chance gibt, zu verstehen wo genau das Problem liegt.

Allzu leicht schleicht sich bereits im Beschreiben des Problems eine Wertung ein: Formulierungen wie „So geht das nicht! Wie konnten Sie nur…“ oder auch „Bei den Statistiken haben Sie aber unsauber gearbeitet.“ beinhaltet Schuldzuweisungen, die wenig sachdienlich sind.

Die WWW-Formel

Bewährt hat sich das Feedback nach der WWW-Formel:

  • Wahrnehmung: Was ist passiert? Welche Details sind (nicht) in Ordnung?
  • Wirkung: Wie erleben bzw. beurteilen Sie dieses Problem?
  • Wunsch: Was erwarten Sie vom anderen, was dieser tun sollte?

Dann hätte sich das Feedback aus dem Eingangsbeispiel vielleicht so angehört: „Sie haben hier auf Seite fünf Zahlen übernommen, die bereits überholt sind. Damit sind sämtliche Prognosen irrelevant. Ich hatte erwartet, dass Sie sich vom Controlling die aktuellen Zahlen bestätigen lassen. Nehmen Sie zukünftig mit mir Rücksprache, bevor Sie ein Dokument ans gesamte Team weiterleiten.“

Fazit: Je besser es Ihnen gelingt, zwischen der Sache an sich und Ihrer Bewertung zu trennen, umso leichter kann Ihr Gegenüber die Kritik annehmen und ebenfalls sachlich darauf reagieren.

Persönlichkeit beim Feedback geben

Noch heikler ist ein Feedback, das sich auf Verhaltensweisen eines Teammitglieds bezieht, denn wir alle fühlen uns schnell persönlich angegriffen.

Hierbei benötigen Sie also etwas Fingerspitzengefühl. Wiederum hilft Ihnen die bereits vorgesellte WWW-Formel, denn sie ermöglicht Ihnen eine ganz sachliche Beschreibung Ihrer Einschätzung.

  • Wahrnehmung: Was tut der andere? Welches Verhalten fällt Ihnen (unangenehm) auf?
  • Wirkung: Wie erleben Sie das Verhalten? Welche Gefühle ruft es in Ihnen hervor?
  • Wunsch: Was wünschen Sie sich vom anderen, wie er sich zukünftig verhalten sollte?


Fazit: Um persönliches Verhalten konstruktiv rück zu melden, achten Sie auf eine Trennung von Beobachtung und Wertung. Melden Sie nur Verhaltensweisen zurück, die Ihr Gegenüber auch ändern kann.

Stottern beispielsweise, wird Ihr Gesprächspartner nicht so leicht unterbinden können. Hier würde Ihr Feedback nur demotivieren. Benennen Sie gern Ihre eigene Wunschvorstellung, aber lassen Sie zu, dass Ihr Gesprächspartner selbst entscheidet, ob er Ihrem Wunsch nachkommt oder nicht.

Gewusst wie! 5 Regeln für das Geben von Feedback

Geben Sie Feedback direkt und zeitnah

Melden Sie Ihr Feedback zeitnah, möglichst unter vier Augen, persönlich und nicht über Dritte zurück. Sprechen Sie Ihren Mitarbeiter direkt an. Der Empfänger soll das Gesicht nicht verlieren.

Verzichten Sie auf Wertungen und Verurteilungen

Benennen Sie eigene Beobachtungen konkret und äußern Sie Feedback nur zu veränderbaren Verhaltensweisen.

Formulieren Sie eigene Gefühle in Ich-Botschaften

Lassen Sie Ihr Gegenüber wissen, welche Reaktionen und Empfindungen das Verhalten ausgelöst hat, aber nicht als prinzipielle Behauptung, sondern individuelle Reaktion: "Es macht mich ungeduldig, wenn..." oder „Ich bin sehr irritiert, dass Sie ...“

Äußern Sie eigene Ziele und Wünsche klar und deutlich

Neue Ziele müssen verständlich und nachvollziehbar sein. Eine Forderung: „Ihr Zeitmanagement muss besser werden“ ist keine klare Handlungsanweisung und führt eher zu Verwirrung. Sagen Sie lieber: „Ich erwarte, dass Sie die Abgabefristen einhalten oder mich spätestens einen Tag vorher benachrichtigen, falls es zu Verzögerungen kommt!“

Nehmen Sie sich Zeit zur Reflexion

  • Wie hat der Mitarbeiter die Kritik aufgenommen?
  • Verlief das Gespräch sachlich? Hatten Sie ausreichend Zeit?
  • Haben Sie den Dialog gesucht und Ideen des Mitarbeiters erfragt?
  • Konnten Sie eine für beide Seiten befriedigende Lösung finden?

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Bleiben Sie dran!

In unserer Serie zum Thema Feedback geben lesen Sie:

•    Teil 2:  Sind Sie eher Coach oder Chef? 

•    Teil 3:  Über Feedback den Dialog anregen

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