PMP-Zertifizierung: Kommunikation im Projekt

“90 Prozent Ihres Jobs ist die Kommunikation”, ruft ein Lehrbuch dem angehenden PMP-Manager zu. Allerdings hat eine Studie zusammen mit der Uni Bremen ergeben, dass die Mehrheit der Menschen in IT-Berufen sehr introvertiert sind. Immerhin dürfen sich zurückhaltende Projekt Manager als Gleiche unter Gleichen fühlen. Dennoch ist es gerade für sie sehr wichtig, sich mit der Kommunikation professionell zu beschäftigen. Die Ausbildung zum PMP des PMI hat dem Thema Kommunikation deshalb ein eigenes Kapitel gewidmet.

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Tools und Techniken

Die PMP-Zertifizierung will Projektleiter auf das erfolgreiche Management von Projekten vorbereiten. Die Ausbildung bietet deshalb eine ganze Reihe von Mitteln an, um die Aufgabe organisatorisch zu bewältigen. Als Beispiel sein die Berechnung der Kommunikationskanäle genannt.

Es gilt die Formel (N(n-1))/2, wobei N für die Anzahl der Beteiligten im Projekt meint. Gemeint ist folgendes: Besteht der Kreis der Projektbeteiligten aus fünf Personen, kann sich jeder mit vier anderen austauschen. Insgesamt ergeben sich daraus zehn Kommunikationskanäle. Steigt die Anzahl der Beteiligten auf acht, schnellt die Zahl der Kanäle auf 28 hoch.

Projekt Manager müssen sich darüber im Klaren sein, dass das kommunikative Grundrauschen mit jedem neuen Stakeholder drastisch steigt.

Sehr schnell erreichen Projekte eine Größe, in der die Kommunikation besser formal organisiert wird. Hier erweist sich ein Kommunikationsplan als wertvoll. Er zeigt, wer was, wem, wie häufig und auf welche Art kommuniziert.

Projekt-Manager sollten sich der kommunikativen Formen bewusst sein, wie

  • formal und informell
  • schriftlich und mündlich
  • vertikal und horizontal
  • intern und extern
  • offiziell und inoffiziell
  • Sowie Pull-/Push- und interaktive Kommunikation

Auch solche Begriffe stellt die Vorbereitung zum PMP-Examen vor.

Soft Skills: Über Wörter, Tonlage und Körpersprache

Formen und Techniken sind jedoch nur die eine Seite der Medaille. Dazu ein Beispiel: “Ist noch Kaffee da?”, ist ein Satz, der in der Kommunikationstheorie eine gewisse Berühmtheit erlangt hat. Er zeigt, auf wie viele Arten ein kleiner, harmloser Satz interpretiert werden kann. Die angesprochene Sekretärin könnte hören: Der Chef will wissen, ob noch Kaffee da ist oder nicht. Er will einen Kaffee trinken und erwartet, dass ich einen koche. Er will Kaffee, aber nur, wenn noch einer da ist. Oder er will Kaffee und kocht ihn selbst.

Dieses Modell der vier Ebenen der Kommunikation hat Schulz von Thun entwickelt. Es macht deutlich, wie wichtig es ist im Gespräch aufmerksam zu sein und genau hin zuhören, um mögliche Störungen zu erkennen. Der Gesprächspartner kann alles mögliche verstehen. Außerdem ist es sinnvoll, in einem fachlichen Gespräch das Gesagte mit eigenen Worten zu wiederholen, um Missverständnissen vorzubeugen.

Kommunikation hat noch viel mehr Facetten: Auch Tonlage und Körpersprache transportieren eine Fülle von Botschaften. Der Satz “heute war ein toller Tag” erhält eine ganz unterschiedliche Bedeutung, abhängig davon ob der Sprecher aufrecht steht und fröhlich dreinschaut oder abgeschlagen wirkt und die Schultern hängen lässt.

Projektleiter müssen sich diesen Interpretationen stellen, denn die Beteiligten in einem Projekt wollen immer wissen, wie es um das Projekt steht, wie es um ihre eigene Position bestellt ist und ob die Beziehung zum Projektmanager in Ordnung ist.

Fazit: Die effiziente Kommunikation des Projektleiters ist für den Erfolg eines Projekts essentiell.

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