Protokolle schreiben - so sparen Sie Zeit!

Wenn Sie ein Protokoll schreiben, lohnt sich die Frage nach dem Zweck: Je nach Anspruch genügen Stichworte und Sie können sich kurz fassen.

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Ein Verlaufsprotokoll schreiben

Aufgabe
Ein Verlaufsprotokoll hält die Argumente und Diskussionen fest, die eine Entscheidung beeinflussen. Die Bedeutung liegt vor allem in der Entscheidungsvorbereitung: Es informiert den Leser über den aktuellen Stand der Diskussion. Das Protokoll gibt den Diskussionsverlauf nicht wörtlich, sondern sinngemäß wieder.

Inhalte
Das Verlaufsprotokoll zeichnet die Redebeiträge der Teilnehmer nach:

- Welche Argumente haben sie vorgebracht?
- Wie waren die Reaktionen?
- Weshalb wurden die Argumente so und nicht anders gewichtet?

Darüber hinaus hält es Zwischenergebnisse, Vereinbarungen und Tagesordnungspunkte fest.

Aufgabe des Protokollanten
Der Protokollant sollte mit dem Thema vertraut sein. Seine Aufgabe ist, den Gehalt eines Redebeitrags zu erkennen und ihn seiner Bedeutung entsprechend wieder zu geben. Er muss in der Lage sein, das Wesentliche zu erkennen.

Ein Ergebnisprotokoll schreiben

Aufgabe
Das Ergebnisprotokoll konzentriert sich auf die Vereinbarungen und Ergebnisse. Den Entscheidungsweg lässt es aus. Aus diesem Grund fällt es wesentlich kürzer aus als das Verlaufsprotokoll.
Das Ergebnisprotokoll verschafft dem Leser eine schnelle Übersicht über seine Aufgaben.

Inhalte
Der Schwerpunkt liegt auf den ToDos: Wer hat was bis wann zu tun? Das Protokoll gibt vor allem Ergebnisse, Aufgabenverteilung und Termine wieder.

Aufgabe des Protokollanten
Die Aufgabe des Protokollanten ist, die Ausgangsfragen und Ergebnisse strukturiert zu präsentieren. Was zählt, ist die Übersichtlichkeit: Die Leser sollten möglichst leicht erkennen, was ihre Aufgaben sind und bis wann sie sie fertig stellen müssen.

Ein Kurzprotokoll schreiben

Aufgabe
Das Kurzprotokoll ist eine Kurzform des Verlaufsprotokolls. Die Argumentationslinien gibt es in verdichteter Form wieder. Der Schwerpunkt liegt jedoch auf den Ergebnissen und Vereinbarungen.

Form
Das Kurzprotokoll gibt die Inhalte und die Argumente wieder, aber es verschweigt die Sprecher. Ähnliche Argumente kann der Protokollant deshalb zusammenfassen.

Aufgabe des Protokollanten

Wie beim Verlaufsprotokoll sollte der Protokollant mit dem Thema vertraut und in der Lage sein, die Sitzungsergebnisse verdichtet aufzuschreiben.

Ein wörtliches Protokoll schreiben

Aufgabe
Ein wörtliches Protokoll kommt in der Unternehmenspraxis selten vor. Es hat dort seinen Platz, wo es auf jedes Wort ankommt. Es dient der Dokumentation, dem Nachvollziehen und dem Beweis. Verbreitet ist es bei parlamentarischen Sitzungen und vor Gericht.

Inhalte
Ein wörtliches Protokoll gibt die Redebeiträge Wort für Wort wieder, ebenso Zwischenrufe, Störungen, Applaus, Pausen oder Unterbrechungen.

Aufgabe des Protokollanten

Ein wörtliches Protokoll lässt sich durch einfaches Mitschreiben nicht bewältigen. Der Protokollant sollte entweder Stenografie beherrschen oder die Sitzung aufzeichnen.

Auf jeden Fall folgt der Sitzung eine umfangreiche Nacharbeit, wenn der Protokollant die stenografische Mitschrift oder die akustischen Dokumention verschriftlicht. Er sollte sich gut konzentrieren und Tastschreiben können sowie Ausdauer mitbringen.

Über den Autor

Werner Plewa
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Experte für berufliche Weiterbildung, Training und Personalentwicklung.

Werner Plewa

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