Haben Sie Fragen?
Zeitmanagement: So schalten Sie Zeitfallen aus
Zeitfallen sind die schwarzen Löcher des Büroalltags: Die Zeit verschwindet und keiner weiß wohin. Ursache sind Aktivitäten, die viel Zeit in Anspruch nehmen, ohne die erwünschten Ergebnisse zu erbringen.
Was unterstützt Ihren Erfolg – was behindert ihn? Es lohnt sich, Ihre ToDo-Liste einmal in beiderlei Hinsicht zu durchforsten. An dieser Stelle soll es um die Erfolgsverhinderer gehen. Kommen sie Ihnen bekannt vor?
- Nachrichten lesen, längere Telefongespräche, eingehende E-Mails
- Meetings und Gespräche
- Organisation und Planung
- unangemeldetes Erscheinen von Kollegen zum Plausch
- unangekündigte Termine, sich ständig ändernde Aufgaben
Umgang mit Störungen von Außen
Damit Sie trotz aller Störgrößen an Ihr Ziel kommen, beginnen Sie Ihren Tag am besten mit dem wichtigsten To-do. Fangen Sie zeitig an, damit Sie vor 10 Uhr ein großes Stück geschafft haben. Dann beginnt nämlich die erste Phase, in der sich Störungen häufen. Sie dauert bis 12 Uhr. Die zweite Phase liegt zwischen 14 und 16 Uhr. Wenn Sie für Ihre Arbeit wirklich Ruhe brauchen, sollten Sie sie nicht in diese Zeiten legen.
Kleine Störungen Kosten mehr Zeit, als es zunächst scheint, denn sie beeinträchtigen die Konzentration. Nach der Unterbrechung ist es schwierig, wieder in den Arbeitsrhythmus zu kommen. Versuchen Sie, solche kleinen Störungen zu vermeiden. Gerade in Bezug auf E-Mails können Sie viel gewinnen, wenn Sie Ihre Mails zum Beispiel zweimal am Tag abrufen und dann sofort bearbeiten, anstatt jede Mail einzeln zu lesen.
Profis empfehlen eine “goldene Stunde”, in der Sie absolut nicht gestört werden, weder vom Telefon, noch von Mails oder von Besprechungen.
Der eigene Arbeitsstil
Auch wenn die äußeren Störungen viel ausmachen, sind sie es doch nicht alleine, die uns in Zeitnot bringen. Vieles hängt vom eigenen Arbeitsstil ab. Typische Zeitfallen sind zum Beispiel
- Hast, Ungeduld
- geringe Selbstmotivation
- Schlechtes Ablagesystem
- alle Fakten wissen wollen
und noch einiges mehr. Um dagegen anzugehen, können Sie folgendes tun:
- Nehmen Sie jeden Vorgang nur einmal in die Hand. Wenn die Bearbeitung nur drei Minuten dauert, erledigen Sie die Aufgabe sofort. Brauchen Sie mehr Zeit, entscheiden Sie, wie der nächste Schritt aussieht.
- Nehmen Sie sich immer nur eine Aufgabe vor. Schließen Sie sie ab, bevor Sie eine neue beginnen.
- Erledigen Sie gleichartige Aufgaben zusammen.
- Erledigen Sie Routineaufgaben dann, wenn Ihre persönliche Leistungskurve typischerweise auf dem Tiefpunkt liegt.
- Planen Sie am Abend den nächsten Tag.
Den eigenen Arbeitsstil entwickelt man über Jahre. Wenn Sie Gewohnheiten ablegen wollen, seinen Sie nicht so hart mit sich, wenn nicht alles sofort gelingt. Schritt für Schritt kommen Sie ans Ziel
Über den Autor
Experte für berufliche Weiterbildung und Personalentwicklung. Kontaktanfrage gerne auch bei LinkedIn:
