Schnell-Kurs Protokollführung: Vorbereitung ist Trumpf

Meist sagt der Vorgesetzte einfach „Mach mal!“ so als wäre nichts dabei. Dabei ist die Protokollführung eine anspruchsvolle Aufgabe. Es gehören Knowhow und Handwerkszeug dazu.

Damit die Protokollführung für Sie leichter wird, haben wir sechs typische Stolperfallen und Hinweise für Lösungen zusammen gestellt.

Sechs Tipps für die Protokollführung

Sorgen Sie dafür, dass Sie inhaltlich sattelfest sind

Mit dem Thema sollten Sie vertraut sein, ebenso mit den gängigen Fachbegriffen. Stöbern Sie zur Not in der Fach-Literatur.

Das Protokollieren wird Ihnen leichter fallen, wenn Sie die Positionen der Beteiligten im Meeting kennen. Nur so können Sie während des Meetings einordnen, aus welcher Sicht sie argumentieren.

Versuchen Sie vorab herauszubekommen, was schon besprochen wurde. Lesen Sie dazu auch die Protokolle, die es eventuell schon gibt.

Klären Sie Ihre Rolle

Sehen Sie sich in der Rolle des stummen Beisitzers, der „nur“ mitschreibt, was die „wichtigen“ Teilnehmer besprechen.

Bedenken Sie: Ohne Ihr Protokoll bleibt nichts von dem Meeting übrig. Während die Argumente und Meinungen hin und her gehen, ist es Ihre Aufgabe, den Überblick zu behalten und das Wesentliche zusammen zu fassen. Es liegt an Ihnen, die Gedanken der anderen zu ordnen und zu verdichten.

Wenn Ihnen das gut gelingt, dürfen Sie mit Recht stolz auf sich sein!

Stärken Sie Ihre Konzentrationsfähigkeit

Wenn Sie Schwierigkeiten beim Zuhören haben, kommen mehrere Ursachen in Frage:

• Sie kennen sich zu wenig mit dem Thema aus und sind während der Besprechung damit beschäftigt, sich inhaltlich zu orientieren. Für das Gewichten und Verdichten bleibt zu wenig geistige Kapazität.

• Die Protokollführung ist eine Konzentrationsleistung. Nach spätestens einer Stunde lässt die Konzentration beim durchschnittlichen Erwachsenen nach. Dauert Ihr Meeting etwa schon viel länger?

• Manche haben tatsächlich Konzentrationsstörungen. In einem solchen Fall helfen Übungen.

• Wenn Sie innerlich an der Diskussion teilnehmen, ist ein Teil Ihrer Kapazität gebunden. Versuchen Sie, neutral zu bleiben, und vermeiden, mit Teilnehmern zu sympathisieren oder sich gegen sie zu stellen.

Legen Sie sich genug Material zurecht
Beim Mitschreiben verbraucht man unglaublich viel Papier. Es klingt banal, doch legen Sie sich ausreichend davon zurecht und suchen sich einen Stift, mit dem Sie gut und leicht schreiben können.

Das Protokollieren am Rechner ist übrigens eine fragwürdige Lösung: Untersuchungen haben ergeben, dass das „Mittippen“ dazu verleitet, einfach alles mitzuschreiben. Die handschriftliche Notiz zwingt zum Mitdenken und Verdichten.

Sorgen Sie für eine systematische Mitschrift
Wenn Sie Sorge haben, am Ende Ihre eigene Mitschrift nicht lesen zu können, kommen Sie dem mit verschiedenen Methoden bei:

• Legen Sie sich viel Papier zurecht, damit Sie sich eine größere Schrift erlauben können.

• In der Regel wandert die Diskussion von Thema zu Thema. Versuchen Sie, auf Ihrem Blatt Papier Platz für spätere Beiträge zu lassen, die Sie einfach einfügen können. Oder legen Sie sich gleich für jedes Thema ein eigenes Blatt an.

• Mehr Ordnung in Ihren Unterlagen schaffen Sie auch damit, dass Sie jedes Thema mit einer Farbe markieren.

• Legen Sie sich Kürzel für die Teilnehmer zurecht, damit Sie es leicht haben, die Redebeiträge und Sprecher einander zuzuordnen.

Geben Sie Ihrem Protokoll eine übersichtliche Struktur
Ein Protokoll ist ein Sachtext, den die Leser schnell erfassen möchten. Ein übersichtliche Struktur hilft dem Leser, sich zu orientieren.

Achten Sie deshalb auf eine ausreichend große Schrift und Zeilenabstände. Arbeiten Sie mit Zwischenüberschriften und Aufzählungen.

Kein Meister fällt vom Himmel, auch bei der Protokollführung

Sollten die Leser Ihres Protokolls trotz aller Vorbereitung viele Korrekturen wünschen, nehmen Sie es gelassen: Die Übung macht den Meister. Abgesehen davon hat das geschriebene Wort mehr Wucht als das gesprochene. Wenn Teilnehmer Änderungen wünschen, könnten auch hier die Ursachen liegen.