PMO: Das Project Management Office – Funktionen und Aufgaben

Der Guide to the Project Management Body of Knowledge vom Project Management Institute (PMI^®) beschreibt das Wesen eines Project Management Office wie folgt: „Ein Projektmanagementbüro ist eine Organisationsstruktur, die projektbezogene Führungs- und Aufsichtsprozesse standardisiert und die gemeinsame Nutzung von Ressourcen, Werkzeugen und Methoden unterstützt. Die Verantwortlichkeiten eines Projektmanagementbüros können von der Unterstützungsfunktion bis zum direkten Management eines oder mehrere Projekte reichen.“

Auf der einen Seite übernimmt der Projektleiter selbst die administrativen Tätigkeiten seines Projektes. Oder er delegiert sie an einen Mitarbeiter. Oft sind es interne Kollegen, die ihm im Projektmanagement-Office zeitraubende Routineaufgaben abnehmen. Auch externe Berater können den Projektleiter entlasten, insbesondere wenn es zu Ressourcenengpässen in der Projektarbeit kommt.

Auf der anderen Seite kann das PMO aus einer ganzen Gruppe von Mitarbeitern oder einer Abteilung bestehen, die Portfolios, Programme und Projekte und Kennzahlensysteme eines Unternehmens verbinden.

Sie entwickeln ein Business Case und sorgen sich um die Einhaltung der betriebswirtschaftlichen Zahlen.

Darüber hinaus entwickeln sie Methoden, Prozesse, Werkzeuge und Templates, coachen Projektleiter, steuern Bildungsangebote, führen Projektaudits durch, kontrollieren und steuern den Ressourceneinsatz in Projekten oder managen gesamte Projektportfolios.

Mit solchem Mandat ausgestattet, agiert das Projektmanagementbüro wie eine Kommandozentrale, welches das Unternehmen als Ganzes betrachtet und das Projektgeschäft übergreifend steuert.

Ein Project Management Office stiftet Nutzen, wenn es:

• Projektleiter, Mitarbeiter und Entscheider im operativen Tagesgeschäft unterstützt

• als zentrale Koordinierungsstelle, wie ein „Nabe-Speiche-System“, wichtige Informationen eines Projektes sammelt und verteilt, die Transparenz dadurch steigt und Entscheidungen schneller getroffen werden können

• den Reifegrad der Projektarbeit steigert

• strategische Aufgaben im Unternehmen übernimmt

• sicherstellt, dass die initiierten Projekte den Unternehmenszielen entsprechen

• für Projekte, Programme oder Portfolios eines Unternehmens wichtige Entscheidungen trifft

• Verwaltungsaufwand und -Kosten reduziert

• dafür sorgt, dass im Unternehmen eine projektrelevante Kultur etabliert wird

• das Mandat des Unternehmens erhält und akzeptiert wird

Eine wesentliche Aufgabe eines PMO ist, den Projektleiter in verschiedener Art und Weise zu unterstützen. Das Projektmanagement-Office kann jedoch auch befugt sein, „als integraler Stakeholder und Hauptentscheidungsträger während der Laufzeit eines Projektes zu handeln, um die Ausrichtung der geschäftlichen Ziele sicherzustellen“, schreibt das PMI.

Projektleiter und Entscheider unterstützen

Die Mitarbeiter im Projektbüro (PMO) unterstützen die Projektleiter mit diesen Tätigkeiten, u.a.  Besprechungsräume buchen, externe Meeting-Teilnehmer vom Empfang abholen, Arbeitsmittel organisieren, Entscheidungsunterlagen und Statusberichte aufbereiten, Dokumente archivieren, Ressourcenverbrauch monitoren, Meetings vor- und nachbereiten, Besprechungsergebnisse dokumentieren, Projektdaten erfassen und pflegen, einen Wissensspeicher für das Projekt aufbauen und dessen Inhalte pflegen, einheitliche Dokumentenstrukturen schaffen.

Verfahren, Methoden und Werkzeuge auswählen

Das Projektmanagement-Office kann festlegen, ob und welche etablierten Projektmanagementstandards im Unternehmen gelten oder ob es sinnvoller wäre, eigene zu kreieren.

Darüber hinaus findet ein PMO Antworten auf diese Fragen:

• Welche Methoden und Werkzeuge könnten dem Projektleiter bei seiner Arbeit helfen?
• Ist es sinnvoll, ein traditionelles oder ein agiles Verfahrensmodell zu wählen?
• Wie soll wertvolles Wissen aufbewahrt, zugänglich gemacht und weitergegeben werden?
• Ist es sinnvoll, eine Dokumentenverwaltung zu verwenden? Wenn ja, welche?

Überwachen und steuern

Das Project Management Office sammelt Informationen über den Status der Projekte und erinnert (Teil-) Projektleiter, ihre Informationen rechtzeitig abzuliefern. So kann das PMO Ergebnisse zu einem übergeordneten Bericht an das obere Management konsolidieren.

Darüber hinaus prüft es, ob Projektregeln eingehalten werden, führt Audits durch, spürt übergreifende Risiken auf und entwickelt Gegenmaßnahmen, insbesondere für die Risiken, die eine große Eintrittswahrscheinlichkeit besitzen und über eine hohe Schadenskraft verfügen.

Projektleiter, Mitarbeiter und Stakeholder beraten und betreuen

Immer mehr Unternehmen orientieren sich an modernen, schlanken und flexiblen Verfahrensmodellen. Doch insbesondere Projekt-Teams, die noch unerfahren in diesem Vorgehensmodell sind, benötigen eine unterstützende Hand. So kann ein erfahrener Kollege aus dem Projektmanagement-Office einem Projektleiter zur Seite gestellt werden, um diesen zu beraten und zu unterstützen.

Personal entwickeln und trainieren

Das gesamte Projekt-Team muss über die notwendigen Kenntnisse verfügen, um die Herausforderungen des Projektes zu bewältigen.

Die Weiterbildung kann im Rahmen eines Zertifizierungsprogramms erfolgen, welches vom Projektmanagement-Office organisiert oder selbst durchgeführt wird.

In internationalen Projektteams kann ein Kulturtraining helfen, um Missverständnisse und Reibungsverluste zu vermeiden. Das PMO könnte eine Plattform gründen, um Fachleute an einem Ort zu versammeln, damit deren Mitarbeit für angefragte Projekte zügig ermöglicht werden kann.

Projekte leiten

Das Projektmanagement-Office kann in kritischen Situationen den Projektleiter als Feuerwehrmann unterstützen, indem es Konflikte ausbalanciert oder die Moderation in Auseinandersetzungen übernimmt. Denn in Ausnahmesituationen kann es hilfreich sein, die Diskussion von außen anzustoßen und zu lenken.

Projekt-Portfolio steuern

Das Projektmanagement-Office gilt als zentrale Drehscheibe für alle Beteiligten innerhalb eines Portfolios, welches sicherstellt, dass die Projekte priorisiert werden, die am meisten zum Unternehmenserfolg beitragen.

• Ein konkretes Erfolgsrezept, wie ein PMO ausgestaltet werden könnte, kann es nicht geben. Denn wie ein Projekt, das sich als zielgerichtetes, einmaliges Vorhaben auszeichnet, besitzt das Projektmanagement-Office auch einen einmaligen Charakter.

• Leistungsstarke PMO richten ihre Arbeit an den strategischen Zielen des Unternehmens aus. Ausgestaltung und Wirkungskreis eines PMO sind von den Bedürfnissen der Organisation, die es unterstützt, abhängig.

• Der Wirkungskreis eines PMO reicht von einer reinen Unterstützungsfunktion bis hin zum verantwortlichen Managen eines oder mehrere Projekte oder eines Portfolios.

• Sie können jedoch nur dann ihre gestalterische Kraft entfalten, wenn die Stakeholder der Organisation den Mehrwert der Arbeit eines Projektmanagement-Office vollständig verstehen und deren Wirken akzeptieren.

• Wenn das Projektmanagement-Office sein Potenzial voll ausschöpft, kann es die Professionalität des Projektmanagements deutlich erhöhen und Mehrwert für das Unternehmen generieren.

Das Projektmanagement-Office: Einführung und Nutzen

Inhalt

Einleitung.- Das PMO. - Einteilungsmöglichkeiten für PMO.- Richtige Positionierung des PMO.- Aufgaben und Verantwortlichkeiten des PMO.- Aufgabengebiet finden, PMO einführen und verankern.- Erfolgsfaktoren und Akzeptanz.- Fallbeispiele.- Sachverzeichnis.

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