Protokolle schreiben: Den Überblick behalten

Störfaktoren für das Protokollieren

Doch was genau macht die Aufgabe so schwierig? In einer idealen Welt treffen alle Teilnehmer pünktlich ein. Die Sprecher drücken sich in einfachen, klaren Sätzen aus. Sie verwenden wenig Fremdwörter oder Fachvokabular. Der jeweilige Redner bleibt bei seinem Thema und alle anderen hören konzentriert zu.

Schön wär’s, kann man da nur sagen. In der wirklichen Welt geht es weitaus chaotischer zu: Die Teilnehmer treffen nach und nach ein. Der Moderator wiederholt die Eingangsworte für die Nachzügler, während die Diskussion schon begonnen hat. Die Tagesordnungspunkte werden umgestellt oder aus aktuellem Anlass kommt noch einer hinzu. Einem Teilnehmer liegt ein Thema sehr am Herzen und es sprudelt aus ihm heraus. Die Gruppe schweift vom eigentlichen Thema ab ….

Wie Sie sich vorbereiten können

Als Protokollant wünschen Sie sich Klarheit und Ordnung. Sie haben jedoch nur wenig Einfluss auf den Ablauf und die Struktur eines Termins. Ihre Mitschriften können Sie allerdings selbst gestalten. Was Sie tun können, um die Übersicht zu behalten:

• Wenn das Thema vorab bekannt ist, bereiten Sie sich darauf vor. Wenn möglich, versuchen Sie, das Manuskript des Redners zu bekommen. Ihre Vorbereitung hilft Ihnen, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden. So fällt es Ihnen leichter, schon beim Zuhören zu entscheiden, was Sie mitschreiben wollen.
• Lassen Sie auf Ihren Blättern hinter jedem inhaltlichen Absatz etwas Platz. Diskussionen verlaufen oft sprunghaft. Wenn die Teilnehmer auf einen Punkt zurück kommen, können Sie die Ergänzungen einfach einfügen. So sammeln Sie alle Inhalte zu einem Thema an einem Ort.
• Verwenden Sie für jeden Tagesordnungspunkt ein neues Blatt und lassen Sie auf den Blättern rechts einen breiten Rand für eigene Notizen.
• Verwenden Sie ein eigenes Blatt für offene Fragen, die Sie im Anschluss mit den jeweiligen Sprechern klären können.
• Alternativ können Sie mit Blanko-Protokollvorlagen arbeiten. Mit den Vorlagen können Sie die später im Protokoll gewünschte Struktur schon beim Mitschreiben anlegen. Eine Protokollvorlage schützt außerdem davor, wichtige Punkte zu vergessen.
• Damit Sie schneller mitschreiben können, arbeiten Sie mit Abkürzungen, zum Beispiel für die Teilnehmer oder Begriffe, die häufig verwendet werden.
• Halten Sie “Tafelbilder” wie Flipchart-Aufzeichnungen oder Wandzeitungen mit einer Digitalkamera fest. Versenden Sie die Fotos umgehend nach der Sitzung an alle Beteiligten. So stehen die Besprechungsergebnisse allen Teilnehmern (und vor allem den Nicht-Teilnehmern) direkt zur Verfügung und können im Betriebsalltag umgesetzt werden.

 Bleiben Sie beim Protokoll – laden Sie sich nicht noch mehr auf

Zum Schluss noch ein Tipp: Protokollieren ist eine komplexe Aufgabe, die viel Konzentration erfordert. Wenn irgend möglich, vermeiden Sie es, auch noch selbst an der Diskussion teilzunehmen. Ihre Mitschrift würde sonst darunter leiden und bei eigenen Beiträgen die Objektivität zu bewahren, ist ebenfalls schwierig.