Projektmanagement in virtuellen Teams: Schwierige neue Welt

Besonders im Zusammenhang mit agilen Methoden wird immer wieder der Ruf nach räumlicher Nähe laut. Die Projektmitarbeiter sollten sich ohne besonderen Aufwand persönlich abstimmen können – möglichst täglich.

Erst einmal kann man dem nur zustimmen. Die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht ist die mit der größten Informationsfülle. Der Sprecher sieht sofort, wie der Gesprächspartner auf das Gesagte reagiert, und kann korrigierend eingreifen, wenn es ein Missverständnis gegeben hat.

Auch in der persönlichen Kommunikation geht nicht immer alles gut. Das ist schon wahr, aber die Fehlerquote ist bei der technologie-gestützen Kommunikation ungleich höher. Per E-Mail, Telefon oder Video-Konferenz verliert sie etliche Dimensionen. Körpersprachliche Reaktionen, besonders die Mimik, bleiben am Telefon oder beim E-Mail-Austausch verborgen. Die Gesprächspartner können die aktuelle Situation des anderen nicht einschätzen, ob einer krank und abgeschlagen aussieht oder ob sich Arbeitsberge auf dem Schreibtisch türmen.

Virtuelle Teams sind vielleicht nicht optimal, aber real

Der Wunsch nach mehr räumlicher Nähe läuft der praktischen Entwicklung des Projektalltags entgegen. Deshalb hat es keinen Sinn, die Projektführung virtueller Teams zu übergehen. Vielmehr sollte über Bedingungen und Herausforderungen gesprochen werden, um Situationen wie solche zu vermeiden:
Ein Projektteam in Deutschland hatte die Partner in den USA zu einer Telefonkonferenz gebeten. Zum verabredeten Zeitpunkt versammelten sich acht Mitarbeiter um einen Telefonhörer in Deutschland und eine unbestimmte Menge an Mitarbeitern um ein Telefon in den USA.

Eine Telefonkonferenz mit mehr als zehn Teilnehmern ohne jede Moderation kann nicht funktionieren – es ist fast unnötig, dies zu erwähnen. Dennoch hat sich die Geschichte genau so ereignet.

Die Einschränkungen erfordern ein Mehr an Kompetenz

Wenn die Zusammenarbeit in virtuellen Teams trotz aller Einschränkungen gelingen soll, brauchen die Projektleiter wie auch die Mitarbeiter ein grundlegendes Verständnis darüber, was die Kommunikation fördert und was sie behindert. Kommunikation ist mehr als das gesprochene Wort – bis heute ist das nicht überall klar. Aber nur, wenn dies jedem bewusst wird, werden die Einschränkungen der technologie-gestützen Kommunikation für alle transparent.

Die Erfolgsfaktoren in Projektteams waren von jeher Klarheit über Ziele und Aufgaben, fachliche und persönliche Kompetenz, Aufmerksamkeit, Rücksichtnahme und Engagement. In virtuellen Teams gilt das in doppeltem Maße. Ehrlicherweise muss man zugeben, dass die Einsparungen in virtuellen Teams durch die Ansprüche an die persönliche und fachliche Qualifikation der Mitarbeiter und Führungskräfte teilweise aufgehoben werden.