Das Zeitmanagement-Seminar ist eines der beliebtesten im Programm von KAYENTA. Wir erleben Teilnehmer, deren Arbeitstag übervoll ist und die hoffen zu erfahren, wie sie noch mehr bewältigen können. Die Seminare beginnen regelmäßig mit einer Diskussion darüber, was Zeitmanagement zu leisten imstande ist.
Eines ist sicher: Es gibt immer viel mehr zu tun als jeder einzelne von uns schaffen kann. Die Arbeitsverdichtung ist enorm. Ein aktuelles Zeitmanagement-Programm kann sich nicht mehr auf Methoden und Organisation beschränken. Vielmehr muss eine geeignete Selbstführung die Aufgabe des Trainings sein. So wandelt sich das Zeitmanagement und wird zu einem Soft Skill.
Sie und Ihr Team haben pro Tag ein begrenztes Zeitbudget. In dieser Zeit möchten Sie im Sinne Ihres Ziels möglichst viel erreichen, das heißt: die Produktivität steigern. Produktivität und Zeitmanagement hängen eng zusammen.
Bevor Sie Ihre Aufgaben im Team verteilen, nutzen Sie am besten die W-Fragen, um Ihre Ziele zu konkretisieren:
Was?
Wer?
Warum?
Wie?
Wann?
Die W-Fragen unterstützen Sie bei der richtigen Aufgabenverteilung: Wollen oder müssen Sie eine Aufgabe selbst übernehmen oder kann sie von einem Mitarbeiter gelöst werden? Können Sie die Aufgabe vielleicht sogar ohne Schaden verwerfen, weil sie nichts zu Ihren Zielen beiträgt?
Nutzen Sie im nächsten Team-Meeting einmal die Gelegenheit, Produktivitäts-Hindernisse auszuräumen. Bitten Sie jeden Mitarbeiter um seine Meinung und fragen ihn, wie zufrieden er ist. Lust und Frust wie auch die unterschiedlichen Potentiale der Mitarbeiter sind Säulen der Produktivität.
Eine Visualisierung der Team-Ergebnisse hilft Ihnen dabei, aktuelle Anforderungen einzuschätzen und Optimierungspotenziale zu orten. Laden Sie sich als Vorlage gerne unser Arbeitsblatt zur Produktivität herunter.
Fredmund Malik schreibt in seinem Buch „Führen Leisten Leben“ über den Wandel des Begriffs der Produktivität:
Geistige Arbeit braucht Ruhe und Konzentration
Malik spricht sich für „große Zeiteinheiten“ und „Zeitblöcke“ aus, in denen Führungskräfte und Mitarbeiter ungestört arbeiten können. „Oder“, fragt er seine Leser, „haben Sie je von einem Herzchirurgen gehört, der eine Operation unterbricht, um in eine Sitzung zu gehen?