Eine Mail oder ein Anruf kostet doch nichts, oder? Von wegen: Beim Empfänger geht jedes Mal Arbeitszeit verloren.

Zeitmanagement: ‘Bitte nicht stören!’ Arbeitsunterbrechungen begegnen”

Störungen beim Arbeiten durch persönliche Rückfragen, Telefonanrufe oder E-Mails sind zu einem großen Problem geworden: Sie erhöhen den Stress, kosten Arbeitszeit und steigern die Fehlerquote.Der Einzelne kann sich nur bedingt schützen. Die Frage muss im Team gelöst werden. Gut gemeint ist aber nicht unbedingt gut gemacht: Manche Vereinbarungen machen es noch schwieriger.

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‘Ich weiß überhaupt nicht wie ich das schaffen soll’, klagte ein Freund beim Abendessen sein Leid. ‘Ich soll ein Konzept für eine Testumgebung schreiben. Aber ständig steht einer hinter mir und will ‘was.’ Dazu muss man wissen: Unser Bekannter ist Softwareentwickler und arbeitet in einem Großraumbüro mit rund 80 Plätzen. 30 Jahre Berufserfahrung machen ihn zu einer gefragten Anlaufstelle bei Schwierigkeiten jeder Art.

Viele von Ihnen, verehrte Leser, kennen das. Arbeitsunterbrechungen sind so sehr Teil des Arbeitsalltags geworden, dass die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) ein Forschungsprojekt in Auftrag gegeben hat.

Störungen können Arbeitszeit um 40 Prozent verlängern

Bei langweiligen und monotonen Aufgaben können Arbeitsunterbrechungen zu einer willkommenen Pause werden. Bei anspruchsvollen Aufgaben, die Konzentration erfordern, sind sie auf jeden Fall ein Problem. Denn wer aus seiner Arbeit herausgerissen wird, kommt so schnell nicht wieder hinein. Häufige Unterbrechungen lassen die Fehlerkurve nach oben schnellen und die benötigte Arbeitszeit pro Aufgabe kann um bis zu 40 Prozent steigen.

Hinzu kommt der gefühlte Stress: Da die Störungen von außen kommen, kann der Angesprochene sie weder vorhersehen noch steuern. Außerdem muss er kurzfristig zwei Aufgaben gleichzeitig bewältigen.

Eingefahrene Verhaltensweisen prüfen – Störungen minimieren

In den wenigsten Fällen treibt die Kollegen der böse Wille um. Die Mehrzahl der Störungen geht auf Unachtsamkeit und Unwissenheit zurück: Eine Mail oder ein Anruf kostet doch nichts, oder? Von wegen: Beim Empfänger geht jedes Mal Arbeitszeit verloren.

Die Frage nach den Arbeitsunterbrechungen sollte im Team gelöst werden. Häufig sind die Verhaltensweisen aber so sehr zur Gewohnheit geworden, dass die Bitte um eine Änderung als Angriff verstanden werden kann. Deshalb ist Fingerspitzengefühl gefragt: Wenn Sie das Thema auf die Tagesordnung bringen wollen, seien Sie auf Konflikte gefasst.

Eindeutige Absprachen treffen

Wenn Sie im Team über Lösungen sprechen, werden Sie häufig Wenn-Dann-Vereinbarungen treffen wie: ‘Keine Anrufe zwischen 14 und 16 Uhr.’ oder im Großraumbüro: ‘Wenn ich die Kopfhörer trage, brauche ich meine Konzentration. Dann möchte ich nicht gestört werden.’

Wichtig ist, dass Ihre Vereinbarung eindeutig ist. Auf einer Station im Krankenhaus gab es einmal die Regel, dass derjenige ans Telefon geht, der gerade am nächsten dran steht. Wenn das Telefon klingelte, mussten sich die Mitarbeiter darüber klar werden, wo sie und wo sich die anderen gerade aufhielten, um die Regelung wie vereinbart einzuhalten. Das ist zu kompliziert.

Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin hat eine Broschüre zum Thema Arbeitsunterbrechungen und Multitasking herausgegeben und empfiehlt darin:

"Was macht Absprachen im Team zu guten Absprachen?"

  • Konkrete Benennung des zu verbessernden Sachverhalts
  • Klärung des künftigen standardmäßigen Umgangs mit dem jeweiligen Sachverhalt
  • Einteilung eines für die Kontrolle der Einhaltung der getroffenen Entscheidungen Verantwortlichen (Wer macht was bis wann?)
  • Festlegung von Arbeitssituationen, in denen die mit einer Aufgabe beschäftigten Personen nur in absoluten Notfällen unterbrochen werden dürfen’


Quelle: Bitte nicht stören! Tipps zum Umgang mit Arbeitsunterbrechungen und Multitasking . Hrsg. Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA), http://www.baua.de/de/Publikationen/Broschueren/A78.html

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