Protokolle erstellen: Fünf Tipps für Profis

Gewusst wie: Protokolle zu erstellen, wird so zu einer einfachen Übung

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Gute Vorbereitung ist die halbe Miete: Sorgen Sie für einen guten Start, wenn Sie die Aufgabe übernommen haben, ein Protokoll zu erstellen:

Persönliche Voraussetzungen zum Protokolle erstellen

 

Konzentration

Ein gutes Protokoll zu schreiben, ist rund heraus eine Konzentrationsleistung. Wenn Ihnen die Aufgabe übertragen worden ist, sorgen Sie für eine gute körperliche Verfassung: Fit und ausgeschlafen fällt Ihnen das Protokoll leichter als übermüdet und gestresst.

Wenn es los geht, sollten Sie weder hungrig noch übersättigt sein. Ein heller, gut belüfteter Raum fördert die Konzentration. Wenn Sie etwas dazu tun können, sorgen Sie dafür: Schummriges Licht und schlechte Luft machen schläfrig.

Jetzt sollten Sie nur noch mit einer offen-ausgeglichenen Haltung an das Protokoll heran gehen, dann kann eigentlich nichts mehr schief gehen. Eine Ausnahme gibt es jedoch: Wenn Sie in einem Winkel Ihres Herzens Aufregung, Sorge oder Überdruss wahrnehmen, kommen Ihre Haltung zu Ihrer Aufgabe oder eine zu geringe Vorbereitung als Grund in Frage.

Verdichtung

Zu Ihren zentralen Aufgaben als Protokollant gehört es, das Wesentliche vom Unwesentlichen zu unterscheiden. Keinem wäre damit geholfen, das Gesprochene eins zu eins wiederzugeben.

Der Auftrag wird zu einer echten Herausforderung, wenn die Sitzungsteilnehmer zu ausschweifenden Redebeiträgen neigen -weil sie ihre Gedanken im Sprechen entwickeln oder weil einen Hang zu langen Formulierungen haben.

Für Sie wird es zumindest etwas leichter, wenn Sie sich vorab mit dem Protokoll-Thema befassen und vorangegangene Protokolle lesen.

Sich zurücknehmen können

In der Theorie gibt der Protokollant die Redebeiträge der Teilnehmer objektiv und ohne Wertung wieder. In der Realität ist das schlechterdings unmöglich.

Als Protokollant bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als Redebeiträge auf ihren Kern zu reduzieren. Wohl oder übel müssen Sie bewerten, was wichtig und unwichtig ist.

Versuchen Sie dennoch, eine distanzierte Haltung einzunehmen und auch solchen Argumenten ein angemessenes Gewicht zu geben, denen Sie nicht zustimmen.

Fachliches rund um das Protokolle erstellen


Schnell Schreiben

Wenn Sie noch die Kurzschrift beherrschen, sind Sie beim Protokolle erstellen klar im Vorteil. Leider ist die Kunst heute nicht mehr allzu verbreitet. Legen Sie sich zumindest Abkürzungen für Schlüsselbegriffe und für die Namen der Teilnehmer zurecht.

Experimentieren Sie auch mit Ihrem Material: Mit echtem Schreibpapier kommen Sie womöglich besser zurecht als mit Druckerpapier. Schreibpapier ist glatter, weshalb Ihr Stift leichter über die Oberfläche gleitet.

Suchen Sie sich Stifte, mit denen Sie gerne schreiben. Ein kratzender Kugelschreiber kann lästig werden.

Gutes Sprachvermögen

In einer Sitzung geht es oft hoch her. Eigentlich versteht es sich von selbst, dass der Protokollant Muttersprachler sein sollte. Andernfalls muss er neben seiner vielschichtigen Aufgabe beim Protokoll-Erstellen auch noch Übersetzungsleistungen erbringen.

Ein großer Wortschatz, sichere Grammatik und Orthographie sind Voraussetzungen. Scheuen Sie sich jedoch nicht, einen Fachbegriff nachzufragen.

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