Zeitmanagement: Störfaktor Telefon – und wie Sie ihn ausbremsen

Um sich trotzdem zu entlasten und das Telefon zumindest phasenweise in den Hintergrund zu drängen, haben wir ein paar Tipps für Sie gesammelt:
 

• Vereinbaren Sie mit Ihren Kollegen Zeiten, zu denen Sie erreichbar sind. Außerhalb dieser Zeiten sammelt der Anrufbeantworter alle eingehenden Anrufe. Diese können Sie später gebündelt abarbeiten.
• Manche Unternehmen machen gute Erfahrungen mit komplett telefonfreien Zeiten. Was sich zunächst völlig realitätsfern anhört, funktioniert in der Praxis gut. In diesen Zeitspannen darf nur in Notfällen angerufen werden.
• „Filtern“ Sie lästige Anrufe: Geben Sie nicht generell Ihre Durchwahlnummer bekannt. Die meisten Anrufe landen dann nicht mehr direkt bei Ihnen, sondern bei Ihren Mitarbeitern. Beauftragen Sie diese, nach dem Grund des Anrufes zu fragen. Lassen Sie das Gespräch erst nach Ihrer Zustimmung an Sie weiterleiten. So können Sie sich auf Ihre wichtigen Arbeiten konzentrieren und kein Telefonanruf stört Sie.
• Schalten Sie Ihr privates Handy während der Arbeitszeit ab.
• Vereinbaren Sie mit Ihren Kollegen einen internen Telefondienst: Mal nimmt der Eine die eingehenden Anrufe entgegen, mal der Andere.
• Wenn Sie einen Anruf entgegennehmen, beugen Sie weitschweifigem Palaver vor, indem Sie dem Anrufer gleich signalisieren, dass Sie wenig Zeit haben.
• Gehen Sie nicht gestresst oder atemlos ans Telefon. Ihr Anrufer spürt Ihre Unruhe. Gerade gegenüber Kunden wirkt das wenig professionell.
• Vielleicht gibt es in Ihrem Job typische Telefonzeiten. Suchen Sie für Arbeiten, die viel Konzentration erfordern, einen anderen Zeitpunkt.
• Stellen Sie das Klingeln Ihres Telefons auf eine angenehme Lautstärke. Ein allzu lautes Klingeln nervt.

Den Geräuschpegel im Büro zu senken, macht etwas Mühe. Aber sie lohnt, besonders dann, wenn Sie mit mehreren Personen in einem Büro arbeiten. Der durchschnittliche Schallpegel durch Gespräche, Klingeln des Telefons, raschelndes Papier oder dem Klappern der Tastatur beträgt in der Regel zwischen 50 und 60 Dezibel (dB/A). Die Konzentrationsleistung sinkt aber nachweislich schon bei 35 dB. Indem Sie den Geräuschpegel senken, schonen Sie sich und Ihre Kollegen.