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Selbstmanagement: Telefonanrufe filtern

Schnell mal anrufen und eine Frage klären – das ist oft einfacher als eine E-Mail zu schreiben. Allerdings reißt ein Anruf die Person auf der anderen Seite aus ihrem Arbeitsfluss.

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am 17. und 18. Juni 2019 in Hamburg

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Angeblich 20 Minuten dauert es, nach einem Telefonat wieder die volle Konzentration zu erreichen. Bis dahin hat der Apparat womöglich schon wieder zweimal geklingelt.

Das Telefon hat einen appellativen Charakter

Anspruchsvolle, kreative Leistungen sind unter diesen Bedingungen unmöglich. Im Grunde weiß das jeder – wenn aber das Telefon klingelt, ist der Reiz groß, den Hörer in die Hand zu nehmen.

Neugier, das Gefühl von Verpflichtung oder was immer Menschen motiviert, alles stehen und liegen zu lassen: Das Telefon fordert die Aufmerksamkeit. Der Mensch reagiert signalgesteuert.

Wenn der Telefondienst nicht gerade zur Jobbeschreibung gehört, ist die Frage erlaubt, was denn wichtige und weniger wichtige Anrufe sind. Eine solche Überlegung ist der erste Schritt für die Erlaubnis an sich selbst, den Apparat auch einmal klingeln zu lassen.

Ressourcenschonender Umgang mit dem Telefon

Im heutigen Büroalltag hetzten Fach- und Führungskräfte durch den Tag, oft getrieben von E-Mails und Telefonanrufen. Derartig unter Beschuss genommen, geben sie irgendwann den Widerstand auf und verlieren die Kontrolle.

Es gibt Menschen, die sich ohne E-Mail und Telefon leer fühlen. Die Fähigkeit, den Tag selbst zu strukturieren und mit Aufgaben zu füllen, geht verloren.

Empfehlungen

Damit es bei Ihnen nicht so weit kommt, experimentieren Sie doch einmal mit folgenden Empfehlungen:

  • Wer würde bei Ihnen ein rotes Telefon bekommen, wie der US-Präsident eines hat, sprich: Welche Anrufe müssen Sie unter allen Umständen annehmen? Welche nicht? Vergeben Sie unterschiedliche Klingeltöne je nach Anrufertyp.
  • Wenn Sie es sich erlauben können: Stellen Sie Ihr Telefon phasenweise auf “stumm”.
  • Vereinbaren Sie Telefonzeiten mit Ihren Kollegen, in denen Sie persönlich erreichbar sind. Außerhalb der Zeit läuft der Anrufbeantworter, der gebündelt abgearbeitet wird.
  • Stimmen Sie mit Ihren Gesprächspartnern schon im Vorfeld ab, wann Sie gut zu erreichen sind.
  • Gründen Sie mit Ihren Kollegen ein Telefonpool: Während der eine zum Beispiel zwischen 9.00 Uhr und 11.30 Uhr alle Telefonate entgegen nimmt, geht der andere zwischen 11.30 Uhr und 12.00 Uhr ans Telefon.
  • Stimmen Sie Ihren Gesprächspartner darauf ein, dass sie stark beschäftigt sind und sich kurz fassen möchten: “Guten Tag ….. ich habe fünf Minuten …. können wir Ihre Frage in der Zeit beantworten oder wollen wir uns später verabreden?”

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Über den Autor

Werner Plewa
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Projektmanager, Experte für berufliche Weiterbildung und Personalentwicklung. Kontaktanfrage gerne auch bei XING:

Werner Plewa

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